Pago de licencia de maternidad: ¿cuánto debe aportar la empresa?
En Colombia, las trabajadoras tienen derecho a un periodo de descanso remunerado obligatorio por parto o adopción. Este descanso legal corresponde a 18 semanas conforme al artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Durante este lapso, la empresa debe garantizar la continuidad en el pago del salario y realizar las respectivas novedades en nómina y seguridad social. A continuación, te explicamos cómo funciona el reconocimiento económico, el trámite de recobro ante la EPS y las mejores prácticas para liquidarlo sin inconsistencias en 2026.
¿Quién asume el pago de la licencia de maternidad y cómo opera el desembolso?
Legalmente, el empleador está obligado a pagar directamente a la trabajadora las sumas correspondientes a la licencia en los mismos períodos ordinarios de nómina (quincenal o mensual) en que venía percibiendo su remuneración. La colaboradora tiene derecho a recibir el 100% de su salario.
No obstante, el costo financiero final de esta prestación económica lo asume el Sistema General de Seguridad Social en Salud a través de la EPS (o ADRES). La empresa efectúa el pago directo al colaborador y posteriormente tramita la solicitud de reembolso o compensación ante la respectiva entidad promotora de salud.
Puntos clave sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC)
La EPS reconoce la prestación económica con base en el Ingreso Base de Cotización (IBC) reportado en la planilla PILA del mes anterior al inicio de la licencia:
- Si una trabajadora devenga un salario real de $3.500.000, pero la empresa cotizó sobre un IBC inferior (por ejemplo, $2.000.000), la EPS solo liquidará el subsidio sobre los $2.000.000 reportados. En tal escenario, la empresa está obligada por ley a cubrir la diferencia de su propio bolsillo para garantizar el salario integral de la trabajadora.
- Durante todo el período de las 18 semanas de licencia de maternidad, el empleador debe continuar realizando las cotizaciones obligatorias a salud y pensión a través de la planilla PILA con la novedad LMA (Licencia de Maternidad o Paternidad). Durante la vigencia de la novedad LMA no se realizan aportes a riesgos laborales (ARL).
Modalidades complementarias: Licencia compartida y flexible
En el marco legal colombiano actual, las familias también pueden optar por alternativas como la licencia de maternidad compartida (donde los progenitores pueden convenir distribuir de mutuo acuerdo las últimas semanas de la licencia de la madre con el padre) y la licencia parental flexible de tiempo parcial (que permite intercambiar semanas de descanso por períodos de trabajo de media jornada), figuras que deben pactarse con los empleadores y formalizarse debidamente ante las EPS.
Automatización de la licencia de maternidad en tu nómina
La liquidación de licencia de maternidad es un proceso importante que debe realizarse de forma correcta para cumplir con las leyes y normativas laborales colombianas. Por eso, debes hacerlo sin errores y de forma eficiente. Un software de nómina para pymes es una herramienta ideal para todos los procesos de nómina de tu empresa, ya que te permite optimizar la gestión y hacer las liquidaciones y pagos de forma automatizada.
Liquidar correctamente una licencia de maternidad exige reportar la novedad LMA en la planilla PILA, desglosar el pago en el Documento Soporte de Nómina Electrónica ante la DIAN y mantener al día las provisiones de prestaciones sociales (las cuales siguen causándose normalmente durante la licencia).
La implementación de un software de nómina para pymes como Heinsohn simplifica esta gestión:
- Automatización de novedades: Calcula con exactitud los días de inicio y reintegro, deducciones de ley y liquidación salarial.
- Emisión de nómina electrónica: Transmite el concepto específico de licencia de maternidad dentro del XML exigido por la DIAN.
- Portal de autogestión: Permite a la colaboradora adjuntar el certificado de nacido vivo y la licencia médica de forma digital, agilizando el trámite administrativo de recursos humanos.
Nuestra solución tecnológica, avalada por la UGPP, no solo te ayudará a calcular el pago de licencia de maternidad, sino también los aportes de seguridad social y las prestaciones para hacer las respectivas provisiones de nómina. De igual modo, el software gestiona de forma eficiente la nómina de cada colaborador para que cumplas con las normativas y mantengas satisfecho a tu personal.
Otra ventaja del software de nómina para pymes es que te ofrece un portal autogestión para que el equipo humano de tu pequeña o mediana empresa pueda reportar sus novedades, incapacidades, solicitar licencias y vacaciones, así como descargar documentos sin tener que trasladarse a una oficina.
Igualmente, la herramienta te permite obtener y enviar la nómina electrónica por la plataforma autorizada por la DIAN, lo que te evitará sanciones y multas, ya que es obligatorio cumplir con este requerimiento. Además, podrás descargar reportes e informes sobre el comportamiento de las nóminas para la toma de decisiones y para presentarse a las autoridades competentes cuando estas lo soliciten.
No esperes más para conocer los beneficios que nuestra solución puede ofrecer a tu negocio. Contamos con planes que se ajustan a tus necesidades y te ayudarán a tener una gestión optimizada de los procesos de nómina. Contáctanos en la sección de software de nómina para pymes y agendaremos una asesoría virtual donde te contaremos a detalle cómo esta herramienta hará más competitiva tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre el pago de licencia de maternidad en Colombia
¿Cuánto dura la licencia de maternidad en Colombia y cómo se remunera?
La licencia de maternidad comprende 18 semanas calendario remuneradas con el 100% del salario que devengue la trabajadora al momento de iniciar el descanso. Si el salario es variable (comisiones, horas extras habituales), la liquidación se calcula con el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo laborado si fuese menor.
¿Quién realiza el pago y quién asume el costo de la licencia de maternidad?
El pago directo quincenal o mensual lo realiza el empleador en las fechas habituales de nómina. Posteriormente, la empresa radica los soportes médicos y el registro civil ante la EPS correspondiente para obtener el reembolso total de la prestación económica.
¿Qué sucede con las prestaciones sociales durante la licencia de maternidad?
El período de licencia de maternidad no suspende el contrato de trabajo ni interrumpe el tiempo de servicio. En consecuencia, durante las 18 semanas se continúan causando con total normalidad las cesantías, los intereses sobre cesantías, la prima de servicios y las vacaciones remuneradas.
¿Qué cotizaciones a seguridad social deben mantenerse durante la licencia de maternidad?
El empleador debe mantener el pago de aportes al subsistema de salud (12,5%) y de pensión (16%) mediante la planilla PILA bajo la novedad LMA. No se generan aportes a riesgos laborales (ARL) durante el lapso de descanso, y la base para liquidar parafiscales (caja de compensación) se excluye de este auxilio económico.
¿Se puede compartir la licencia de maternidad con el padre?
Sí. La ley permite acogerse a la licencia parental compartida, mediante la cual los padres pueden acordar distribuir libremente las últimas semanas de la licencia de la madre para que el padre las disfrute, siempre que cumplan los requisitos de cotización y cuenten con el consentimiento mutuo radicado ante las respectivas EPS.