Desprendible de nómina: cómo lograr automatizarlo

¿Por qué es importante mantener registros y nóminas seguras?

La ley colombiana pide que los empleadores informen a sus colaboradores sobre las contribuciones a los planes de seguridad social o que se aseguren de que pueden verificar que estos montos se hayan pagado realmente (artículo 32 de la Ley 1393 de 2010).

En este sentido, el pago de la nómina y el comprobante de pago de nómina es particularmente importante para los colaboradores, ya que permite saber con qué concepto se les paga y cuáles son sus descuentos. Además, algunas entidades de crédito pueden exigir a los empleados que presenten un documento para determinar sus ingresos reales.

Información a incluir en el desprendible de nómina

Con el fin de cumplir con la legislación laboral y que cada colaborador pueda consultar su desprendible de nómina, en el documento se deben dejar claros los siguientes puntos:

Salario bruto: El salario devengado es el monto reconocido por los servicios prestados a la empresa o empleador y la cantidad que recibe el colaborador en función de las horas trabajadas durante el período de pago.

Deducciones: Son aquellos descuentos del salario bruto que normalmente se utilizan para pagar la seguridad social de los colaboradores. Estos generalmente se registran como un porcentaje legal válido y el valor total se deduce del pago del empleado.

Descuentos por obligaciones: La retención de una parte de los recursos debe ser aprobada previamente por el colaborador y puede ser equivalente a un crédito o préstamo, pago de alquiler de propiedad o equipo pagado por la empresa al empleado. Dependiendo del tipo de contrato, también se aplican ciertos descargos de responsabilidad.

Invalidez: Aunque la ARL es quien reconoce los accidentes de trabajo y la EPS las incapacidades, la empresa debe incluir en el comprobante de nómina que este valor corresponde al número de días pagados por incapacidad, ya que los colaboradores continúan recibiendo su salario regular.

Salario neto a pagar: Se refiere al salario que finalmente perciben los colaboradores después de efectuar las deducciones y/o retenciones anteriores. La frecuencia de pago es especificada por la empresa, y puede ser quincenal o mensual.

Información adicional del comprobante de pago

Además de lo mencionado, el desprendible de nómina debe contener información básica que complemente los puntos anteriores.

Razón social de la empresa y NIT.

Periodicidad de la nómina (quincenal o mensual).

Nombre e identificación del colaborador.

Periodo de liquidación.

Fecha de ingreso

Cargo y área de trabajo.

Banco, tipo y número de cuenta donde se hace el pago de la nómina.

EPS y Fondo de Pensiones.

Salario

Beneficios extralegales

Horas extra y recargos

Transporte o asistencia alimentaria

Deducciones y descuentos.

Total devengado y neto a pagar.

Beneficios salariales para los empleados

Es muy útil para los empleados recibir un comprobante de pago de nómina, ya que a través de él no solo pueden estar seguros de sus ingresos mensuales, sino que en algunos casos también es un documento que solicitan los sujetos financieros para la emisión de un préstamo. Asimismo, es un soporte si el trabajador necesita aclaraciones sobre el salario neto, deducciones o retenciones.

Cabe aclarar que las empresas podrán entregar los desprendibles de nómina de manera física o manera digital, o por correo, como hacen algunas compañías para reducir el uso de papel; ambas formas son igualmente válidas.

En conclusión, la emisión y entrega del comprobante de nómina permite tanto a los empleadores como a los colaboradores llevar un registro detallado de los salarios, bonificaciones, descuentos, retenciones y cantidades pagadas por la empresa durante un período de tiempo.

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