Norma de exámenes médicos ocupacionales: Tipos, obligatoriedad y tiempos de ley

Desde noviembre de 2025, toda empresa que opera en Colombia enfrenta un marco distinto para sus exámenes médicos ocupacionales. La Resolución 1843 de 2025 reemplazó de forma definitiva el régimen que regía desde 2007 y amplió de tres a siete el número de evaluaciones que un empleador debe planificar a lo largo de la relación laboral. 

Comprender qué examen corresponde a cada momento del vínculo laboral, y con qué plazo, es hoy una condición operativa para cualquier empresa que opere en Colombia. 

En esta guía reunimos la norma vigente de exámenes médicos ocupacionales en Colombia: qué exige la Resolución 1843 de 2025, cuáles son los siete tipos de evaluación, qué plazos rigen cada uno y qué obligaciones concretas recaen sobre el empleador desde el ingreso hasta el retiro del trabajador. 

¿Qué exámenes médicos ocupacionales son obligatorios en Colombia? 

Los exámenes médicos ocupacionales obligatorios en Colombia son tres: de ingreso, para evaluar la aptitud del aspirante; periódicos, para vigilar la salud durante el contrato; y de egreso, al finalizar la relación laboral. 

Norma de exámenes médicos ocupacionales: Qué cambió con la Resolución 1843 de 2025 

La Resolución 1843 de 2025, expedida por el Ministerio del Trabajo el 29 de abril de ese año, es la norma que hoy regula la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia. Reemplaza de forma definitiva la Resolución 2346 de 2007, junto con las Resoluciones 1918 de 2009, 1075 de 1992 y 4050 de 1994. Tras un período de transición de seis meses, entró en vigencia plena el 7 de noviembre de 2025, fecha desde la cual toda empresa colombiana opera bajo este marco único. 

Su alcance es amplio: aplica a empleadores públicos y privados, a contratantes y contratistas, a trabajadores dependientes e independientes, a aprendices, a socios de cooperativas de trabajo asociado, a las administradoras de riesgos laborales y a los prestadores de servicios de medicina del trabajo. Ningún sector económico ni tipo de vinculación queda por fuera de su aplicación. 

El fundamento de esta obligación no es nuevo, ya el artículo 348 del Código Sustantivo del Trabajo exigía al empleador garantizar condiciones seguras y evaluar la idoneidad del trabajador para su cargo. La Resolución 1843 de 2025 desarrolla ese mandato junto con el Decreto 1072 de 2015 y la Ley 1562 de 2012, y lo integra dentro del conjunto más amplio de normas de seguridad y salud en el trabajo vigentes en Colombia, que toda área de Gestión Humana debe conocer para sostener su Sistema de Gestión de SST. 

El cambio más relevante frente al régimen anterior es la ampliación de tres a siete evaluaciones obligatorias, acompañada de plazos y responsabilidades que antes no estaban definidos con precisión. La siguiente comparación resume los puntos donde la diferencia es mayor: 

Cada una de las siete evaluaciones responde a un momento distinto del vínculo laboral, con su propio plazo y su propia justificación técnica. Entenderlas una por una es el primer paso para dejar de operar en cumplimiento parcial. 

Tipos de exámenes médicos ocupacionales y sus plazos 

El artículo 8 de la Resolución 1843 de 2025 define siete tipos de evaluación médica ocupacional obligatoria. Cuatro de ellas ya eran conocidas por la mayoría de las áreas de Gestión Humana; las otras tres, cambio de ocupación, retorno laboral y post-incapacidad, son la verdadera novedad de esta norma frente al régimen de 2007. 

Exámenes de ingreso laboral o pre-empleo 

El examen de ingreso, también llamado examen ocupacional de ingreso o exámenes de ingreso laboral, se practica antes de formalizar el contrato, según el artículo 9 de la Resolución 1843 de 2025. Su finalidad no es evaluar la salud general del aspirante, sino determinar si sus condiciones físicas, mentales y sociales son compatibles con las exigencias específicas del cargo que va a ocupar. La norma mantiene, y en algunos puntos endurece, las prohibiciones que ya existían sobre este examen. Ninguna de estas cuatro pruebas puede exigirse como requisito de ingreso o de permanencia, salvo que el cargo represente un riesgo real y documentado para esa condición específica, y siempre con consentimiento previo, libre e informado del trabajador: 

• Prueba de embarazo: Prohibida salvo riesgo real para el desarrollo gestacional (por ejemplo, exposición a radiaciones ionizantes). 
• Prueba de VIH: Prohibida salvo riesgo comprobado de contagio para el trabajador o para terceros. 
• Serología VDRL: Misma restricción y las mismas excepciones que la prueba de VIH. 
• Antecedentes genéticos: Prohibidos sin excepciones, por el principio de no discriminación. 

Exigir estas pruebas sin esa justificación técnica constituye discriminación laboral y la Resolución 1843 de 2025 lo sanciona de forma expresa: multas de hasta 2.455 UVT, junto con la obligación de vincular a la persona afectada. Es una de las áreas donde el riesgo legal para el empleador es más alto y menos visible en el día a día. 

Exámenes periódicos ocupacionales 

Los exámenes periódicos, o exámenes periódicos ocupacionales, vigilan el estado de salud del trabajador mientras dura la relación laboral.  A diferencia de lo que muchas empresas asumen, su periodicidad no es un número fijo que se aplica por igual a toda la planta: el artículo 10 de la Resolución 1843 de 2025 exige que se justifique técnicamente según: 

• el tipo e intensidad de la exposición,  
• la edad,  
• las condiciones de salud del trabajador,  
• y la matriz de peligros del cargo. 

El plazo máximo de tres años que suele citarse no es la regla general, sino la excepción cuando no existe un criterio técnico distinto que justifique un intervalo menor. Un trabajador expuesto a ruido industrial, por ejemplo, puede requerir un examen anual, mientras que otro con exposición mínima podría acercarse al límite de los tres años. La vigencia del examen médico ocupacional depende, en últimas, de esa evaluación técnica y no de una fecha genérica en el calendario. 

Esta misma evaluación aplica cuando un trabajador cambia de ocupación dentro de la empresa, si el nuevo cargo lo expone a factores de riesgo distintos a los que tenía antes. La norma trata este cambio de ocupación como un momento que exige verificar de nuevo la compatibilidad entre la persona y el puesto, no como un simple trámite administrativo. 

Exámenes de egreso o retiro 

El examen de egreso, conocido también como examen de retiro o examen post-ocupacional, se practica al terminar la relación laboral. Su objetivo es registrar el estado de salud del trabajador en ese momento preciso, de manera que la empresa pueda deslindar su responsabilidad frente a enfermedades o condiciones que el trabajador pudiera atribuir después a su paso por la organización. 

El procedimiento combina el artículo 11 de la Resolución 1843 de 2025 con el artículo 57, numeral 7, del Código Sustantivo del Trabajo, y es más estricto de lo que muchas áreas de Gestión Humana asumen. El empleador debe notificar al trabajador el lugar, el día y la hora del examen, de forma simultánea o inmediatamente posterior a la terminación del contrato. El trabajador cuenta con cinco días hábiles desde su retiro para presentarse. 

Si el trabajador no comparece habiendo recibido la orden, la ley entiende que elude el examen por su propia culpa. El procedimiento correcto es expedir una constancia escrita del hecho, archivarla en la hoja de vida y notificar a la IPS; con esto, el empleador queda exonerado de responsabilidad por las condiciones de salud que se detecten después. Omitir el examen de egreso, en cambio, deja a la empresa sin evidencia del estado de salud del trabajador al momento de su salida, lo que la expone después a reclamaciones difíciles de controvertir. 

Exámenes de cambio de ocupación, retorno laboral, post-incapacidad y seguimiento 

Las tres evaluaciones restantes son la verdadera ampliación que trae la Resolución 1843 de 2025 frente al régimen anterior, que solo regulaba ingreso, periódicos y egreso. El examen de retorno laboral se activa cuando el trabajador se reincorpora tras una ausencia no médica igual o superior a noventa días calendario, y busca confirmar que sigue siendo apto para su cargo tras un período prolongado fuera de la operación. 

El examen post-incapacidad opera de forma distinta, se practica cuando el trabajador regresa tras una incapacidad médica igual o superior a treinta días calendario, o antes si el caso lo amerita. Este examen se activa, en la práctica, justo después de un episodio ya cubierto por los tipos de incapacidad laboral y su reconocimiento, y es el punto donde la gestión de salud ocupacional y la gestión de incapacidades de una empresa terminan por cruzarse. 

La evaluación de seguimiento o control, por su parte, se programa cuando existen restricciones, recomendaciones o condiciones de vigilancia epidemiológica activa sobre un trabajador. No tiene una fecha fija en el calendario: la determina el médico ocupacional en el concepto médico anterior, y de su cumplimiento depende que una restricción temporal no se convierta en un riesgo no gestionado. 

Antes de avanzar hacia el profesiograma, conviene tener a la vista los siete tipos de evaluación con su momento de aplicación y el artículo de la Resolución 1843 de 2025 que los regula: 

Esta tabla resume cuándo se activa cada evaluación, pero no resuelve una pregunta previa y más técnica: qué exámenes específicos corresponden a cada cargo dentro de la empresa. Esa definición no queda al criterio de quien programa las citas médicas, sino de un documento técnico que la norma sitúa en el centro del sistema: el profesiograma. 

El profesiograma: La base técnica que determina qué exámenes se hacen a cada cargo 

El profesiograma es el documento técnico-médico que describe en detalle un cargo dentro de la organización: sus funciones y tareas, las condiciones del puesto de trabajo, los peligros y factores de riesgo a los que está expuesto, y los requisitos médicos y ocupacionales necesarios para desempeñarlo con seguridad. Es, en la práctica, el puente entre la matriz de peligros de la empresa y el consultorio del médico especialista en SST. 

Qué debe contener un profesiograma  

Aunque la Resolución 1843 de 2025 utiliza con frecuencia la expresión perfil de cargo, el Decreto 1072 de 2015 y la metodología GTC-45 ya obligaban a que las evaluaciones médicas se definieran a partir del perfil de cargo y de los factores de riesgo específicos de cada posición. Como mínimo, el profesiograma reúne: 

• Identificación del cargo y funciones críticas: área, tipo de vinculación, jornada y tareas que definen el puesto. 
• Condiciones del puesto de trabajo: posturas, esfuerzos, equipos y ambiente en el que se desempeña. 
• Peligros y factores de riesgo asociados: físicos, químicos, biológicos, biomecánicos, psicosociales y de seguridad. 
• Requisitos médicos y exámenes ocupacionales: aptitudes exigibles y evaluaciones que corresponden según ese nivel de riesgo. 

Quién elabora el profesiograma y qué valor tiene 

Debe elaborarlo y avalarlo un médico especialista en SST con licencia vigente, en articulación con el responsable del SG-SST de la empresa, apoyado en instrumentos como la batería de riesgo psicosocial cuando el cargo lo requiere. Su valor va más allá de lo técnico: ante una demanda por enfermedad laboral, el profesiograma es la prueba principal para demostrar que la empresa actuó con la diligencia debida desde el momento en que vinculó al trabajador. 

Definir correctamente qué examen corresponde a cada cargo resuelve la primera mitad del problema. La segunda mitad, la que más tiempo consume y más riesgo acumula en silencio, es sostener ese sistema en el tiempo: saber cuándo vence cada examen, dónde queda cada concepto médico y qué hacer con una recomendación de restricción antes de que se convierta en una demanda. 

El laberinto de la gestión de salud ocupacional: Vencimientos, custodia y recomendaciones médicas en Excel 

El vencimiento silencioso 

El cumplimiento del examen de ingreso es la parte visible del sistema. El riesgo real, el que genera la mayoría de las sanciones en las inspecciones del Ministerio del Trabajo, es el vencimiento silencioso de los exámenes periódicos, de retorno y de seguimiento. Una empresa con trescientos trabajadores tiene, en la práctica, trescientas fechas de vencimiento distintas, cada una determinada por la fecha de ingreso, el grupo de riesgo del cargo y las condiciones particulares de salud de cada persona. 

Gestionar esto en hojas de cálculo o en carpetas físicas equivale a operar en un estado permanente de incumplimiento parcial, aunque nadie lo perciba así desde adentro. Un trabajador activo sin examen periódico vigente está, según el Decreto 1072 de 2015, en condición de trabajo irregular. Si sufre un accidente o se detecta una enfermedad laboral en ese momento, el empleador enfrenta lo que se conoce como culpa patronal agravada, con responsabilidad civil y, en algunos casos, responsabilidad penal para el representante legal. 

El impacto financiero de este descuido está tasado con precisión. Para dimensionar el alcance real conviene revisar los riesgos legales de incumplir el SG-SST, y en el caso puntual de los exámenes médicos ocupacionales, el Decreto 472 de 2015 gradúa las multas por tamaño de empresa, en salarios mínimos mensuales legales vigentes: 

Qué puede y qué no puede conservar el área de Gestión Humana 

La Resolución 1843 de 2025 es más estricta que su predecesora sobre quién custodia la historia clínica ocupacional. El artículo 30 de la norma establece que esa custodia recae exclusivamente en la IPS o en el médico especialista en SST, nunca en el empleador. En ningún caso el área de Gestión Humana puede tener, conservar o acceder a la historia clínica completa de sus trabajadores. Lo que sí recibe el empleador es el concepto médico ocupacional, nunca un diagnóstico, un resultado de laboratorio ni una audiometría o espirometría individual. Gestión Humana puede conservar, sin acceder a la información clínica que los respalda: 

• El concepto médico ocupacional: Recibido de la IPS, con la aptitud y las restricciones si aplican. 
• El certificado de aptitud laboral: Resumen ejecutivo emitido por el médico ocupacional. 
• La evidencia de entrega del concepto al trabajador: Constancia de recibido o acuse de comunicación. 
• El plan de adaptación del puesto y la programación de las evaluaciones, convocatorias e inasistencias. 

Esta separación no es un formalismo, la historia clínica ocupacional debe conservarse por un mínimo de veinte años desde que termina la relación laboral, una obligación que recae sobre la IPS, no sobre la empresa. Entender esta frontera con claridad evita dos errores opuestos y frecuentes: guardar información que la ley prohíbe conservar, o descartar documentación que sí le corresponde archivar al empleador. 

Concepto médico y recomendaciones: Qué significa apto, apto con restricciones, aplazado y no apto 

El concepto médico ocupacional, regulado en el artículo 19 de la Resolución 1843 de 2025, se expresa en una de cuatro categorías: 

• Apto: El trabajador puede desempeñar el cargo evaluado sin ninguna limitación médico-ocupacional. 
• Apto con restricciones: Puede ejercerlo bajo condiciones específicas de adaptación, en tareas, posturas o ambientes. 
• Aplazado: Su condición es transitoria y requiere una nueva evaluación posterior. 
• No apto: Solo aplica en certificados especiales (alturas, espacios confinados); prohibido en los conceptos generales de ingreso o periódicos. 

Cuando el concepto llega con una restricción, el empleador tiene un plazo máximo de veinte días hábiles, contados desde la fecha de la evaluación, para adaptar el puesto de trabajo, las tareas o el ambiente laboral. La norma es clara en un punto que suele generar fricción interna: la empresa trabaja con la restricción funcional que le comunica el médico, por ejemplo, no cargar más de cinco kilos, sin necesidad de conocer ni de solicitar el diagnóstico clínico que la origina. 

No implementar la restricción dentro de ese plazo, y que el trabajador sufra después un accidente o un agravamiento de su condición, configura culpa patronal, con las mismas consecuencias civiles y penales que genera el vencimiento silencioso de un examen periódico. Gestionar veinte días hábiles por cada restricción activa, para una planta con decenas o cientos de conceptos médicos vigentes, es exactamente el tipo de control que una hoja de cálculo empieza a perder de vista con el tiempo. 

Cómo nuestro software de SST de Heinsohn centraliza este proceso 

La diferencia entre una empresa que cumple y una que no casi siempre está en el sistema de control, en si existe o no una forma de saber, con anticipación suficiente, que un examen está por vencer o que una restricción lleva quince de los veinte días hábiles disponibles para implementarse. 

Nuestro software de Seguridad y Salud en el Trabajo de Heinsohn está diseñado para planificar, ejecutar y registrar las evaluaciones médicas ocupacionales de toda la plantilla, con alertas de vencimiento organizadas por trabajador, cargo y grupo de riesgo. Centraliza el registro de los conceptos médicos, las restricciones y las recomendaciones asociadas a cada evaluación, sin necesidad de acceder a la historia clínica que la norma reserva a la IPS, y se apoya en la misma matriz de peligros y matriz legal que sostiene el resto del Sistema de Gestión de SST de la empresa. 

Trasladar este proceso desde una hoja de cálculo hacia un software de Seguridad y Salud en el Trabajo de Heinsohn no cambia lo que exige la Resolución 1843 de 2025; cambia la capacidad real de la empresa para demostrar, en cualquier momento, que cumplió cada eslabón de esa cadena. Vale la pena revisar cómo está estructurado hoy ese proceso internamente, antes de que una inspección lo haga por ti. 

No dejes que una inspección sea la primera en detectar lo que tu empresa no ha gestionado 

Gestionar cada uno de estos plazos y conceptos de forma manual es viable con pocos trabajadores, pero deja de serlo a medida que la planta crece. La Resolución 1843 de 2025 no cambió solo el número de evaluaciones que exige: cambió también la evidencia que una empresa debe estar en capacidad de mostrar en cualquier momento, sin depender de que alguien recuerde revisar una hoja de cálculo a tiempo. 

Preguntas frecuentes sobre los exámenes médicos ocupacionales en Colombia 

¿Qué es un examen ocupacional? 

Es la evaluación médica que determina si las condiciones de salud física, mental y social de una persona son compatibles con las exigencias de un cargo específico, no un chequeo general de salud. En Colombia lo regula la Resolución 1843 de 2025 y debe practicarlo un médico con licencia vigente en SST. 

¿Qué exámenes hacen para ingresar a una empresa? 

El examen de ingreso evalúa la aptitud del aspirante frente al cargo que va a ocupar, con base en el profesiograma de esa posición. Puede incluir pruebas complementarias como optometría, audiometría o valoración osteomuscular, según los riesgos identificados, pero nunca pruebas de embarazo, VIH o VDRL sin una justificación técnica documentada. 

¿Qué dice el Decreto 1072 de 2015 sobre los exámenes ocupacionales? 

El Decreto 1072 de 2015 integra las evaluaciones médicas ocupacionales dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y exige que se definan a partir del perfil de cargo y de la matriz de peligros de la empresa. Es el marco general sobre el que se apoya la Resolución 1843 de 2025 para el detalle operativo de cada evaluación. 

¿Qué decía la Resolución 2346 de 2007? 

La Resolución 2346 de 2007 fue, hasta noviembre de 2025, la norma que regulaba la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales en Colombia y reconocía solo tres tipos: ingreso, periódicas y egreso. Hoy está derogada en su totalidad y reemplazada por la Resolución 1843 de 2025, que amplía ese número a siete evaluaciones. 

¿Qué obligación tiene el empleador según el Código Sustantivo del Trabajo respecto a los exámenes médicos? 

La obligación vigente está en el artículo 348 del Código Sustantivo del Trabajo, que exige al empleador garantizar condiciones de trabajo seguras y evaluar la idoneidad del trabajador para su cargo. El artículo 49 del mismo código, al que a veces se hace referencia por error, fue derogado por el Decreto 2351 de 1965 y ya no regula esta materia. 

¿Quién debe pagar los exámenes médicos ocupacionales? 

El costo de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas complementarias que se requieran está a cargo del empleador en su totalidad, incluyendo traslados, alojamiento y alimentación cuando el examen implica desplazamiento. Bajo ningún concepto puede descontarse del salario del trabajador. 

¿Cuánto tiempo se deben guardar los registros de salud ocupacional en la empresa? 

La historia clínica ocupacional debe conservarse un mínimo de veinte años desde que termina la relación laboral, pero esa obligación recae sobre la IPS o el médico especialista, no sobre el empleador. Gestión Humana solo conserva el concepto médico, el certificado de aptitud y la evidencia de su entrega al trabajador. 

¿Qué pasa si un trabajador se niega a hacerse el examen de egreso? 

Si el trabajador no se presenta dentro de los cinco días hábiles siguientes a su retiro, habiendo recibido la orden del examen, la ley entiende que elude el procedimiento por su propia decisión. El empleador debe dejar constancia escrita del hecho y notificar a la IPS, con lo cual queda exonerado de responsabilidad por las condiciones de salud que se detecten después. 

¿Cuál es el procedimiento para realizar los exámenes médicos ocupacionales? 

El procedimiento parte del profesiograma del cargo, que determina qué exámenes corresponden según el nivel de riesgo. A partir de ahí, la empresa entrega a la IPS la información técnica del puesto, programa la evaluación dentro de la jornada laboral, recibe el concepto médico por escrito y, si hay restricciones, las implementa dentro de los veinte días hábiles siguientes.