Si todas las fuerzas de una organización empujaran en una sola dirección, esta fluirá con eficiencia y productividad. Parece una tontería, pero la mayoría de las empresas sufren el freno de fuerzas empujándose en sentido contrario una a la otra. Hay varios factores que ocasionan este freno, aquí estudiaremos dos que son fundamentales: costos y presupuestos.Esta radica en lograr el éxito de tu empresa, su supervivencia o su cierre. Si la planeación está equivocada o hecha sobre datos irreales, las consecuencias pueden ser graves. Enfocar correctamente los costos y el presupuesto, permite planear mejor. Para la gestión empresarial, un presupuesto es un plan para:
- Controlar las finanzas empresariales.
- Asegurar cubrir los compromisos.
- Permitir la toma de decisiones financieras confiables.
- Cumplir los objetivos.
- Contar con suficiente dinero para afrontar proyectos o eventualidades.
- Imponer disciplina y plazos de cumplimiento.
Como notarás, planear correctamente tus costos y presupuestos supone una relevante y vital tarea para tu empresa. Cuando los elementos clave están alineados con el objetivo principal, se incrementa positivamente la eficiencia, productividad y rentabilidad. Esta meta implica tener los costos y presupuestos bien determinados. La gestión por procesos facilita, a los responsables de los presupuestos, concretar esta meta a tiempo y con seguridad. Veamos cinco recomendaciones que ayudan a establecer los costos y presupuestos de mejor manera.El objetivo del sistema de inventarios no es el mismo que el de ventas. A pesar de que ambos están ligados uno al otro. Al conocer el objetivo de cada proceso, sabemos qué se necesita para que se ejecute con éxito. Por lo tanto, sabemos a ciencia cierta los costos operativos y funcionales de cada uno.A menudo, el presupuesto se completa independiente del plan estratégico de la empresa. Esto puede crear una desconexión a nivel operativo. Alinear el presupuesto al plan estratégico permite contar con una guía en la elaboración del presupuesto más allá de cubrir las necesidades operativas. La tecnología para diseñar presupuestos disponible te ofrece visualizar de forma clara el flujo de trabajo de tu empresa. Estas herramientas te permiten conocer todos los pasos y cómo se están ejecutando. Tener un flujo de trabajo automatizado e informes de progreso permite controlar mejor las actividades de la empresa y su influencia en el diseño del presupuesto.Los costos y presupuestos realistas hacen que tus finanzas sean adecuadas. Las siguientes claves son importantes.
- Revisa los estados de pérdidas y ganancias de tu empresa.
Examinar los estados de pérdidas y ganancias de los últimos dos años es una buena práctica. Estos documentos financieros presentan de manera real cómo se comportaron determinados apartados presupuestarios y cómo puedes cambiarlos en tu nuevo presupuesto (Indeed Editorial 2021).
- Observa más de cerca los gastos.
Revisar más de una vez los gastos es saludable para las finanzas de tu empresa y su buena marcha.
- Inserta tu presupuesto en tu sistema financiero.
Al dividir tu presupuesto en meses, podrás evaluar el comportamiento de los ingresos y egresos mensualmente. Además de compararlo con periodos anteriores. Vislumbrar escenarios con anterioridad es una ventaja considerable. Los resultados al cambio de algunas variables te ofrece prevenir situaciones incómodas. Por ejemplo, si las ventas disminuyen un 30% y los insumos directos suben un 20%, ¿Cuál sería el efecto en los resultados financieros de la empresa? Si en este escenario se presenta la disyuntiva de cuáles ítems podrían ser reconducidos, dará un margen de maniobra antes de que suceda. Estos escenarios te ayudan a diseñar tu presupuesto real. La automatización de procesos permite que diseñar un presupuesto sea, no solo más rápido, sino altamente confiable. Con la digitalización y automatización de la gestión de costos y presupuestos, tu empresa gana en toda la línea de planificación de presupuesto. La automatización, así como la incorporación de herramientas tecnológicas, como sistemas de ERP, son producto de los beneficios que deja la transformación digital.
Como sabrás, una de las mejores herramientas tecnológicas de gestión es un sistema de ERP. Estos sistemas conocen todos los procesos, el uso de los recursos y por ende, los costos y resultados de cada proceso de tu empresa. Cuentas con esa información vital y en tiempo real que te ofrece una ventaja competitiva importante.
A modo de conclusión diremos que contar con esa ventaja competitiva, producto de la automatización y digitalización del proceso de costos y presupuestos, elevará tus índices de rentabilidad.
Piensa que con estos alineados en todo el flujo de trabajo de tu empresa, podrás tener mejor rendimiento en el mercado, satisfaciendo a tu clientela y mejorando continuamente. Referencias Bibliográficas
Business Jargons. (s/f). Business Cost. Recuperado de:
https://businessjargons.com/business-cost.html
Indeed Editorial (2021) How To Prepare an Annual Budget for a Company
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-prepare-annual-budget-for-a-company
Ganti, A. (2021) Budget. Recuperado de:
https://www.investopedia.com/terms/b/budget.asp
Truong, H (2021) 4 Steps of the Business Budget Allocation Process.
Recuperado de: https://zipordering.com/operational-plan/budget-allocation.html