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Hoy en día las empresas enfrentan un sinfín de desafíos en cuanto a crecimiento, expansión y regulación, entre otros. En este sentido, con la finalidad de obtener datos más claros, certeros y transparentes, Colombia a través de la DIAN ha tomado las medidas pertinentes. Desde el año 2021, la DIAN solicita a las empresas enviar un soporte de pago de nómina electrónica de su plantilla de trabajo. Esta nueva obligación tiene –entre otros efectos– la finalidad de reflejar los costos y deducciones relacionados con los pagos laborales que pueden deducirse en el impuesto sobre la renta.
Conoce más acerca de esta herramienta que brinda mayor transparencia dentro de las empresas y su funcionalidad en pymes y micronegocios.
La gestión de nómina electrónica es un proceso que facilita las actividades relacionadas con el pago de sueldos y beneficios de los trabajadores de una empresa. Su función parte de la digitalización de información y la automatización de procesos mediante un software especializado y sistemas electrónicos. Bajo este método, la empresa tiene la posibilidad de calcular, procesar y distribuir los pagos correspondientes de manera eficiente y precisa.
Reducción de errores: gracias a la automatización del proceso de pago de nómina, los errores humanos y atrasos quedan descartados, por lo que los empleados reciben su sueldo en tiempo y forma.
Cumplimiento en regulaciones: estos software se regulan y actualizan automáticamente respecto a las leyes y normativas más recientes, tanto laborales como fiscales.
Mayor seguridad y control de información: de igual forma, este método digital asegura la calidad e integridad de los documentos. Además, al eliminar los procesos de papeleo y archivado físicos, se reduce la probabilidad de pérdidas y deterioro de información importante.
Eficacia y transparencia: contar con un gestor de nómina electrónica permite que los trabajadores y la empresa tengan acceso a información relevante como, por ejemplo, registros de pago, información de seguridad social, etcétera.
Flexibilidad en la forma de pago: la empresa puede decidir cómo generar los pagos a su plantilla laboral, ya sea por cheque o mediante transferencias bancarias. La nómina electrónica también facilita un desglose detallado respecto al salario y las deducciones.
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Lo primero que se debe considerar es el tipo de software que mejor se adecúe a las necesidades de la pyme o micronegocio. Uno de los factores más importantes a tomar en cuenta es que dicha herramienta cumpla con las regulaciones legales y fiscales correspondientes.
Una vez que la empresa tiene en su poder el software de gestión de nómina electrónica, debe incluir toda la información de su plantilla laboral. Algunos de los datos a capturar son: información personal y fiscal, deducciones aplicables, asistencias, horas de trabajo y tarifas salariales. De igual forma, es preciso adjuntar las fechas de pago, las tasas de impuestos y, en caso de existir, las políticas de tiempo extra.
Con dicha información, el software se encarga de calcular automáticamente la nómina, los salarios, impuestos, contribuciones, deducciones y contribuciones del trabajador. Asimismo, genera reportes que dan visibilidad y transparencia a toda esta información, mejorando la presentación de declaraciones y pagos de impuestos.
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