Qué es la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y cómo se paga en Colombia

Cada mes, empresas y trabajadores independientes en Colombia liquidan y pagan sus aportes a la seguridad social a través de la planilla integrada de liquidación de aportes, más conocida como PILA**. Este trámite conecta la nómina de una empresa con el sistema de salud, pensión y riesgos laborales del país**, y un error en su liquidación puede derivar en un requerimiento de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). 

A través de la PILA confluyen las novedades de nómina, el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC) y la relación de cada empresa con los operadores de información autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social. Entenderla a fondo es, en la práctica, la diferencia entre una liquidación que fluye sin sobresaltos y una que termina en un proceso de fiscalización. 

En esta guía encontrarás quiénes están obligados a pagar la PILA, cómo calcular el IBC en 2026, incluido el cambio reciente para independientes por cuenta propia, los subsistemas que la componen, los operadores autorizados, el régimen de sanciones vigente y el calendario de pago según tu NIT o tu cédula. 

La PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) es el sistema virtual mediante el cual empresas e independientes en Colombia liquidan y pagan, en un solo formulario, los aportes obligatorios a: 

• Salud 
• Pensión 
• Riesgos laborales (ARL) 
• Parafiscales

 Las cifras en pesos de esta guía (SMMLV, tope de IBC, UVT) corresponden a 2026 y se actualizan cada enero con el nuevo salario mínimo. Los porcentajes de cotización no cambian con ese ajuste. 

¿Quiénes están obligados a pagar la planilla PILA en Colombia? 

Si actúas como aportante frente al Sistema de Seguridad Social Integral, ya sea porque tienes empleados a cargo o porque cotizas por cuenta propia, estás obligado a liquidar y pagar la planilla PILA por cada uno de tus cotizantes. 

1. Empleadores y trabajadores dependientes 

Si tu empresa tiene trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo o relación legal y reglamentaria, actúas como aportante ante el sistema. Liquidas y pagas, a través de la PILA, los aportes de cada trabajador dependiente sobre el salario devengado, y respondes ante la UGPP por la exactitud de esa liquidación. El trabajador dependiente, por su parte, es el cotizante: la persona por la cual haces los aportes, aunque no sea quien reporta la información. Esta distinción entre aportante y cotizante te conviene tenerla clara porque de ella depende quién responde ante cada requerimiento de la UGPP. 

2. Independientes y contratistas: Cuándo cotizan por cuenta propia 

Si eres independiente y tus ingresos netos son iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente, estás obligado a cotizar a salud y al pilar contributivo de pensión por cuenta propia. Cuando tu contrato de prestación de servicios supera un mes, también debes cotizar al Sistema General de Riesgos Laborales. 

Los contratistas ocupan una posición intermedia: en algunos casos son ellos mismos el aportante que liquida su planilla, y en otros la empresa contratante retiene y paga la seguridad social en su nombre, según lo habilita la Resolución 467 de 2025. Esta variación en quién asume el rol de aportante es uno de los puntos donde con mayor frecuencia se presentan errores de liquidación. 

Si contratas independientes de forma recurrente, conviene que definas desde el contrato quién asume ese rol de aportante, porque la responsabilidad ante la UGPP recae en quien reporta la información, no en quien simplemente recibe el servicio. 

Determinar quién paga es solo el primer paso. El monto real que debes liquidar depende de un cálculo que cambió de forma importante para los independientes en 2026: el Ingreso Base de Cotización. 

Cómo se calcula el IBC (Ingreso Base de Cotización) en la PILA en 2026 

El IBC es el valor sobre el cual calculas todos los aportes que un cotizante realiza al Sistema de Seguridad Social Integral. Su cálculo cambia según se trate de un trabajador dependiente o independiente, y 2026 trajo una modificación relevante para estos últimos.

IBC para dependientes: Salario básico, variable y topes 2026 

Cuando liquidas el IBC de un trabajador dependiente, este corresponde al salario devengado, incluidos los pagos variables que constituyen salario, y no puede ser inferior a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), que en 2026 equivale a $1.750.905. El auxilio de transporte no hace parte del IBC, aunque sí se incluye en la base de otras prestaciones sociales, un matiz que desarrollamos en la guía sobre el salario mínimo en Colombia 2026. 

El IBC tiene también un techo: 25 SMMLV, equivalentes a $43.772.625 en 2026. Los pagos que reconozcas expresamente como no salariales quedan por fuera de esta base, siempre que no superen el límite del 40% del total devengado.

IBC para independientes con contrato de prestación de servicios: La regla del 40% 

Si prestas servicios mediante un contrato de prestación de servicios, cotizas sobre el 40% del valor mensualizado del contrato, sin que ese resultado pueda ser inferior a un SMMLV. Esta regla, vigente desde hace años, sigue aplicando sin cambios para quienes prestan servicios personales bajo esta modalidad contractual. 

Si tu contrato varía de un mes a otro, debes recalcular ese 40% sobre cada pago, y no promediar el valor total del contrato entre los meses de vigencia. Este es, junto con el reporte tardío de novedades, uno de los errores más comunes en la liquidación de independientes. 

El cambio del Decreto 0379 de 2026: IBC sobre ingreso neto para independientes por cuenta propia 

El panorama es distinto si eres independiente por cuenta propia o si celebras contratos diferentes a la prestación de servicios personales, cuando estos implican subcontratación o compra de insumos. El Decreto 0379 del 7 de abril de 2026, vigente desde el 9 de mayo, modificó el artículo 3.2.7.5 del Decreto 780 de 2016 para que este grupo cotice sobre su ingreso neto, y no sobre el ingreso bruto del contrato. 

Para llegar a ese ingreso neto, el decreto habilita dos caminos: deducir los costos reales de tu actividad, con los soportes que la UGPP puede exigirte en cualquier momento, o aplicar el esquema de presunción de costos que la misma UGPP definió en la Resolución 532 de 2024, organizado por actividad económica según el código CIIU. Este segundo camino te evita presentar soportes documentales, a cambio de aceptar un porcentaje de costos ya definido para tu actividad. 

El cambio tiene un efecto práctico inmediato: si antes liquidabas sobre la totalidad de tus ingresos brutos, ahora puedes reducir esa base, aunque la UGPP conserva la facultad de verificar la veracidad de los costos que declares. Profundizamos en el detalle de este decreto y sus implicaciones en el artículo sobre el Decreto 0379 de 2026 y el nuevo IBC para trabajadores independientes. 

Los subsistemas de la PILA: Salud, pensión, ARL y parafiscales 

La PILA no liquida un aporte único, distribuye tu cotización entre cuatro subsistemas, cada uno con su propia tarifa y su propia entidad administradora. 

Aportes a salud y pensión 

El aporte a salud equivale al 12,5% del IBC, financiado entre trabajador y empleador si tienes personal dependiente, y asumido en su totalidad por ti si cotizas como independiente por cuenta propia. El aporte a pensión es del 16% del IBC en condiciones normales, con tarifas especiales más altas para actividades de alto riesgo, congresistas, aviadores y trabajadores del CTI. 

Desde la Ley 2381 de 2024, el aporte a pensión se distribuye entre dos componentes cuando el IBC supera 2,3 SMMLV: el componente de prima media, administrado por Colpensiones, y el componente complementario de ahorro individual, que recibe el excedente hasta el tope de 25 SMMLV. Si usas un software de nómina, esta distribución se hace de forma automática según el ingreso base que declares cada mes. 

*Si el IBC de un trabajador alcanza o supera 4 SMMLV, debes sumar un aporte adicional al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP), con una tarifa progresiva entre el 1% y el 2% que asume por completo el trabajador. Los porcentajes más altos que planteaba la Ley 2381 de 2024 para este fondo siguen suspendidos por la Corte Constitucional (Auto 841 de 2025), así que hoy sigue vigente la escala tradicional. 

Riesgos laborales (ARL): El aporte que asume el empleador 

El aporte a riesgos laborales lo asumes por completo como empleador, o como contratante cuando tienes independientes con contrato de prestación de servicios superior a un mes. La tarifa depende de la clase de riesgo de la actividad, y va desde 0,522% para el riesgo I hasta 6,960% para el riesgo V. 

Clasificar mal el nivel de riesgo de un cargo es un error que se repite mes a mes sin que se note de inmediato, porque el sistema no lo rechaza en el momento del pago. Por eso conviene que revises la clase de riesgo asignada a cada cotizante cuando cambie de funciones o de centro de trabajo. 

Parafiscales: Caja de compensación, SENA e ICBF 

Los aportes parafiscales los pagas sobre el valor total de la nómina de tus trabajadores dependientes: 4% para la Caja de Compensación Familiar, 3% para el ICBF y 2% para el SENA en el sector privado. Si tu empresa cumple los requisitos del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, quedas exonerado del pago a SENA e ICBF, aunque la Caja de Compensación se mantiene como aporte obligatorio en todos los casos. 

Vale la pena que revises cada año si tu empresa sigue cumpliendo esos requisitos de exoneración, porque un cambio en los ingresos o en el número de empleados puede modificar tu obligación de un año a otro sin que lo adviertas de inmediato. 

Ejemplo práctico: Liquidación completa de un trabajador dependiente 

Para un trabajador dependiente con salario de $2.000.000 mensuales, sin novedades ni pagos no salariales, el IBC es igual al salario: $2.000.000. Así se distribuyen los aportes en un caso ilustrativo (usamos clase de riesgo II para el ARL; ajusta esa tarifa a la clasificación real de la actividad): 

Multiplicar este cálculo por cada trabajador de tu planta, mes a mes, sin una plantilla que centralice las tarifas vigentes, es precisamente donde la liquidación manual de la PILA empieza a fallar. 

El riesgo de liquidar la PILA manualmente: Errores comunes y cómo evitarlos 

La liquidación de la PILA depende de que reportes cada novedad de nómina con exactitud. El listado completo, definido por el Ministerio de Salud en su anexo técnico, es el siguiente: 

Ese desfase es, en la práctica, el origen más frecuente de los requerimientos de la UGPP: una incapacidad no reportada, unas vacaciones mal liquidadas o un retiro que se registra días después de ocurrido. El riesgo no está solo en el tiempo que te toma corregir la planilla, sino en la sanción económica que puede derivarse de esa inexactitud. 

Cada novedad de nómina mal reportada en la PILA es un riesgo que se puede evitar a tiempo. Conoce Heinsohn Nómina 

Heinsohn Nómina procesa automáticamente las novedades de tu planta, vacaciones, incapacidades, licencias, ingresos y retiros, y genera el archivo plano listo para cargar en el operador de información que tengas contratado. Esto te elimina la digitación manual del IBC y reduce el margen de error humano en cada ciclo de pago. 

Si quieres identificar en qué punto de tu proceso actual de liquidación de la PILA se concentra el mayor riesgo de error, en Heinsohn podemos ayudarte a hacer ese diagnóstico antes de que se convierta en un requerimiento de la UGPP.  

Tipos de planilla y operadores de información autorizados 

Tipos de planilla según el aportante y el motivo de pago 

La PILA no usa un formulario único, el tipo de planilla que debes generar depende de quién es el aportante, qué clase de cotizante reporta y cuál es el motivo del pago. Usar el tipo equivocado es una causa frecuente de planillas rechazadas o de aportes mal direccionados. 

Modalidad electrónica y modalidad asistida 

El Ministerio de Salud reconoce dos modalidades para liquidar y pagar la PILA. Si tienes acceso a internet y cuenta bancaria, usarás la modalidad electrónica: liquidas en línea o cargas un archivo plano, y el pago se debita directamente de tu cuenta. La modalidad asistida está pensada para aportantes sin acceso a internet o sin cuenta bancaria, a quienes el operador de información les genera un PIN para pagar en ventanillas de bancos o redes de recaudo. 

La comprobación electrónica de la nómina y la carga de información a la PILA están cada vez más integradas, automatizar una facilita la otra, como explicamos en el artículo sobre comprobantes de nómina y su carga a la PILA. 

Muchos aportantes buscan un formato de planilla PILA en Excel para preparar la información antes de cargarla. Aunque cada operador entrega su propia plantilla de archivo plano, todas siguen la misma estructura del Registro Tipo 2 que define el Ministerio de Salud en su anexo técnico, así que un archivo bien preparado en Excel es compatible con cualquier operador, siempre que respete esos campos. 

Operadores de información autorizados 

Solo puedes pagar la PILA a través de un operador de información autorizado por la Superintendencia Financiera y el Ministerio de Salud y Protección Social. Estos operadores liquidan los aportes que reportas y los distribuyen a cada administradora —EPS, fondo de pensiones, ARL, caja de compensación— donde estén afiliados tus cotizantes. 

Elegir bien el operador reduce el riesgo de que tu planilla sea rechazada, pero no elimina el riesgo normativo si el contenido que reportas es inexacto. Ese riesgo tiene, además, un costo específico que define la UGPP. 

Sanciones de la UGPP por errores u omisiones en la PILA (cifras 2026) 

El régimen sancionatorio de la UGPP, establecido en el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 y modificado por el artículo 314 de la Ley 1819 de 2016, distingue entre dos tipos de falta: la omisión y la inexactitud. Ambas se calculan sobre el valor que dejaste de liquidar o de pagar correctamente. 

Estas cifras se calculan en UVT y se ajustan cada año, así que conviene que verifiques el valor vigente antes de proyectar el costo de una posible sanción. Lo que no cambia es el principio de fondo, corregir por iniciativa propia siempre sale más barato que esperar a que la UGPP lo determine. 

Si la UGPP ya determinó tu sanción mediante acto administrativo, el pago no se hace con la planilla ordinaria, se usa la planilla tipo O, exclusiva para saldar obligaciones de omisión, inexactitud o mora ya definidas por la UGPP. 

Checklist de auditoría preventiva antes de pagar la PILA 

Antes de confirmar el pago mensual de la PILA, revisa tres frentes: las novedades que reportaste, el IBC que declaraste y los soportes documentales que respaldan cada cifra. 

Novedades del periodo 

• Confirmar que cada ingreso, retiro y cambio de salario esté reportado como novedad (ING, RET, VSP, VST). 
• Verificar que las incapacidades (IGE, IRP) y licencias (LMA, VAC-LR) coincidan con las certificaciones médicas o administrativas recibidas. 
• Revisar que ningún trabajador activo quede fuera de la planilla ni ningún retirado siga apareciendo. 

Cálculo del IBC 

• Cruzar el IBC reportado en la PILA contra el devengado en la nómina electrónica DIAN del mismo periodo. 
• Confirmar que los independientes con contrato de prestación de servicios apliquen la regla del 40%, y los de cuenta propia el esquema vigente del Decreto 0379 de 2026. 
• Validar que ningún IBC quede por debajo del SMMLV vigente ni por encima del tope de 25 SMMLV. 

Soportes documentales 

• Conservar los contratos, certificaciones de incapacidad y soportes de costos que la UGPP pueda solicitar. 
• Verificar el tipo de cotizante, el tipo de planilla y la clase de riesgo ARL asignada a cada trabajador. 
• Confirmar que la planilla fue aceptada por el operador de información antes de la fecha límite de pago. 

Calendario de pago de la PILA según el NIT o la cédula La PILA se paga mes vencido: liquidas y pagas los aportes de un periodo durante el mes siguiente. Tu fecha límite exacta depende de los dos últimos dígitos de tu NIT o tu cédula, y corresponde a un día hábil específico entre el segundo y el decimosexto día hábil del mes. 

Por eso, aunque el rango de dígitos que te corresponde no cambia, sí conviene que confirmes la fecha exacta del mes vigente antes de programar tu pago, en particular en los meses con más festivos o en enero y diciembre, cuando el calendario suele moverse más. 

Lleva la liquidación de la PILA al siguiente nivel 

Entender quién paga la PILA, cómo se calcula el IBC, qué subsistemas la componen, qué tipo de planilla y qué operador usar y qué sanciones evitar es la base para que la liquidación de tu nómina no dependa de la memoria de una sola persona ni de una hoja de cálculo que nadie más revisa. Esa base es también la que te permite anticipar los próximos ajustes normativos, como es previsible que sigan al Decreto 0379 de 2026. 

Si quieres revisar cómo está liquidando tu empresa la PILA hoy, o resolver un caso puntual de IBC, novedades o sanciones, puedes hablar con un especialista en nómina de Heinsohn. Conocerás de primera mano cómo Heinsohn Nómina automatiza este proceso y evita que un error de liquidación se convierta en un problema con la UGPP. 

Preguntas frecuentes sobre la PILA 

¿Qué es una planilla integrada de liquidación de aportes? 

Es el sistema virtual mediante el cual empresas e independientes en Colombia liquidan y pagan, en un solo formulario, sus aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales. La administra el Ministerio de Salud y Protección Social a través de operadores de información autorizados. 

¿Cómo puedo descargar o generar la planilla integrada de liquidación de aportes? 

Se genera directamente en el portal del operador de información que la empresa tenga contratado, diligenciando el formulario en línea o cargando el archivo plano que produce el software de nómina. Al finalizar la liquidación, el operador entrega el comprobante de pago como soporte. 

¿Cómo se descarga la planilla integrada en Aportes en Línea? 

Se ingresa al portal de Aportes en Línea con las credenciales del aportante, se selecciona la opción de liquidación de planilla y se completa la información de los cotizantes o se carga el archivo plano correspondiente. El comprobante queda disponible para descarga una vez confirmado el pago. 

¿Qué es la planilla PILA de Colpensiones? 

Colpensiones es una de las administradoras que recibe los aportes pensionales reportados a través de la PILA, no el operador que genera la planilla. El aportante liquida y paga a través de un operador de información autorizado, que distribuye el aporte pensional a Colpensiones cuando el cotizante está afiliado allí. 

¿Cómo se saca o consulta la planilla de seguridad social? 

Se consulta ingresando al portal del operador de información utilizado en periodos anteriores, donde queda el historial de planillas liquidadas y pagadas por NIT o cédula. Cada operador ofrece su propia sección de consulta e histórico de pagos. 

¿Cómo averiguar el número de planilla PILA? 

El número de planilla lo asigna el operador de información al momento de la liquidación y aparece en el comprobante de pago generado. También puede consultarse en el histórico de planillas del portal del operador utilizado. 

¿Qué pasa si se paga la PILA vencida? 

Además de los intereses de mora que liquida el operador de información, el aportante queda expuesto a las sanciones de la UGPP por omisión, que van del 5% al 10% mensual del valor dejado de pagar según el momento en que se corrija. Corregir antes de recibir un requerimiento evita que la sanción se active. 

¿Cuáles son los tipos de planilla más comunes? 

Los más comunes son la planilla electrónica, para aportantes con acceso a internet y cuenta bancaria, y la planilla asistida, para quienes pagan mediante un PIN en ventanillas bancarias o redes de recaudo. La elección depende de la capacidad tecnológica del aportante, no del tipo de cotizante que reporta. 

¿Cómo reportar un retiro o un ingreso en la PILA? 

Ambos se reportan como novedades dentro de la planilla del periodo correspondiente: un ingreso se codifica como ING y un retiro como RET. Reportar la novedad en el mismo periodo en que ocurre evita que el IBC quede desalineado con la nómina real. 

¿Qué significa la novedad IGE en la planilla PILA? 

IGE corresponde a la incapacidad temporal por enfermedad general o a la licencia por cuidado de la niñez. Reportarla correctamente evita que el trabajador aparezca cotizando sobre un salario que no corresponde a su situación real durante ese periodo.