¿Cuáles requisitos legales y fiscales debe cumplir la nómina de una pyme?

Si estás empezando tu negocio es importante que conozcas los requisitos legales que debes cumplir en la nómina de cada trabajador para cumplir con la legislación laboral. De esta manera, evitarás sanciones y multas, y tanto tú como tus colaboradores tendrán seguridad; ellos porque estarán satisfechos con sus pagos a tiempo, lo que repercute en la productividad, y tu empresa, porque no tendrá inconvenientes fiscales o legales por la nómina.

Lo que debes saber de la nómina para pymes en Colombia

Una nómina es un registro detallado de los salarios y deducciones de los colaboradores en una empresa, sea esta grande, mediana o pequeña. En Colombia, existen ciertos requisitos legales y fiscales que deben cumplirse al elaborar una nómina. En este blog, te contaremos cuáles son los más importantes para que al preparar la nómina de tu pyme puedas tenerlos presentes.

Requisitos legales de la nómina para pymes

Es esencial que tu pequeña o mediana empresa cumpla con ciertos requisitos legales que se verán reflejados a la hora de hacer la nómina. Los siguientes son los principales:

1. Registro Único Tributario (RUT)

Al igual que las grandes empresas, las pymes deben inscribirse en el RUT para dar cumplimiento a sus obligaciones tributarias ante la DIAN, entre las que se incluye la elaboración de una nómina precisa y completa para sus colaboradores.

2. Contratos de trabajo

Otro de los requisitos legales de una empresa es establecer contratos de trabajo para sus miembros, en los cuales se deben definir las condiciones laborales y el salario. Estos contratos deben cumplir con la legislación laboral colombiana y ser actualizados si hay cambios en los términos de trabajo.

3. Legislación laboral

Las pymes deben cumplir con las obligaciones de ley, que deben reflejarse en la nómina pyme, como el pago de horas extras, las vacaciones, las prestaciones sociales, entre otras.

4. Seguridad social

Otro de los requisitos legales que las pymes deben cumplir es hacer los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral, que incluye salud, pensión y riesgos laborales. Un porcentaje de estos aportes debe ser descontado del salario de los colaboradores y pagarse a las entidades correspondientes.

Requisitos fiscales de una nómina

En cuanto a la parte fiscal, los requisitos de nómina que se deben cumplir para evitar inconvenientes con la DIAN son los siguientes:

1. Aportes parafiscales

Los parafiscales son aportes obligatorios que debes hacer como empleador sobre la nómina de tus colaboradores. Ese dinero se destina a entidades específicas: las cajas de compensación, en las que debes hacer el aporte por cada trabajador; y al ICBF y el SENA, pero en estos dos solo estás obligado a aportar por los empleados que ganen más de 10 salarios mínimos.

2. Retención en la fuente

En la nómina pyme se debe realizar la retención en la fuente de impuestos sobre el salario de los colaboradores que perciban más de 95 Unidades de Valor Tributario UVT, lo cual varía anualmente. Los porcentajes a deducir también cambian dependiendo de lo que perciba cada trabajador.

3. Prestaciones sociales

Otro de los requisitos de nómina es liquidar y pagar las prestaciones sociales de cada colaborador según corresponda. Esto incluye la prima de servicios, las vacaciones, las cesantías y la indemnización por despido injustificado. Para hacer los cálculos, evitar errores y automatizar las tareas relacionadas con la nómina puedes implementar un software de nómina para pymes.

4. Nómina electrónica

De acuerdo con la resolución 0013 de 2021, todos los empleadores que declaren renta están obligados a generar y enviar a la DIAN un soporte de nómina electrónica cada mes. Esto debe hacerse en los 10 días posteriores al mes pagado y debe realizarse con un software que cumpla los requerimientos de la DIAN.

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En Heinsohn somos expertos en soluciones tecnológicas para empresas de todos los tamaños y sectores. Hemos desarrollado un software de nómina para pymes que te facilitará el cumplimiento tanto de los requisitos legales como de los fiscales. Este sistema está avalado por la UGPP y cumple con las disposiciones de la DIAN.

De modo que si lo implementas en tu pyme, además de evitar sanciones y multas por incumplir la normatividad laboral, ayudarás a que tu negocio crezca, pues nuestro software optimiza los procesos relacionados con la nómina, lo que genera un ahorro de tiempo, de costos y mantiene a tus colaboradores satisfechos. El software de nómina para pymes calcula el pago de tus colaboradores en minutos, teniendo en cuenta novedades, horas extras y demás; así evitarás complicaciones.

Otro beneficio es que este sistema ofrece un portal autogestionable que le permite al personal de tu empresa acceder desde cualquier lugar para descargar certificados, desprendibles, hacer solicitudes y demás trámites que antes debían realizar en una oficina. Déjanos tus datos en nuestros canales digitales y te daremos una asesoría gratuita para contarte cómo nuestro software puede ayudar a impulsar tu negocio mientras cumples con los requisitos legales de una empresa.