Decreto 1040 de 2026: Obligaciones del empleador frente al acoso, violencia y discriminación laboral
Desde el 5 de agosto de 2026, las empresas colombianas tienen nuevas obligaciones concretas en materia de acoso, violencia y discriminación en el trabajo. El Decreto 1040 de 2026 es un capítulo nuevo del Decreto 1072 de 2015, el estatuto reglamentario del sector trabajo, que define exactamente qué debe tener documentado, socializado y operativo el área de RRHH, y que autoriza al Ministerio del Trabajo a sancionar cuando eso no se cumple.
El decreto aplica a todos los sectores, público y privado, formal e informal, en espacios físicos y virtuales. Y su alcance es más amplio de lo que muchas empresas anticipan: no protege solo a los trabajadores con contrato activo, sino también a contratistas, aprendices, pasantes, personas en proceso de selección y personas que ya fueron despedidas.
En este artículo encontrarás qué obliga a hacer el decreto, a quiénes aplica, qué documentos debe tener tu empresa y qué situaciones operativas del área de RRHH cambian a partir de su entrada en vigencia.
Qué establece el Decreto 1040 de 2026 y por qué cambia las obligaciones del empleador
Colombia ya tiene normas sobre acoso laboral desde la Ley 1010 de 2006, modificada por la Ley 2365 de 2024. El problema era que esas normas no cubrían todas las formas de violencia que ocurren en el trabajo, no contemplaban la violencia basada en género como categoría específica y no establecían obligaciones documentales claras para el empleador más allá del comité de convivencia laboral.
La Reforma Laboral, Ley 2466 de 2025, ordenó corregir eso. El Decreto 1040 es la reglamentación que lo hace operativo, y lo hace de forma concreta: crea obligaciones con contenido mínimo definido, con plazos implícitos desde su vigencia y con un parágrafo que habilita al Ministerio del Trabajo a sancionar el incumplimiento. Para el área de RRHH, esto significa que el tema deja de ser una buena práctica y se convierte en una obligación con consecuencias verificables.
El decreto se apoya además en el Convenio 190 de la OIT, ratificado por Colombia mediante la Ley 2528 de 2025, que reconoce el derecho de toda persona a trabajar en un entorno libre de violencia y acoso, independientemente de su modalidad de vinculación.
A quiénes protege el decreto 1040: Contratistas, candidatos y personas despedidas también quedan cubiertos
La primera sorpresa para muchos equipos de RRHH es quiénes quedan cubiertos por este decreto. La protección no se limita a los trabajadores con contrato laboral vigente, abarca ocho categorías de personas:
- Trabajadores asalariados con cualquier tipo de contrato
- Personas que trabajan de forma independiente o informal
- Personas en formación: pasantes, aprendices, practicantes, judicantes
- Personas despedidas
- Personas voluntarias
- Personas en busca de empleo o en proceso de selección
- Personas que ejercen funciones de autoridad o responsabilidades de empleador
Lo que esto implica en la práctica es significativo, si un candidato en proceso de selección vive una situación de acoso durante una entrevista, el decreto aplica. Si una persona despedida denuncia haber sufrido violencia basada en género durante su vinculación, el decreto aplica. El área de RRHH debe entender que su responsabilidad frente a estas situaciones no empieza ni termina con el contrato laboral.
Las dos obligaciones documentales que el Ministerio del Trabajo ya puede sancionar: Política de prevención y protocolo de atención
El decreto crea dos documentos obligatorios para toda empresa: una política de prevención y un protocolo de atención. No son el mismo documento ni cumplen la misma función, y el decreto es explícito en que ambos deben existir, estar socializados y actualizarse anualmente. El Ministerio del Trabajo puede sancionar con los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo tanto la ausencia de estos documentos como la falta de socialización.
Tener el documento guardado no es suficiente, el decreto exige que todas las personas que trabajan en la organización, sin importar su vínculo, lo conozcan y tengan acceso a él.
Qué debe contener la política de prevención
La política es el marco institucional: los principios, compromisos y declaraciones de la empresa frente al acoso, la violencia y la discriminación. El decreto define siete elementos mínimos que debe incluir:
- Construcción participativa con trabajadores y sindicatos, con enfoque de género, diferencial e interseccional.
- Principios rectores: dignidad humana, igualdad, equidad de género, respeto, confidencialidad, no revictimización y debida diligencia.
- Declaración institucional de cero tolerancias frente a cualquier forma de acoso, violencia o discriminación.
- Identificación de derechos y deberes de empleadores, trabajadores, contratistas y terceros vinculados.
- Acciones de prevención y promoción: campañas, capacitaciones, formación continua.
- Mecanismo de evaluación y seguimiento con indicadores, responsables y frecuencia de reporte.
- Articulación con el SG-SST, el comité de convivencia laboral y las instancias de atención de casos de acoso sexual y violencias de género.
Qué debe contener el protocolo de atención
El protocolo es el instrumento operativo: cómo se detecta, atiende, investiga y cierra un caso. El decreto define nueve elementos mínimos:
- Ruta de atención integral con fases de orientación, recepción, investigación, protección y cierre.
- Canales seguros y confidenciales de denuncia, accesibles a todos —incluidos contratistas, aprendices y personal temporal.
- Designación de responsables: comités, áreas de talento humano, oficinas de control interno o comités de género.
- Medidas de protección inmediata a la víctima y testigos, con principio de no revictimización.
- Garantía de debida diligencia en la investigación: imparcialidad y celeridad.
- Acciones preventivas y correctivas derivadas de los hallazgos: sanciones, ajustes organizacionales, capacitación.
- Difusión y capacitación sobre el protocolo en medios digitales y físicos, en lenguaje claro e incluyente.
- Recopilación y reporte estadístico de casos, respetando la protección de datos y el anonimato.
- Articulación con entidades externas: Ministerio del Trabajo, Fiscalía, Procuraduría, Defensoría del Pueblo.
Qué debes actualizar en el reglamento interno de trabajo y los contratos
Además de los dos documentos anteriores, el decreto obliga a los empleadores a incorporar sus disposiciones en los reglamentos internos de trabajo y en los contratos laborales y demás formas de vinculación. Esto significa que los reglamentos internos vigentes antes del 5 de agosto de 2026 que no contemplen estas disposiciones deben actualizarse.
En la práctica, el área de RRHH debe revisar tres cosas: que el reglamento interno incluya las definiciones y principios del decreto, que los contratos de trabajo y órdenes de servicio hagan referencia a la existencia y vinculatoriedad de la política y el protocolo, y que haya evidencia de que esa información fue comunicada a cada persona al momento de su vinculación.
Tres protecciones del decreto que cambian cómo el área de RRHH gestiona un caso activo de acoso o violencia
El decreto crea protecciones específicas para las personas que denuncian, con consecuencias directas sobre cómo el área de RRHH puede gestionar ciertos procesos.
Terminaciones de contrato en los seis meses posteriores a una denuncia: Cuándo carecen de efecto legal
Cualquier terminación unilateral del contrato o destitución que ocurra dentro de los seis meses siguientes a la presentación de una denuncia de acoso o violencia laboral carece de efecto legal, siempre que se verifique la ocurrencia de los hechos denunciados.
Esto no significa que el empleador no pueda terminar contratos durante ese período, pero sí que cualquier decisión de ese tipo queda expuesta a impugnación y debe estar plenamente justificada en causas ajenas a la denuncia.
Cuando suspender la evaluación de desempeño por dictamen médico relacionado con acoso laboral
Cuando una víctima de acoso o violencia laboral presenta un dictamen de su EPS relacionado con la situación, la evaluación de desempeño se suspende por el tiempo que determine ese dictamen médico. Para el área de RRHH, esto implica tener un mecanismo que permita pausar el proceso de evaluación de un trabajador específico sin que eso afecte el ciclo general, y mantener trazabilidad sobre la razón de esa pausa.
Derecho de no confrontación en casos de violencia basada en género
En casos de violencia basada en género, la víctima tiene derecho a no ser confrontada con el presunto agresor en ninguna etapa del procedimiento interno. Adicionalmente, puede solicitar traslado de área o que el empleador tome medidas para evitar cualquier interacción con la persona investigada. El área de RRHH debe poder gestionar esa separación operativa desde el momento en que se activa la ruta de atención, sin esperar a que haya una resolución del caso.
El decreto no solo crea obligaciones documentales, crea obligaciones de gestión activa. La diferencia entre tener una política y saber activarla cuando ocurre un caso es exactamente lo que el Ministerio del Trabajo va a verificar.
Cómo el software de Gestión Humana de Heinsohn acompaña el cumplimiento del Decreto 1040
El Decreto 1040 crea obligaciones que viven en el corazón de los procesos de gestión humana: evaluación de desempeño, procesos disciplinarios, clima organizacional y bienestar. Gestionar esas obligaciones en herramientas genéricas o procesos manuales genera brechas de trazabilidad que son exactamente lo que el Ministerio del Trabajo busca cuando inspecciona.
El software de Recursos Humanos de Heinsohn contempla módulos específicos que conectan directamente con las obligaciones del decreto.
- El módulo de procesos disciplinarios permite registrar, gestionar y hacer seguimiento a casos con trazabilidad completa del expediente.
- El módulo de gestión del desempeño permite suspender evaluaciones individuales sin afectar el ciclo general, con registro de la razón y el período de suspensión.
- El módulo de clima organizacional con inteligencia artificial permite detectar señales tempranas de deterioro en el ambiente laboral antes de que escalen a situaciones formales de acoso o violencia.
- El módulo de bienestar y encuestas facilita la recopilación anónima de información que el decreto exige reportar estadísticamente.
| Dimensión | Sin sistema especializado | Con Heinsohn Gestión Humana |
|---|---|---|
| Registro de casos de acoso o violencia | Manual, disperso en correos y actas | Trazabilidad integrada en el módulo disciplinario |
| Suspensión de evaluación de desempeño | Ajuste manual en el proceso general | Pausa individual con registro de causa y período |
| Detección temprana de clima laboral | Encuestas periódicas sin análisis sistemático | Clima organizacional con IA y alertas |
| Documentación del protocolo y política | Archivos estáticos sin control de versiones | Gestión documental integrada al proceso |
| Reporte estadístico de casos | Construcción manual para cada requerimiento | Exportable desde el módulo de seguimiento |
| Separación operativa víctima-agresor | Coordinación informal entre áreas | Gestionable desde el perfil del trabajador |
| Evidencia ante inspección del Ministerio | Reconstrucción manual del expediente | Información consolidada y auditable |
- Verifica que tu empresa tenga una política de prevención de acoso, violencia y discriminación con los siete elementos mínimos que define el decreto —no basta con tener un documento de convivencia laboral genérico.
- Confirma que el protocolo de atención esté redactado con los nueve elementos mínimos, incluyendo la ruta de atención integral y los canales de denuncia accesibles a contratistas y personal temporal.
- Revisa que ambos documentos hayan sido socializados con todas las personas que trabajan en la organización, con evidencia de esa socialización —el decreto exige actualización y difusión anual.
- Actualiza el reglamento interno de trabajo para incorporar las definiciones y principios del decreto, conforme a las Leyes 2365 de 2024, 2466 de 2025 y 2528 de 2025.
- Revisa los contratos de trabajo y órdenes de servicio vigentes para verificar que hagan referencia a la política y el protocolo.
- Establece un mecanismo para suspender la evaluación de desempeño de un trabajador cuando presente dictamen EPS relacionado con acoso o violencia laboral, con registro de la causa y el período.
- Define el procedimiento interno para garantizar la separación entre víctima y presunto agresor desde el momento en que se activa la ruta de atención —sin esperar resolución del caso.
- Verifica que el comité de convivencia laboral esté articulado con el protocolo y que sus funciones estén actualizadas conforme al nuevo marco normativo.
- Documenta los canales de denuncia disponibles y confirma que son accesibles en formatos digitales y físicos, en lenguaje claro.
- Establece un sistema de recopilación y reporte estadístico de casos que proteja los datos personales y garantice el anonimato de las personas involucradas.
¿Tu empresa tiene lo que el Ministerio del Trabajo puede pedirte hoy?
El Decreto 1040 de 2026 entró en vigencia el 5 de agosto de 2026. No tiene período de gracia para la implementación, las obligaciones documentales, de socialización y de gestión de casos son exigibles desde esa fecha. El Ministerio del Trabajo puede verificar su cumplimiento en el marco de sus funciones de inspección, vigilancia y control, y sancionar tanto la ausencia de los documentos como la falta de evidencia de socialización.
Para el área de RRHH, el riesgo está en no tener un proceso claro cuando ocurre un caso: sin ruta de atención definida, sin responsables designados y sin trazabilidad del expediente, la gestión de una denuncia de acoso o violencia laboral puede convertirse en un pasivo mayor que la multa misma.
¿Tu empresa tiene los documentos que el decreto exige y la evidencia de que están socializados? Si quieres revisar cómo el software de Gestión Humana de Heinsohn puede acompañar esa implementación, escríbenos y un especialista evalúa tu situación sin costo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Decreto 1040 de 2026?
Es el decreto expedido por el Ministerio del Trabajo el 5 de agosto de 2026 que reglamenta las obligaciones de empleadores frente al acoso, la violencia basada en género y la discriminación en el ámbito laboral. Adiciona el Capítulo 8 al Decreto 1072 de 2015 y desarrolla disposiciones de las Leyes 1010 de 2006, 2365 de 2024, 2466 de 2025 y 2528 de 2025.
¿A quiénes aplica el Decreto 1040 de 2026?
Aplica a todos los sectores, público y privado, formal e informal. Protege no solo a trabajadores con contrato laboral activo, sino también a contratistas, aprendices, pasantes, personas en proceso de selección, personas despedidas y voluntarios. Cubre espacios físicos y virtuales.
¿Qué diferencia hay entre la política de prevención y el protocolo de atención?
La política es el marco institucional: los principios, compromisos y declaración de cero tolerancias de la empresa. El protocolo es el instrumento operativo: cómo se detecta, atiende, investiga y cierra un caso concreto. El decreto exige ambos documentos con contenidos mínimos definidos, y ambos deben estar socializados y actualizarse anualmente.
¿Qué pasa si una empresa no tiene la política o el protocolo?
El Ministerio del Trabajo puede sancionar en el marco de los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo, tanto por la ausencia de los documentos como por la falta de socialización. La sanción aplica independientemente de que haya o no un caso de acoso activo en la empresa.
¿El decreto aplica a los contratistas y proveedores?
Sí. El decreto protege a personas que trabajan bajo cualquier modalidad de vinculación, incluyendo contratos de prestación de servicios. Adicionalmente, obliga a que los canales de denuncia sean accesibles para contratistas, aprendices y personal temporal o en misión.
¿Qué es la presunción de discriminación que menciona el decreto?
En casos donde se discuta si hubo un trato discriminatorio, el decreto establece que opera una presunción a favor de la víctima: quien ejecutó el presunto acto discriminatorio debe demostrar que no lo fue. La simple negación de los hechos puede ser insuficiente, especialmente cuando hay asimetría de poder en la relación laboral.
¿Qué obligaciones tiene el empleador cuando hay una denuncia activa?
Debe activar la ruta de atención del protocolo, garantizar la separación entre víctima y presunto agresor, proteger a la víctima y testigos frente a represalias, suspender la evaluación de desempeño si hay dictamen médico relacionado y abstenerse de terminar el contrato de la víctima dentro de los seis meses siguientes a la denuncia sin justificación ajena al caso.