Nuevas reglas sobre el cálculo del IBC (2025) | Aportes a seguridad social

Octubre 21, 2025

El 21 de agosto de 2025, la Sección Cuarta del Consejo de Estado profirió una sentencia en la que analizó un caso de fiscalización adelantado por la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP). Esta decisión resaltó aspectos clave sobre el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos laborales) y aportes parafiscales (Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF). El fallo precisó qué conceptos deben tenerse en cuenta en el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC), especialmente en relación con su naturaleza salarial o no salarial.

En consecuencia, el IBC debe integrarse únicamente por pagos salariales, conforme al artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (CST).

La Resolución 3461 de 2025 redefine los Comités de Convivencia Laboral con enfoque preventivo y mayor trazabilidad. La Circular 093 de 2025 amplía la protección social para trabajadores de tiempo parcial. Los nuevos criterios sobre trabajo en domingos y festivos, la eliminación del permiso previo para horas extras y las pautas de la Circular 101 refuerzan el control posterior y la claridad sobre la jornada máxima.

El conjunto normativo exige a las empresas revisar políticas internas, reglamentos, procedimientos de reporte y registros laborales para asegurar cumplimiento. La correcta implementación no solo previene sanciones, sino que fortalece la cultura de cumplimiento y la gestión responsable del talento humano.

Tratamiento de los viáticos en el cálculo del IBC

Diferencia entre viáticos permanentes y accidentales

En el caso concreto, la UGPP consideró como salariales los valores otorgados por concepto de alojamiento y alimentación, incorporándolos al IBC.
Sin embargo, el Consejo de Estado recordó que, conforme al artículo 130 del CST, solo los viáticos permanentes destinados a manutención y alojamiento constituyen salario.

Por el contrario, los viáticos accidentales, de carácter extraordinario y no habitual, no forman parte del IBC. Por esta razón, la Sección Cuarta ordenó a la UGPP excluir dichos conceptos de la base de cotización.

Trabajadores de tiempo parcial y tipo de cotizante 51

La Circular 093 del 1.º de septiembre de 2025 del Ministerio del Trabajo regula la cotización parcial para trabajadores con ingresos inferiores a un SMMLV, en concordancia con la Ley 2466 de 2025 y la Ley 2381 de 2024.

En la PILA se habilita el tipo de cotizante 51 (“Trabajador de tiempo parcial”), calculando semanas según días laborados. El esquema aplica a pensión, caja y riesgos laborales. Minsalud ajustará la plataforma para independientes. Se exhorta a ARL, AFP y empleadores a adoptar el modelo.

Naturaleza salarial y exoneración de aportes parafiscales

La correcta clasificación de los pagos como salariales o no salariales tiene un efecto directo sobre la exoneración de aportes parafiscales al SENA y al ICBF. De acuerdo con el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, los empleadores pueden quedar exonerados del pago de estos aportes (3 % al SENA y 2 % al ICBF), pero solo respecto de trabajadores que devenguen menos de diez (10) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMMLV). El Consejo de Estado reiteró que el término “devengo”, aunque de origen tributario, debe entenderse según su jurisprudencia pacífica desde 2022: solo se consideran los pagos de naturaleza salarial para efectos de aplicar la exoneración.

Conclusión: implicaciones prácticas para las empresas

Esta sentencia constituye una guía interpretativa relevante para las empresas, especialmente frente a los procesos de fiscalización de la UGPP. El Consejo de Estado reafirma que la naturaleza de los pagos laborales determina qué integra o no la base de cotización, limitando los excesos interpretativos de la administración.

En Heinsohn, a través de nuestro aplicativo de nómina y gestión humana HCM, acompañamos a las organizaciones en el cálculo preciso del IBC y el cumplimiento integral de sus obligaciones en materia de seguridad social y aportes parafiscales.

Nuestra plataforma garantiza la correcta aplicación de la normatividad vigente, minimiza riesgos legales y facilita la atención oportuna de requerimientos administrativos, ofreciendo trazabilidad, automatización y respaldo jurídico-tecnológico en cada proceso de nómina.

El Ministerio del Trabajo, mediante Circular Interna 102 del 22/09/2025, eliminó el requisito de autorización previa para horas extras. Las direcciones territoriales deben archivar las solicitudes en curso. Se pasa a un modelo de control posterior, manteniendo topes y registro obligatorio.