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Las prestaciones sociales son reconocimientos económicos que todo colaborador recibe de parte de su empleador por cumplimiento a la legislación laboral. Este dinero es adicional al salario y solo son beneficiarios quienes tienen un contrato de trabajo; es decir, los colaboradores en calidad de independientes no tienen derecho a estos ingresos extra por tener un contrato de prestación de servicios.
Antes de adentrarnos a explicar cómo calcular prestaciones sociales, es importante mencionar los tipos de prestaciones sociales que se aplican en Colombia y a las que todo trabajador tiene derecho.
La prima de servicios es un beneficio equivalente a un salario por trabajar un año en una compañía. Esta se paga en dos partes: una en junio y otra en diciembre.
Las cesantías también equivalen a un salario mensual por año trabajado, o de acuerdo al tiempo laborado. A diferencia de la prima, las cesantías se pagan cuando el colaborador termina su contrato de trabajo o se hace la liquidación de prestaciones sociales anualmente y se depositan en el fondo de cesantías al que esté afiliado.
Los colaboradores de una empresa tienen derecho a recibir el 12% de intereses sobre las cesantías del año trabajado, o el número de meses si fue inferior a un año. Este dinero se debe pagar directamente al colaborador a más tardar el día 31 de enero.
Hay unas fórmulas para liquidar prestaciones sociales que puedes aplicar para hacer el cálculo de prestaciones sociales de forma manual. Veamos cuáles son según cada caso.
Para calcular la prima de servicios lo primero que debes hacer es sacar el total de lo que gana mensualmente tu colaborador; es decir, el sueldo neto más auxilio de transporte, horas extras, recargos nocturnos, dominicales, comisiones y festivos.
Como la prima se paga dos veces al año, se debe liquidar semestralmente. Para ello, sumas todo lo que tu colaborador ganó en seis meses y lo divides entre seis. El resultado es el promedio mensual. Este lo multiplicamos por los días laborados (si fueron seis meses son 180 días) y lo dividimos entre los 365 días del año. Lo que obtengas será lo que debes pagar a tu colaborador como liquidación de prestaciones sociales por prima de servicios.
Fórmula: (sueldo promedio mensual x días laborados en el semestre) /360.
Dentro del cálculo de prestaciones sociales es esencial tener presentes las cesantías. Estas se deben liquidar anualmente, hasta el 31 de diciembre, y se deben consignar a más tardar el 14 de febrero de cada año.
Toma como base el último salario mensual percibido por tu colaborador, siempre y cuando no haya cambiado en los últimos 3 meses, de lo contrario, deberás promediar la mensualidad durante el año o los meses laborados. Una vez tengas la base salarial, aplica la siguiente fórmula:
Fórmula: (sueldo promedio mensual x días laborados en el año) /360.
Lo que obtengas será lo que deberás consignar al fondo de cesantías de tus colaboradores o pagarle directamente al trabajador, en caso de terminación del contrato.
Otro punto a tener en cuenta al momento de la liquidación de prestaciones sociales es calcular intereses de cesantías, ya que se debe pagar un 12% al colaborador del valor obtenido en las cesantías. La fórmula es: valor de cesantías anuales multiplicado por los días laborados y por 0.12. El resultado se divide entre los 360 días del año y esa será la cantidad que deberás consignar directamente a tus empleados en la segunda quincena de enero.
Fórmula: (cesantías anuales x días laborados en el año x 0.12) /360.
Las vacaciones no son prestaciones sociales como tal, pero son un derecho para el colaborador, así que por ley se debe reconocer ese dinero en el tiempo que la persona descanse. Para calcularlo manualmente se divide el valor mensual del salario entre 30 días y se multiplica por los 15 días que el colaborador tome para descansar. Sin embargo, tanto este como los demás beneficios económicos se pueden liquidar de forma automatizada con un software de nómina para pymes.
Para la dotación no hay un monto establecido, varía de acuerdo a las políticas de cada empresa. Aunque para tener derecho a ella se debe ganar menos de dos salarios mínimos y llevar tres meses laborando en dicha organización.
Las primas extralegales son un beneficio que otorgan voluntariamente algunas empresas como incentivo a sus colaboradores. Es decir, aunque no son por ley, si la compañía las brinda, se deben tener en cuenta dentro del cálculo de prestaciones sociales.
Calcular prestaciones sociales es algo que por ley debe hacer tu empresa, lo cual consume bastante tiempo y requiere de mucha precisión si se realiza de forma manual, para evitar cometer errores. Sin embargo, gracias a la tecnología cada vez más empresas tienen automatizados sus procesos.
En Heinsohn contamos con un software de nómina para pymes que te permite optimizar todo lo relacionado con los pagos a tus colaboradores, así que el cálculo y la liquidación de prestaciones sociales ya no será una tarea engorrosa.
Con este programa puedes automatizar la liquidación y el pago de nómina, de prestaciones, obtener reportes y brindar a tus colaboradores un portal autogestionable en el que podrán descargar documentos y reportar novedades de forma sencilla.
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