Cómo adquirir software de nómina pública vía TVEC
Comprar un software de nómina pública por fuera del instrumento vigente en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) expone a tu entidad a una observación de fraccionamiento del objeto contractual, el mismo tipo de hallazgo que la Contraloría revisa con el rigor de una responsabilidad fiscal de fondo.
El riesgo no depende de la intención de quien autoriza la compra, depende de si el proceso siguió el instrumento correcto desde el primer estudio previo.
La Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015 obligan a toda entidad pública colombiana a verificar la existencia de un Acuerdo Marco de Precios o un Instrumento de Agregación de Demanda vigente antes de iniciar cualquier proceso de contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes. La adquisición de software de nómina para el sector público cae directamente bajo esta obligación, y el canal para ejecutarla es la TVEC.
Este artículo te lleva por el instrumento vigente para adquirir software de nómina estatal en Colombia, la forma de estructurar tus Estudios Previos sin exponerte a fraccionamiento, y el proceso completo dentro de la plataforma, desde la solicitud de cotización hasta la Orden de Compra.
Tu entidad adquiere software de nómina verificando el instrumento vigente en la TVEC, hoy el IAD/SDA de Software por Catálogo II, elaborando los Estudios Previos con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, generando el evento de cotización y formalizando la Orden de Compra.
Por qué tu entidad no puede comprar software de nómina fuera de los instrumentos de la TVEC
Toda entidad pública colombiana que necesite contratar bienes o servicios de características técnicas uniformes, como el software de nómina, tiene el deber legal de verificar primero si existe un instrumento vigente en la Tienda Virtual del Estado Colombiano antes de abrir cualquier otro proceso de contratación. El artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 faculta a Colombia Compra Eficiente para celebrar Acuerdos Marco de Precios e Instrumentos de Agregación de Demanda que agrupan a las entidades estatales bajo un mismo mecanismo de compra, con el propósito de simplificar el proceso y garantizar transparencia en la contratación pública.
El Decreto 1082 de 2015 reglamenta esta obligación y establece que los Estudios y Documentos Previos de cualquier proceso de contratación deben evidenciar que se verificó la existencia de un instrumento aplicable. Cuando tu entidad contrata software por fuera del instrumento vigente sin justificar por qué no aplicaba, el proceso queda expuesto a una observación de proceso irregular que un ente de control puede convertir en un hallazgo disciplinario o fiscal, incluso si el proveedor seleccionado y el precio pagado fueron razonables.
Esta obligación se inscribe en una transformación más amplia del relacionamiento entre el Estado colombiano y sus proveedores de tecnología, descrita en transformación digital en el sector público en Colombia, donde la trazabilidad del proceso de compra se volvió tan relevante como la calidad de la solución adquirida. Verificar el instrumento correcto antes de iniciar cualquier trámite es, en ese sentido, el primer control que puedes aplicar sobre el riesgo de tu propio proceso.
Qué instrumento de la TVEC aplica para adquirir software de nómina público
Hoy, tu entidad adquiere software de nómina a través del IAD/SDA de Software por Catálogo II (proceso CCE-SNG-IAD-002-2024), el instrumento vigente que sucedió al antiguo Instrumento de Agregación de Demanda de Software por Catálogo (CCE-116-IAD-2020), el cual finalizó su vigencia para colocación de órdenes el 31 de marzo de 2024.
El nuevo instrumento corresponde a un proceso de contratación independiente, con su propio catálogo de proveedores habilitados, sus propias fichas técnicas y su propio simulador de cotización. Colombia Compra Eficiente actualiza este catálogo de forma periódica, incorporando nuevos proveedores y ajustando precios techo, por lo que tu entidad debe consultar la versión vigente en el minisitio de Tecnología de la TVEC antes de estructurar el proceso, en lugar de asumir que la información de una vigencia anterior sigue siendo válida.
Otros instrumentos activos en la categoría Tecnología de la TVEC cubren necesidades distintas y no reemplazan al Catálogo de Software II cuando la necesidad real es adquirir una licencia o suscripción de software de nómina:
| Instrumento | Qué cubre | ¿Aplica a software de nómina? |
|---|---|---|
| IAD/SDA Software por Catálogo II (CCE-SNG-IAD-002-2024) | Licencias y suscripciones de software, incluyendo ERP, nómina y gestión humana | Sí, es el instrumento vigente |
| AMP Productos y Servicios Electrónicos y Digitales de Confianza | Firma electrónica, identidad digital, confianza digital | No |
| AMP Nube Pública / Nube Privada | Infraestructura como servicio (IaaS/PaaS) | Solo como complemento de infraestructura |
| AMP BPO | Tercerización con componente de recurso humano operativo | Solo si la nómina se contrata como servicio de outsourcing, no como licencia de software |
Cómo estructurar los Estudios Previos para evitar observaciones de fraccionamiento
Un Estudio Previo bien estructurado para la compra de software de nómina bajo el Catálogo II debe demostrar tres cosas: que tu entidad verificó la existencia del instrumento, que dimensionó la necesidad completa desde el inicio, y que el valor estimado se calculó con base en el simulador oficial más los históricos propios de compra. El artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 exige, como contenido mínimo, la descripción de la necesidad, el objeto con sus especificaciones técnicas, la modalidad de selección y su justificación, el valor estimado y su forma de cálculo, y el análisis de riesgos.
La observación de fraccionamiento surge cuando una entidad divide una necesidad única, por ejemplo, licencias de nómina para toda la planta de personal, en varios procesos más pequeños tramitados por separado, o cuando adquiere primero una parte del software por fuera del instrumento y después regulariza el resto dentro de la TVEC. Ambas situaciones sugieren que la necesidad no fue dimensionada de forma íntegra desde el principio, que es exactamente lo que un ente de control revisa cuando audita procesos de contratación tecnológica.
El Certificado de Disponibilidad Presupuestal debe expedirse antes de iniciar el evento de cotización, y el valor que ampara debe corresponder al total de la necesidad, no a una fracción calculada para ajustarse a un umbral de contratación menor. Cuando estos tres elementos, verificación del instrumento, dimensionamiento íntegro y CDP completo, quedan documentados desde el Estudio Previo, tu entidad reduce de forma sustancial el margen de discrecionalidad que un ente de control podría cuestionar más adelante.
Si tu entidad ya identificó el instrumento y está estructurando el Estudio Previo, conoce el alcance completo de nuestra solución de nómina para gobierno disponible en el Catálogo II de la TVEC.
El proceso paso a paso, de la solicitud de cotización a la Orden de Compra
La operación secundaria del Catálogo II sigue una secuencia definida por Colombia Compra Eficiente que comienza con la verificación del catálogo vigente y termina con la Orden de Compra formalizada. Los pasos son los siguientes:
- Verificar en el minisitio de Tecnología de la TVEC que el Catálogo II está vigente y revisar las fichas técnicas de los proveedores habilitados para software de nómina.
- Elaborar los Estudios y Documentos Previos junto con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
- Diligenciar el simulador oficial del instrumento con las referencias, cantidades y condiciones específicas de tu entidad.
- Generar el evento de cotización (RFQ) en la TVEC, adjuntando el simulador, el CDP, el estudio previo y el anexo técnico; el plazo estándar de recepción de cotizaciones es de 10 días hábiles.
- Analizar comparativamente las cotizaciones recibidas de los proveedores habilitados, verificando que cumplen íntegramente los ítems solicitados.
- Verificar inhabilidades, multas y sanciones del proveedor seleccionado, incluyendo su registro en el Boletín de Responsables Fiscales (SIBOR).
- Seleccionar al proveedor y generar la Orden de Compra, la cual queda publicada automáticamente en la TVEC sin necesidad de trámites adicionales de publicidad en el SECOP.
Este orden no es opcional, omitir alguno de estos pasos, como generar la Orden de Compra sin haber verificado inhabilidades del proveedor, traslada la responsabilidad de esa omisión directamente al equipo que gestionó el proceso, no al proveedor ni a Colombia Compra Eficiente.
Qué debe verificar tu entidad en la propuesta técnica del software antes de adjudicar
Ejecutar correctamente el proceso de compra no garantiza que el software adquirido resuelva el problema real de tu entidad, esa verificación pertenece al componente técnico de la evaluación, no al procedimental. Los criterios que debes confirmar en la propuesta técnica incluyen:
- la integración nativa con el SIIF Nación para el registro de la ejecución presupuestal,
- la generación de la PILA con las bases de cotización correctas,
- y la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ante la DIAN conforme a la Resolución 000013 de 2021.
El régimen prestacional del empleado público colombiano, definido por el Decreto Ley 1042 de 1978, el Decreto Ley 1045 de 1978 y la Ley 344 de 1996 para el caso específico de cesantías, tiene reglas de liquidación incompatibles con el Código Sustantivo del Trabajo del sector privado. Debes confirmar que el software parametriza estos conceptos de forma nativa y no como un ajuste posterior sobre una lógica pensada para el régimen laboral privado.
El detalle completo de los criterios técnicos que un software de nómina pública debe cumplir para evitar sanciones normativas y disciplinarias se desarrolla en cómo elegir software de nómina para el sector público, guía que conviene revisar en paralelo a la verificación del instrumento de compra descrita en este artículo.
La gestión de novedades y actos administrativos, por su parte, está directamente conectada con lo que documenta SIGEP: gestión de nómina en el sector gubernamental, sistema con el que cualquier software de nómina estatal debe operar de forma sincronizada.
Heinsohn en la TVEC: Una solución que ya opera bajo el marco de contratación estatal
El bloqueo más frecuente para un equipo de contratación no es encontrar proveedores de software en el catálogo, es confirmar cuáles de ellos entienden el régimen público más allá de haber adaptado un producto diseñado para el sector privado. Verificar esto exige revisar certificaciones, integraciones nativas y referencias de implementación en entidades similares, un ejercicio que toma tiempo cuando la información del proveedor no está consolidada.
Heinsohn Human Global Solutions S.A.S. está registrado como proveedor habilitado en el IAD/SDA de Software por Catálogo II (CCE-SNG-IAD-002-2024), con licencias específicas para nómina y gestión humana en modalidad on-premise y SaaS, escalonadas por número de empleados. La plataforma cuenta con certificaciones ISO 27001 e ISAE 3402, integración nativa con el SIIF Nación, integración vía Web Services y API con terceros, y parametrización propia de nomenclatura, escala salarial y planta de empleos según el régimen de cada entidad. El portal del funcionario y el portal del jefe permiten que los servidores gestionen trámites, vacaciones y paz y salvo de forma autónoma, reduciendo el volumen de transcripción manual que suele originar errores en la liquidación.
Entidades como el Ministerio del Trabajo, el Ministerio de Agricultura, el Ministerio de Culturas, el INPEC, el Ministerio de Transporte, la Superintendencia de Industria y Comercio, la Superintendencia de Servicios Públicos, la Jurisdicción Especial para la Paz y el Congreso de la República ya operan con esta plataforma, lo que reduce el tiempo de verificación de referencias que normalmente exige un proceso de contratación tecnológica.
Checklist para blindar tu proceso de adquisición de software de nómina vía TVEC
Antes de generar el evento de cotización, conviene verificar que cada etapa del proceso tiene su respaldo documental completo. La siguiente tabla resume los puntos de control más frecuentes en las auditorías de procesos de contratación tecnológica:
| Etapa del proceso | Documento o acción requerida | Responsable en la entidad | Riesgo de omitirlo |
|---|---|---|---|
| Verificación del instrumento | Consulta del minisitio vigente de Tecnología en la TVEC | Equipo de contratación | Proceso irregular por instrumento inaplicable |
| Estudio Previo | Descripción de necesidad, modalidad, valor estimado y análisis de riesgos | Dependencia técnica solicitante | Observación de motivación insuficiente |
| Disponibilidad presupuestal | CDP por el valor íntegro de la necesidad | Área financiera / presupuesto | Observación de fraccionamiento |
| Cotización | Simulador diligenciado y evento de cotización (10 días hábiles) | Equipo de contratación | Selección sin comparación formal de ofertas |
| Verificación del proveedor | Consulta de inhabilidades, multas y SIBOR | Equipo jurídico / contratación | Responsabilidad solidaria del ordenador del gasto |
| Orden de Compra | Generación y publicidad automática en la TVEC | Equipo de contratación | Ausencia de soporte contractual formal |
Preguntas frecuentes sobre la compra de software de nómina vía TVEC
¿Es obligatorio comprar software de nómina a través de la TVEC?
Sí, cuando existe un instrumento vigente aplicable a la necesidad, como el IAD/SDA de Software por Catálogo II. Contratar por fuera de ese instrumento sin justificar por qué no aplica expone a la entidad a una observación de proceso irregular.
¿Qué instrumento de Colombia Compra Eficiente aplica hoy a la compra de software de nómina?
El IAD/SDA de Software por Catálogo II (CCE-SNG-IAD-002-2024), vigente y con catálogo de proveedores habilitados actualizado periódicamente. Conviene verificar la versión activa en el minisitio de Tecnología de la TVEC antes de estructurar el proceso.
¿Cuánto tiempo toma el proceso de compra de software vía TVEC?
El plazo estándar de recepción de cotizaciones dentro del evento de cotización es de 10 días hábiles, contados desde su publicación. El tiempo total del proceso depende de cuánto tarde la entidad en estructurar el Estudio Previo y en analizar comparativamente las cotizaciones recibidas.
¿Qué pasa si mi entidad contrata software de nómina por fuera del instrumento vigente de la TVEC?
El proceso queda expuesto a una observación de proceso irregular o fraccionamiento del objeto contractual, independientemente de si el precio pagado fue razonable o el proveedor cumplió el objeto contratado. La responsabilidad recae sobre quien autorizó la contratación por fuera del canal obligatorio.
¿Qué debe verificar mi entidad además del proceso de compra antes de adjudicar?
Que el software cumpla los criterios técnicos del régimen público: integración con SIIF, PILA y nómina electrónica DIAN, y parametrización del régimen prestacional del Decreto 1042 y 1045 de 1978.