Software de nómina para medianas y grandes empresas en Colombia

Salarios, prestaciones, retención en la fuente y parafiscales calculados automáticamente en cada período.

Dentro del plazo legal, con alertas antes del vencimiento y trazabilidad completa.

Para todos los operadores autorizados, sin doble digitación ni reprocesos de última hora.

Disponibles por período, para que una fiscalización no te tome por sorpresa.

El cierre del software de gestión de nóminas alimenta la contabilidad sin intervención manual.

Reportes ejecutivos en tiempo real, sin esperar al cierre del mes.

Configuras compañías, centros de costo, conceptos y fórmulas especiales según tu convención colectiva y tu política salarial.

Cargas horas extras, ausentismos, vacaciones, incapacidades, préstamos y embargos de forma individual o masiva, y los jefes aprueban las solicitudes desde su portal.

El software calcula salarios, primas, cesantías, retención en la fuente y aportes a seguridad social de cada período.

Antes del cierre, la plataforma detecta inconsistencias y registra la auditoría de cada cambio, con perfiles y permisos por rol.

Generas el archivo PILA, transmites la nómina electrónica a la DIAN, produces los archivos bancarios cifrados y los informes de consistencia UGPP.

La interfaz contable alimenta tu ERP y los tableros de Heinsohn BI muestran costo por área, ausentismo y pasivo vacacional.

• Detección automática de anomalías e inconsistencias antes del cierre de período
• Simulación de escenarios: impacto de incrementos salariales, nuevas contrataciones y cambios de beneficios

• Monitoreo continuo de cambios en normativa DIAN, UGPP y Ministerio de Trabajo
• Alertas preventivas de incumplimiento antes de que se genere la sanción

• Proyección de gasto laboral por área y período con forecast automático
• Información de nómina en lenguaje natural lista para la toma de decisiones

• Chatbot de nómina 24/7: desprendibles, certificados y conceptos explicados en lenguaje natural
• Solicitudes de vacaciones, permisos y novedades gestionadas sin pasar por RR.HH.

Es una herramienta que automatiza la liquidación de salarios, prestaciones sociales, retención en la fuente y aportes a seguridad social, y genera la planilla PILA y la nómina electrónica que se transmite a la DIAN. En una empresa reemplaza las hojas de cálculo y deja trazabilidad de cada pago.

La nómina electrónica es el documento soporte de pago que toda empresa en Colombia con al menos un empleado debe transmitir a la DIAN en formato XML. Aplica para el sector privado y el sector público sin importar el tamaño de la empresa. El plazo son los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período liquidado, según la Resolución 000013 de 2021. Con Heinsohn, la transmisión es automática y queda integrada al flujo de liquidación de cada período.

La DIAN ofrece una solución gratuita para generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica, pensada para empleadores con pocos trabajadores. Para la liquidación completa, la PILA y los informes de consistencia para la UGPP, las empresas usan un software de nómina, que en el caso de Heinsohn Nómina funciona por suscripción mensual.

Los softwares de nómina más utilizados en Colombia incluyen Heinsohn Nómina, Buk, Siigo y Alegra. Heinsohn se distingue por más de 45 años de especialización en nómina colombiana, presencia en el sector público, privado y educativo, y certificaciones CMMI Nivel 5 e ISO 9001.

Los mejores softwares de nómina en Colombia combinan cumplimiento con DIAN, UGPP y PILA, integración con ERP, actualizaciones normativas automáticas y soporte especializado local. Heinsohn Nómina responde a esos criterios con más de cuatro décadas en nómina colombiana, capacidad multicompañía y acompañamiento en la implementación.

El incumplimiento genera sanciones tributarias de la DIAN y el rechazo de los pagos de nómina como costo deducible. Adicionalmente, inconsistencias en bases de cotización reportadas ante la UGPP pueden derivar en procesos de fiscalización con sanciones que superan los $390 millones de pesos según el tamaño del empleador. Heinsohn genera alertas automáticas antes del vencimiento y verifica la consistencia de las bases antes del cierre de cada período.

Heinsohn Nómina desarrolla una interfaz contable a la medida de la estructura de cuentas de cada empresa. Al cerrar cada período, el software alimenta automáticamente el sistema contable o ERP sin reprocesos manuales, eliminando la doble digitación entre nómina y contabilidad.

Sí. Heinsohn Nómina genera el archivo PILA compatible con todos los operadores autorizados en Colombia, Mi Planilla, SOI y demás, con el detalle de aportes a salud, pensión, riesgos laborales, SENA, ICBF y cajas de compensación.

Es 100% web y en la nube. No requiere instalación ni servidores propios. Accedes desde cualquier dispositivo con conexión a internet, con infraestructura certificada en IBM. La suscripción mensual se calcula según el número de empleados activos, sin costos de actualización ni soporte adicional.

Sí. Heinsohn Nómina incorpora inteligencia artificial en los procesos de liquidación, cumplimiento normativo, gestión de novedades y reportes ejecutivos. El software detecta inconsistencias antes del cierre, proyecta el gasto laboral, optimiza flujos de aprobación y entrega información en tiempo real para la toma de decisiones. Diseñado para reducir el riesgo operativo y garantizar el cumplimiento normativo de forma continua.

Heinsohn incorpora cada cambio normativo, nuevo decreto del Ministerio de Trabajo, resolución de la DIAN, circular de la UGPP, directamente en la plataforma antes de que entre en vigencia. Lleva 45 años haciendo eso, lo que significa que no hay cambio en la legislación laboral colombiana que haya tomado a sus clientes por sorpresa. El resultado es una liquidación siempre al día con el SMMLV, el auxilio de transporte, las bases de cotización, la retención en la fuente y la nómina electrónica DIAN.

Sí. La mensualidad incluye implementación asistida por un líder de proyecto experto en nómina colombiana, soporte funcional, técnico y de ley con acuerdos de nivel de servicio definidos, capacitaciones y actualizaciones normativas automáticas. Sin costos ocultos ni cargos por nuevas versiones.

Sí. Heinsohn figura en el listado de empresas de software de nómina avaladas que publica la UGPP. Además del aval, la plataforma genera informes de consistencia UGPP por período para que tu equipo responda un requerimiento con la información ordenada.

Sí. Cada colaborador entra al portal de autogestión desde el navegador o desde la aplicación móvil Heinsohn HCM, donde consulta desprendibles de pago, certificados laborales y de ingresos y retenciones, solicita vacaciones y sigue el estado de sus novedades.

Un líder de proyecto con experiencia en nómina colombiana acompaña la implementación desde el diagnóstico. Se parametrizan compañías, conceptos y permisos, se importan los conceptos vigentes e históricos de tu sistema actual y se hace la salida en vivo con soporte. El plazo depende del número de compañías y de la complejidad de tus convenciones.

Heinsohn Nómina está diseñado para empresas medianas, grandes y grupos multicompañía. Para pymes y negocios en crecimiento, Heinsohn HCM reúne nómina electrónica y gestión de personal en planes según el tamaño de la empresa.