Preguntas frecuentes sobre el servicio Outsourcing de Nómina de Heinsohn
El servicio de Outsourcing de nómina de Heinsohn opera hoy la liquidación de más de 250 mil colaboradores al mes, para más de 100 clientes, con el mismo software propio que la compañía vende como producto SaaS. No es un proveedor que subcontrata un software de terceros para operar tu nómina.
En esta guía respondemos las preguntas que más recibe el equipo de Gestión Humana o Finanzas antes de decidir tercerizar la nómina: qué incluye el servicio, cómo es el proceso, qué pasa con los empleados y cómo se compara frente a comprar el software directamente.
El Outsourcing de nómina y administración de personal de Heinsohn cubre todo el ciclo de vida del colaborador, desde la contratación hasta la desvinculación, con un equipo experto en temas laborales y tributarios, respaldado por auditorías internas y una cobertura que hoy llega a seis países.
¿Qué es el servicio de Outsourcing de nómina y administración de personal de Heinsohn?
El Outsourcing de nómina es el servicio mediante el cual Heinsohn opera, con su propio equipo y software, todo el proceso de liquidación de nómina y administración de personal de una empresa, en lugar de que la empresa lo opere internamente con su propio equipo.
La diferencia frente a un proveedor de BPO genérico es que en Heinsohn no subcontratamos un software de terceros. Puedes revisar qué es el outsourcing de nómina y cómo terceriza la gestión de payroll para una introducción más amplia al concepto.
¿Qué incluye el alcance del servicio de Outsourcing de Nómina dentro del ciclo de vida del colaborador?
El servicio cubre tres frentes dentro del ciclo de vida del colaborador: la liquidación de nómina en sí (cálculo, prestaciones legales y extralegales, seguridad social, provisiones, medios magnéticos, nómina electrónica), la administración de personal (afiliaciones, contratos, gestión documental, paz y salvos, cartas para fondos de cesantías) y, de forma adicional, la gestión de incapacidades.
Estos tres frentes se pueden contratar juntos o por separado, según lo que la empresa ya resuelve internamente y lo que quiere delegar. Puedes revisar cómo funciona el outsourcing de nómina dentro de una empresa.
¿Para qué tamaño de empresa está pensado el servicio de Outsourcing?
El servicio está pensado para empresas medianas y grandes, con volúmenes de nómina donde sostener un equipo interno completo (nómina, administración de personal, actualización normativa) deja de ser tan eficiente como delegarlo en un proveedor especializado.
El servicio se dimensiona según el tamaño y los procesos particulares de cada empresa, no existe un paquete único ni una tarifa fija. Puedes revisar cuándo conviene escoger la tercerización de nómina y qué implica el outsourcing de nómina empresarial.
¿Cómo es el proceso de implementación del servicio?
La implementación arranca con un levantamiento de información sobre los procesos actuales de la empresa, a partir del cual se dimensiona el equipo requerido (consultor, coordinador, líder) según la complejidad del cliente. El tiempo de implementación varía entre dos y tres meses, dependiendo del volumen de la operación.
Después de implementar, empieza la operación regular: recepción de novedades por autogestión, plantillas de Excel o integraciones API, con un cronograma de trabajo que define fechas clave como el corte de novedades de cada ciclo. Puedes revisar qué debe tener un contrato de outsourcing en Colombia.
¿Cuánto tarda Heinsohn en enviar una propuesta comercial?
Después del levantamiento de información, la estimación del servicio toma entre uno y dos días, y la propuesta completa no debería demorar más de cinco días hábiles en llegar al cliente.
¿Qué equipo de personas opera la nómina cuando se terceriza con Heinsohn?
La operación queda a cargo de un equipo interdisciplinario con varios niveles: consultores o analistas de nómina, coordinación, liderazgo y gerencia. Todo el equipo conoce temas laborales y tributarios, y cada reforma de ley que afecta la nómina se valida con soporte legal de firmas de abogados externas antes de parametrizarse en el software.
Esto es distinto de contratar directamente a una o dos personas para operar la nómina: la empresa accede a un equipo completo, con respaldo legal permanente, sin tener que armarlo ni sostenerlo internamente.
Delegar la operación de tu nómina no debería significar perder el control sobre su cumplimiento. Conoce el servicio.
¿Qué es el modelo In Site y Off Site, y cuándo conviene cada uno?
In Site es el modelo en el que el personal de Heinsohn trabaja desde las instalaciones del cliente, mientras que Off Site opera de forma remota desde la operación de Heinsohn. La elección entre uno y otro depende de qué tan integrado necesita estar el equipo de nómina con el día a día presencial de la empresa, más que de una diferencia en el alcance del servicio.
Puedes revisar las diferencias entre staffing y BPO para entender mejor cómo se dimensiona cada modelo de personal.
¿Los empleados pierden el portal de autoservicio si la empresa terceriza la nómina?
No. Tercerizar la nómina no significa que los colaboradores se queden sin un canal directo para resolver sus trámites: siguen entrando al mismo portal y a la misma aplicación móvil de autoservicio, sin depender de escribirle a alguien del equipo de RRHH cada vez que necesitan un certificado o quieren solicitar una vacación.
Esta es una de las objeciones más comunes antes de tercerizar, y la respuesta está en que la plataforma de autogestión para los colaboradores es la misma, tercerizada o no. Puedes revisar qué gana el colaborador con el outsourcing de nómina.
¿Qué trámites pueden resolver los colaboradores desde la plataforma de autogestión?
Desde la plataforma, los colaboradores pueden gestionar ausentismos (incapacidades, vacaciones disfrutadas, licencias remuneradas y no remuneradas), trámites laborales (descuentos AFC y APV, cambio de cuenta bancaria, traslados de EPS, AFP o cesantías, cambio de centro de costos o de cargo) y consultas (certificado laboral, comprobantes de pago, comprobante de seguridad social, certificado de ingresos y retenciones, reporte de depuración de retención en la fuente).
Ese es el mismo nivel de autoservicio que ya conocen los usuarios del software de nómina de Heinsohn, no una versión reducida por estar en un esquema de Outsourcing.
¿Cómo protege el servicio de outsourcing la información de la nómina?
Los procesos del servicio de Outsourcing están certificados bajo ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 27001 (seguridad de la información) e ISAE 3402 (controles en organizaciones de servicios), certificaciones que suelen exigir las entidades financieras precisamente por el nivel de seguridad y control que representan.
Esto responde directamente a una de las dudas más frecuentes antes de tercerizar: los datos de nómina son información sensible, y el respaldo de esas certificaciones es lo que sostiene la confianza de delegarlos a un tercero.
¿Cómo respalda el servicio una auditoría de la UGPP?
El software con el que Heinsohn opera la nómina está avalado por la UGPP, y el servicio incluye además una auditoría específica según los requerimientos que ese ente exige, como parte de los servicios adicionales del Outsourcing.
Esa combinación (software avalado y auditoría propia) responde a la objeción más común frente a tercerizar, que la empresa pierda visibilidad de su cumplimiento normativo justo en el proceso que más la expone a una sanción.
¿El servicio de Outsourcing incluye la gestión de incapacidades?
Sí, como un frente adicional dentro del servicio. Cuando una empresa paga una incapacidad, ese valor se convierte en una cuenta por cobrar ante la EPS o la ARL que, si no se gestiona activamente, termina perdiéndose y se vuelve un gasto en lugar de un ingreso recuperado.
Este es un servicio con su propio nivel de profundidad, así que, si tu empresa quiere resolver específicamente ese problema, puedes revisar la gestión de recobro de incapacidades de Heinsohn.
¿El servicio cubre países además de Colombia?
Sí. El Outsourcing de nómina de Heinsohn tiene cobertura en Colombia, Perú, Ecuador, Panamá, Costa Rica y Guatemala, lo que permite a una empresa con operación regional trabajar con un solo proveedor y un solo estándar de servicio en lugar de coordinar distintos proveedores locales en cada país.
¿Es más económico tercerizar la nómina que operarla internamente?
No existe una tarifa fija ni un rango de precio exacto, el servicio se dimensiona según el tamaño de la empresa y la complejidad de sus procesos, así que la única forma de comparar el costo real es con una cotización específica.
Nuestra propuesta de valor consiste en que el servicio incluye software propio, portal de autoservicio y un nivel de auditoría que muchas empresas terminan valorando más que el precio más bajo posible. Puedes revisar las ventajas del outsourcing de nómina para una comparación más amplia frente al proceso interno.
¿Qué valores agregados incluye el servicio más allá de la operación mensual?
El outsourcing de nómina incluye diagnósticos y asesorías desde la implementación, capacitación continua al personal del cliente en el manejo de nuevas funcionalidades y normativas, invitación a webinars sobre reformas y mejores prácticas, auditorías internas de calidad al proceso, boletines informativos sobre nuevas leyes y decretos, e informes gerenciales de indicadores como planta, pasivo vacacional y ausentismos.
Estos valores agregados son la respuesta a una preocupación frecuente: que el proveedor desaparezca después de firmar el contrato y solo vuelva a aparecer si algo falla.
¿Qué diferencia al servicio de Heinsohn de otros proveedores de Outsourcing de nómina?
La primera diferencia es que el software es propio, la mayoría de proveedores de BPO de nómina no tiene su propio software y depende de terceros, algo que en Heinsohn no ocurre. La segunda es el portal de autoservicio para colaboradores, que se mantiene igual de robusto tercerizado o no.
A eso se suma un nivel de auditoría interna exhaustivo sobre el proceso y una rotación de personal experto históricamente baja, lo que le da continuidad al cliente frente a un problema común del sector: perder al consultor que conocía la operación justo cuando más se necesitaba. Puedes revisar cómo evaluar a un proveedor de outsourcing de nómina antes de decidirte por cualquiera.
¿Qué diferencia hay entre contratar el Outsourcing y comprar el software de nómina (SaaS)?
Como SaaS, tu empresa paga un arrendamiento mensual por el uso del software y tu propio equipo opera la nómina. Como Outsourcing, Heinsohn opera el proceso completo con su propio equipo y tu empresa se libera de esa carga operativa.
La decisión no es definitiva, una empresa puede empezar en SaaS y migrar a Outsourcing más adelante, o, al contrario, sin cambiar de plataforma porque ambos modos usan el mismo software. Si tu equipo está evaluando específicamente comprar el software y operarlo internamente, la guía de preguntas frecuentes de Heinsohn Nómina profundiza en esa decisión desde el otro lado. Puedes revisar también por qué la tercerización de nómina es una decisión estratégica.
Tercerizar la nómina es delegar el proceso, no el riesgo de no entenderlo
Las preguntas que un equipo de Gestión Humana o Finanzas hace antes de tercerizar suelen ser sobre qué tanto control conserva la empresa y qué tan expuesta queda si algo falla.
Sostener un equipo interno de nómina sin actualización normativa constante, sin auditoría propia y sin la profundidad de un equipo especializado tiene un costo que aparece el día de una auditoría de la UGPP, o cuando la persona que conocía todo el proceso renuncia.
El Outsourcing de nómina de Heinsohn responde a estas preguntas con más de 100 clientes y más de 250 mil colaboradores liquidados hoy sobre la misma plataforma que la compañía vende como software propio. Conoce el servicio de Outsourcing de nómina o revisa el software de nómina si tu empresa está evaluando operarlo internamente.
Si tu pregunta no quedó resuelta en esta guía, escríbenos: te contamos cómo se compara el Outsourcing de nómina de Heinsohn frente a otras alternativas del mercado en software propio, auditoría, cobertura y continuidad del equipo.