Organigrama de una empresa: Qué es, tipos y cómo hacerlo

Un organigrama desactualizado es el primer síntoma visible de una empresa que creció más rápido que su estructura: dos personas responden por la misma tarea, una decisión se detiene tres días porque nadie sabe quién debe firmarla, y el área de talento humano se entera de una vacante crítica cuando ya generó fricción operativa. 

El organigrama de una empresa es la herramienta que evita ese desorden, porque representa gráficamente cargos, departamentos y líneas de reporte, y en Colombia se conecta directamente con instrumentos de gestión que sí tienen respaldo normativo, como el reglamento interno de trabajo y el manual de funciones. 

A partir de esa conexión legal, en esta guía te contamos qué es un organigrama, qué tipos existen, cómo se construye paso a paso y cómo se relaciona con las obligaciones que toda empresa colombiana debe reflejar en su estructura, incluidos los cambios que trajo la reforma laboral vigente. 

Qué es un organigrama de una empresa y para qué sirve 

Un organigrama de una empresa es la representación gráfica de su estructura interna: muestra cargos, departamentos, niveles jerárquicos y líneas de reporte, y funciona como herramienta de gestión para evitar duplicidad de funciones y clarificar la cadena de mando. Construido con ese propósito, un organigrama resuelve tres problemas concretos antes de que se conviertan en fricción operativa:  

• Evita que dos personas asuman la misma responsabilidad sin coordinarse entre sí, 
• Clarifica a quién debe escalar una decisión un colaborador cuando su jefe directo no está disponible,  
• y facilita la comunicación interna, porque cada persona entiende su lugar dentro del flujo de autoridad de la organización. 

Ese ordenamiento es la base sobre la que se construye la gestión del talento humano de la empresa, porque procesos como la selección, la evaluación de desempeño o la planeación de cargos nuevos pierden su punto de referencia en cuanto la estructura que los sostiene deja de estar clara. 

Tipos de organigrama de una empresa: Cuáles existen y cuándo usar cada uno 

Existen cuatro tipos de organigrama que concentran la mayoría de las aplicaciones prácticas: vertical, horizontal, funcional y matricial. A partir de ahí, la forma en que se representan gráficamente da lugar a variantes como el circular y el mixto, que no son categorías nuevas sino formas distintas de dibujar la misma jerarquía. 

Es el modelo más tradicional, la autoridad desciende desde la gerencia general hasta los cargos operativos en forma de pirámide. Funciona bien cuando la empresa necesita una cadena de mando explícita y decisiones centralizadas, aunque en operaciones muy grandes puede volver lentos los procesos que dependen de varias firmas.

Organigrama horizontal de una empresa: Menos niveles, decisiones más rápidas 

El organigrama horizontal reduce los niveles jerárquicos y distribuye la autoridad de forma más plana, de izquierda a derecha, frente al control centralizado del modelo vertical. Es el modelo que suelen adoptar empresas jóvenes o equipos pequeños donde la agilidad en la toma de decisiones pesa más que la jerarquía estricta.

Organigrama funcional de una empresa: Cada área reporta a su propia gerencia 

El organigrama funcional agrupa a los colaboradores según su área, finanzas, mercadeo, producción, gestión humana, y cada una reporta a su propia gerencia. Es el modelo más común en empresas medianas que ya diferenciaron sus procesos internos con claridad y priorizan la especialización sobre la velocidad de decisión. 

Organigrama circular de una empresa: La dirección en el centro, no en la cúspide 

El organigrama circular ubica a la dirección en el centro y a las demás áreas en círculos concéntricos alrededor. No elimina la jerarquía, pero la representa de una forma que reduce la sensación de distancia entre los niveles, y por eso se usa en culturas organizacionales que quieren proyectar horizontalidad sin renunciar a la estructura funcional de fondo. 

Organigrama matricial y mixto: Cuando un colaborador responde a dos líneas de reporte 

El organigrama matricial cruza dos líneas de reporte a la vez: una funcional, hacia el área a la que pertenece el colaborador, y otra de proyecto, hacia el líder con el que trabaja de forma temporal. El organigrama mixto combina tramos verticales con conexiones horizontales entre áreas, y es habitual en empresas medianas que están migrando de una estructura tradicional hacia una más colaborativa. 

Estructura organizacional: Qué es y cómo se relaciona con el organigrama 

La estructura organizacional es el sistema de relaciones, jerarquías y flujos de autoridad que sostiene a una empresa; el organigrama es apenas la representación gráfica de esa estructura. Una empresa puede tener una estructura organizacional funcional, divisional o matricial, y el organigrama es simplemente el dibujo que la hace visible. Esta distinción importa en la práctica porque un organigrama puede quedar bonito en el papel sin reflejar la estructura real de la operación, y cuando eso ocurre, el diagrama deja de cumplir su función: ya no ayuda a nadie a entender a quién debe reportar o consultar una decisión. 

¿Tu organigrama refleja tu operación real?  Cada cambio que no se actualiza es una línea de reporte que deja de ser confiable para quien la necesita. Conoce cómo hacerlo más fácil.  

Cómo hacer un organigrama de una empresa paso a paso 

Construir o actualizar un organigrama combina análisis funcional con diseño visual, y conviene seguirlo en este orden: 

1. Definir el alcance. Decide si el organigrama cubrirá toda la organización o solo un área específica, como talento humano o comercial. 
2. Listar las funciones reales del negocio. Agrúpalas por áreas o departamentos, ventas, finanzas, producción, antes de pensar en nombres o cargos. 
3. Asignar responsables y establecer la cadena de mando. Define con precisión quién reporta a quién, sin dejar zonas grises entre áreas. 
4. Dimensionar cada equipo. Cuántas personas tiene cada área ayuda a calcular cargas de trabajo y necesidades de nuevas contrataciones. 
5. Elegir el tipo de organigrama. Selecciona entre vertical, horizontal, funcional, matricial, circular o mixto según la cultura y el tamaño de la empresa. 
6. Diseñar la representación visual. Usa una herramienta de diagramación o un software de gestión humana que ya administre cargos y perfiles. 
7. Planificar actualizaciones periódicas. Lo ideal es revisarlo cada trimestre o cada vez que haya una reestructuración, nuevos ingresos o movimientos internos. 

Ese último paso es donde falla la mayoría de las empresas: un organigrama diseñado en una herramienta de diseño gráfico se desactualiza en cuanto hay una contratación o un cambio de cargo, y rara vez alguien vuelve a corregirlo hasta la próxima auditoría. 

Ese riesgo de desactualización empieza incluso antes, en el paso 3, porque asignar responsables depende de que la empresa ya sepa a quién está poniendo en cada cargo. Definir quién ocupa cada posición del organigrama comienza por unas buenas técnicas de selección de personal, porque el organigrama solo es tan confiable como el proceso que decide quién entra a cada cargo. 

Organigrama de una empresa pequeña: Cómo estructurarlo sin sobrecomplicarlo 

Forzar una estructura sobredimensionada en una empresa pequeña genera burocracia innecesaria, y una estructura demasiado simple en una empresa mediana o grande genera cuellos de botella. La estructura debe ajustarse al tamaño real de la operación. 

Organigrama, manual de funciones y reglamento interno de trabajo: La conexión legal que muchas empresas pasan por alto 

Colombia no exige por ley un organigrama formal para empresas privadas, aunque sí obliga a documentar la estructura de cargos y funciones a través de instrumentos que están directamente conectados con él. Un organigrama sin manual de funciones ni reglamento interno de trabajo es solo un dibujo, porque no tiene el respaldo documental que sostiene lo que representa. 

El manual de funciones es obligatorio en el sector público bajo el Decreto 1083 de 2015, que exige que cada empleo cuente con un manual aprobado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. En el sector privado no hay una obligación legal explícita, pero sí es una práctica de gobernabilidad ampliamente recomendada, y debe cubrir cuatro elementos por cargo: 

• La identificación del empleo dentro de la estructura. 
• El contenido funcional: propósito principal y funciones esenciales del cargo. 
• Las competencias comportamentales y funcionales exigidas. 
• Los requisitos de formación y experiencia. 

El reglamento interno de trabajo cumple un rol complementario a ese manual. Según el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo, es el conjunto de normas que rige las condiciones a las que se sujetan empleador y trabajadores, y el artículo 108 detalla las disposiciones que debe contener, entre ellas la referencia a la estructura de mando. Es, en la práctica, el documento que formaliza por escrito la cadena de reporte que el organigrama solo dibuja. 

Los comités obligatorios del SG-SST dentro del organigrama: COPASST y Comité de Convivencia Laboral 

Toda empresa colombiana debe integrar dentro de su organigrama, formal o informal, los órganos que exige el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, aunque estos comités sean paritarios y no respondan a la línea jerárquica. Dejarlos fuera del diagrama, aun sabiendo que no reportan a nadie dentro de la cadena de mando, deja un vacío frente a quien audita el cumplimiento del SG-SST. 

Cómo impacta la Ley 2466 de 2025 al organigrama de nómina y cumplimiento 

La Ley 2466 de 2025, que modificó el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 50 de 1990, no cambia el dibujo del organigrama, pero sí presiona los cargos y las áreas que ese dibujo debe reflejar, sobre todo en nómina y cumplimiento. 

El recargo nocturno, por ejemplo, pasó a 80% desde julio de 2025 y sube de forma escalonada hasta 100% según el cronograma que fija la ley, mientras que el recargo dominical y festivo ya pasó de 75% a 100%. Ese ajuste obliga a las áreas de nómina a revisar sus procesos de cálculo y, en muchos casos, a crear o reforzar un cargo de control de nómina y cumplimiento dentro del organigrama. 

La ley restringe además la contratación por prestación de servicios y prohíbe la tercerización de labores misionales permanentes, lo que obliga a algunas empresas a vincular directamente a personal antes contratado por terceros. Ese cambio, cuando aplica, amplía el organigrama con cargos internos que antes no existían en la estructura formal de la compañía. 

El organigrama que se desactualiza apenas se dibuja: El problema de mantenerlo en Excel o PowerPoint 

Un organigrama diseñado en una herramienta de diseño o en una hoja de cálculo empieza a perder vigencia desde el primer movimiento de personal que ocurre después de publicarlo. La siguiente contratación, el siguiente ascenso o la siguiente reestructuración quedan fuera del dibujo hasta que alguien se acuerda de corregirlo. 

Ese desfase tiene un costo que rara vez se mide: decisiones que se toman sobre una estructura que ya no existe, procesos de selección que definen un cargo distinto al que aparece en el organigrama oficial, y comités de SG-SST que un auditor no encuentra representados en ningún lado.

 Estructura y mantén actualizado tu organigrama dentro de un software de gestión humana que conecta los cargos, los perfiles y los movimientos de personal en un mismo lugar: cuando el sistema ya registra una contratación o un cambio de cargo, el organigrama se ajusta con esa misma información, sin que alguien tenga que rehacer el diagrama desde cero. 

Ejemplos de organigrama de una empresa: De grandes compañías a un área real de Gestión Humana 

Ejemplos reales colombianos ilustran cómo se aplican estos modelos en la práctica. Bancolombia usa un esquema mixto que combina niveles jerárquicos con conexiones entre áreas y sucursales, el SENA se organiza de forma funcional según sus áreas de gestión, y Juan Valdez mantiene una estructura vertical tradicional con funciones bien definidas por nivel. 

Otro ejemplo, es el organigrama de un área de gestión humana en una empresa mediana en crecimiento, de alrededor de 200 empleados:  

• director o directora de RR. HH. en la cúspide,  
• seguido de un HR Business Partner,  
• un responsable de selección,  
• un responsable de desarrollo y formación,  
• un técnico o técnica de personas y  
• un administrativo o administrativa laboral. 

Ese nivel de especialización funcional es también la base de unos procesos de gestión humana bien definidos, porque cada responsabilidad tiene un dueño claro dentro de la estructura. 

Plantilla de organigrama de una empresa: Qué debe incluir 

Antes de abrir cualquier herramienta de diseño, conviene tener claro qué elementos no pueden faltar en la plantilla, sin importar si se construye en PDF, en Word o en un software especializado. Cada elemento del organigrama debe poder validarse contra un documento concreto, no quedar como una etiqueta suelta dentro del diagrama. 

Un organigrama actualizado es la evidencia visual de que la empresa sabe quién es responsable de cada función, cada cifra de nómina y cada obligación frente al SG-SST. Los tipos, los pasos y la conexión con el manual de funciones y el reglamento interno de trabajo que cubrió esta guía son, en conjunto, la diferencia entre un diagrama decorativo y una herramienta de gestión real. 

El costo de no resolverlo tiene consecuencias concretas: un organigrama desactualizado deja zonas grises frente a una auditoría de UGPP o del SG-SST, ralentiza decisiones que dependen de una cadena de mando poco clara y expone a la empresa a duplicar cargos que la Ley 2466 de 2025 ya presiona a definir con precisión, sobre todo en nómina y cumplimiento. 

Con esa base clara, es importante llevar la teoría a una estructura concreta, revisada con la misma disciplina con la que se revisa cualquier otro proceso crítico de la empresa. 

Lo que debes tener claro antes de cerrar esta guía 

• Elegir el tipo de organigrama según el tamaño real de la operación, no según lo que se vea mejor en un diseño: una pyme rara vez necesita más de cuatro áreas básicas. 
• Respaldar el organigrama con el manual de funciones y el reglamento interno de trabajo (arts. 104 y 108 del CST), porque sin esos documentos el diagrama no tiene sustento legal. 
• Incluir explícitamente al COPASST y al Comité de Convivencia Laboral (Ley 1010 de 2006, ajustado por la Resolución 3461 de 2025), aunque no tengan relación jerárquica directa. 
• Revisar el organigrama al menos cada trimestre, y de forma obligatoria cada vez que la Ley 2466 de 2025 obligue a crear o reforzar cargos de nómina y cumplimiento. 
• Actualizar el organigrama en el mismo sistema donde se gestionan los cargos y el personal, en lugar de mantenerlo como un archivo aparte que nadie recuerda corregir. 

Cuando el organigrama se sostiene sobre la misma información que ya administra el área de talento humano, deja de ser un archivo que alguien tiene que perseguir y corregir a mano. Conoce cómo el módulo de estructura organizacional y organigrama de Heinsohn Gestión Humana mantiene esa información conectada con cada cargo, perfil y movimiento de personal. 

Preguntas frecuentes sobre el organigrama de una empresa

¿Qué es el organigrama de una empresa? 

Es la representación gráfica de su estructura interna: cargos, departamentos, niveles jerárquicos y líneas de reporte, diseñada para evitar duplicidad de funciones y clarificar la cadena de mando. 

¿Cuáles son los 4 tipos de organigramas? 

Los cuatro tipos más citados son el vertical, el horizontal, el funcional y el matricial. A partir de ellos existen variantes por representación gráfica, como el circular y el mixto. 

¿Cuáles son las 7 áreas funcionales de una empresa?  

Como marco de gestión, no como exigencia legal, suelen citarse dirección general, producción u operaciones, comercial y ventas, marketing, finanzas y contabilidad, gestión humana, y compras y logística. 

¿Cuáles son los 5 niveles jerárquicos de una empresa?  

Como marco de referencia de administración, se citan la alta dirección, la gerencia media, las jefaturas o coordinaciones, la supervisión y el nivel operativo. 

¿Es obligatorio tener un organigrama en una empresa privada en Colombia? 

No existe una obligación legal explícita para el sector privado. En el sector público sí es obligatorio el manual de funciones, según el Decreto 1083 de 2015. 

¿Cada cuánto se debe actualizar el organigrama de una empresa?  

Lo recomendable es revisarlo al menos cada trimestre, y de forma inmediata ante cualquier reestructuración, contratación o cambio de cargo.