Pagos no salariales que hacen parte del IBC en Colombia

En Colombia, la regla general es que los pagos que no constituyen salario no hacen parte del ingreso base de cotización (IBC) para seguridad social y parafiscales. Sin embargo, desde la Ley 1393 de 2010 ciertos pagos no salariales deben incluirse en el IBC cuando superan un límite del 40% de la remuneración total del trabajador. Entender cómo funciona este límite, qué se considera salario, qué se considera pago no salarial y qué cambió con las decisiones del Consejo de Estado es clave para evitar “inexactitudes” en el IBC y sanciones de la UGPP.

¿Qué es el IBC y qué dice la Ley 1393?

El ingreso base de cotización (IBC) es el valor sobre el cual se calculan los aportes a seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales, y los aportes parafiscales a SENA, ICBF y cajas de compensación familiar en el caso de trabajadores dependientes.

Para los trabajadores del sector privado, el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 estableció que los pagos laborales no constitutivos de salario no pueden ser superiores al 40% del total de la remuneración, so pena de que el excedente se tome como parte del IBC para salud, pensión y riesgos laborales. Esta regla no se aplica directamente a los aportes parafiscales.

¿Qué se entiende por salario y por pago no salarial?

El punto de partida es distinguir qué pagos son salariales y cuáles no lo son.

• Son salariales los pagos que retribuyen directamente el servicio, como sueldo, comisiones, recargos, horas extras, primas salariales y otros conceptos que enriquecen el patrimonio del trabajador a cambio de su trabajo, de acuerdo con el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Son no salariales los pagos que la ley o las partes excluyen expresamente de la base salarial, entre otros: auxilios para desempeñar mejor el trabajo (vestuario, comunicaciones, herramientas), gastos de representación, viáticos que solo cubren manutención y alojamiento, el auxilio legal de transporte y ciertos beneficios extralegales que se pactan como no constitutivos de salario.

El límite del 40% de pagos no salariales

La Ley 1393 de 2010 no detalló cómo aplicar el límite del 40%, por lo que durante varios años se interpretó que debía sumarse el salario más los pagos no salariales para obtener la “remuneración total” y luego verificar si los pagos no salariales superaban el 40% de ese total. El excedente por encima de ese porcentaje se debía agregar al IBC para salud, pensión y riesgos laborales.

La UGPP adoptó esta interpretación en sus procesos de fiscalización, y durante un tiempo la complementó con criterios propios sobre qué conceptos no salariales debían entrar en ese cálculo, lo que dio lugar a controversias y demandas que terminaron en el Consejo de Estado.

Sentencias del Consejo de Estado y cambio de criterio

Entre 2019 y 2021 el Consejo de Estado expidió varias sentencias que precisan cómo debe aplicarse el artículo 30 de la Ley 1393 y limitan la facultad de la UGPP para fijar unilateralmente qué pagos no salariales entran en el cálculo.

En la sentencia de unificación de 9 de diciembre de 2021, el Consejo de Estado indicó que, para efectos del límite del 40%, se deben sumar:

• Los factores salariales que sí constituyen salario, según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.
• Los pagos no salariales que enriquecen al trabajador y que están incluidos en pactos de exclusión, como contratos de trabajo, convenciones colectivas o pactos colectivos donde se haya pactado que esos pagos no constituyen salario.

Esa suma se denomina “remuneración total” y sobre ella se calcula el 40%. El valor de los pagos no salariales pactados como excluidos que supere ese 40% se convierte en parte del IBC para salud, pensión y riesgos laborales.

El Consejo de Estado también concluyó que la UGPP no tenía competencia para reglamentar de manera general la Ley 1393 mediante el Acuerdo 1035 de 2015, por lo que los criterios contenidos allí no pueden usarse como si fueran una reglamentación obligatoria. En consecuencia, el cálculo debe hacerse con base en la ley, el Código Sustantivo del Trabajo y los pactos de exclusión, no en listas internas de la UGPP.

¿Qué pagos no salariales suelen impactar el IBC hoy?

En la práctica, los pagos no salariales que más suelen acercarse o superar el 40% de la remuneración total son:

• Auxilios extralegales de alimentación, vivienda o movilidad pactados como no constitutivos de salario.
• Bonificaciones habituales pactadas como no salariales.
• Beneficios flexibles o planes de compensación que se manejan como pagos no salariales mediante acuerdos de exclusión.

Si, sumados al salario, estos conceptos hacen que los pagos no salariales pactados superen el 40% de la remuneración, el excedente debe integrarse al IBC para salud, pensión y riesgos laborales.

Por eso es fundamental revisar periódicamente los pactos de exclusión, las convenciones y los contratos de trabajo, identificar todos los pagos no salariales pactados y simular el cálculo del 40% para detectar posibles excedentes antes de una fiscalización de la UGPP.

Riesgos de una mala determinación del IBC

Cuando el empleador no incluye en el IBC los excedentes de pagos no salariales que deberían sumarse, la UGPP puede calificar el error como “inexactitud” y exigir los aportes dejados de pagar con intereses y sanciones. Una correcta identificación de los pagos salariales, de los pagos no salariales y de los pactos de exclusión, alineada con la jurisprudencia vigente, es clave para reducir el riesgo de contingencias en seguridad social y parafiscales.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el ingreso base de cotización (IBC) en Colombia?

Es el valor sobre el cual se calculan los aportes a los subsistemas de seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales, así como los aportes parafiscales a SENA, ICBF y cajas de compensación familiar en el caso de trabajadores dependientes. En términos generales, el IBC se construye a partir de los pagos que constituyen salario, según el Código Sustantivo del Trabajo.

¿Los pagos no salariales hacen parte del IBC?

Como regla general, los pagos que no constituyen salario no se incluyen en el IBC. Sin embargo, la Ley 1393 de 2010 establece que, si esos pagos no salariales superan el 40% de la remuneración total de un trabajador particular, el excedente debe sumarse al IBC para salud, pensión y riesgos laborales.

¿Qué dice el artículo 30 de la Ley 1393 sobre el límite del 40%?

Dispone que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden ser superiores al 40% del total de la remuneración, para efectos del IBC en salud y pensión. Si se supera ese porcentaje, la parte que exceda debe considerarse como base de cotización y, por tanto, integrarse al IBC.

¿Qué decidió el Consejo de Estado sobre el cálculo del 40% de pagos no salariales?

El Consejo de Estado precisó que, para aplicar el límite del 40%, se deben sumar los pagos salariales y los pagos no salariales que enriquecen al trabajador y que han sido pactados como excluidos de salario en contratos, pactos o convenciones. Sobre esa remuneración total se calcula el 40%, y el exceso de esos pagos no salariales pactados se incluye en el IBC para salud, pensión y riesgos laborales.

¿Qué pagos no salariales suelen generar excedentes que integran el IBC?

Con frecuencia, los excedentes provienen de auxilios extralegales de alimentación, vivienda o transporte, bonificaciones habituales pactadas como no salariales y otros beneficios que se otorgan de manera recurrente mediante pactos de exclusión. Cuando el valor de estos pagos supera el 40% de la remuneración total, el excedente debe sumarse al IBC.

¿Los aportes parafiscales se calculan igual que salud, pensión y riesgos?

El límite del 40% del artículo 30 de la Ley 1393 aplica para los aportes a salud, pensión y riesgos laborales. Para los aportes parafiscales al SENA, ICBF y cajas de compensación familiar se siguen reglas propias, por lo que es importante revisar cada obligación por separado y no asumir que el mismo excedente se aplica automáticamente a todos los subsistemas.

¿Qué riesgos existen si calculo mal el IBC por pagos no salariales?

Si no se incluyen en el IBC los excedentes de pagos no salariales que deberían sumarse, la UGPP puede calificar el error como inexactitud y exigir los aportes omitidos, más intereses y sanciones. Un cálculo incorrecto también puede afectar los derechos de los trabajadores frente al sistema de protección social.

¿Cómo puedo revisar si mis pactos de exclusión están bien aplicados?

Es recomendable inventariar todos los pagos no salariales pactados, verificar que los acuerdos de exclusión estén correctamente documentados en contratos, pactos o convenciones y simular el cálculo del 40% sobre la remuneración total. Apoyarse en asesoría especializada y en herramientas tecnológicas facilita aplicar la Ley 1393 y la jurisprudencia vigente de manera consistente.