Preguntas frecuentes sobre el Software de Talento Humano de Heinsohn
Cuando la información de un colaborador vive repartida entre hojas de cálculo, correos y el sistema de nómina, cada pregunta simple (cuántas vacantes hay abiertas, quién está por evaluar desempeño, cuánto tiempo lleva alguien sin capacitación) le toma al área de talento humano cruzar varias fuentes a mano. Un software de gestión humana existe justamente para que esa información deje de estar dispersa y se convierta en una visión integral de las personas y de la organización.
En esta guía respondemos las preguntas que más se hace un equipo de talento humano antes de decidirse por un software.
Heinsohn Gestión Humana es un software 100% en la nube, altamente parametrizable y modular. Cubre todo el ciclo de vida del talento, desde el reclutamiento hasta la desvinculación, con módulos que se activan según la madurez y las prioridades de cada empresa.
¿Qué es el software de talento humano o gestión humana de Heinsohn y qué cubre dentro del ciclo de vida del talento?
Heinsohn Gestión Humana es un software SaaS 100% en la nube que permite gestionar de manera integral el ciclo de vida del talento dentro de una empresa: reclutamiento y selección, hoja de vida, contratación, inducción, desarrollo, desempeño, bienestar y desvinculación, entre otros procesos.
Su diseño es altamente parametrizable, lo que permite adaptar cada módulo a los procesos operativos y estratégicos particulares de la organización, en lugar de forzar a la empresa a ajustarse a un flujo rígido predefinido. Puedes revisar qué es la gestión de recursos humanos y cómo funciona y qué implica la gestión del talento humano para una introducción más amplia al concepto.
¿Para qué tipo de empresa está pensado un software de Talento Humano?
El software está pensado para empresas que quieren pasar de gestionar el talento humano en hojas de cálculo dispersas a un sistema centralizado, sin importar en qué etapa esté su área: desde compañías que apenas están organizando su información básica hasta grupos empresariales con varias compañías y organigramas intercompañía.
La modularidad es justamente lo que permite este rango: una empresa que solo necesita ordenar hojas de vida y contratación no tiene que implementar Nine Box o clima organizacional desde el primer día.
¿Es necesario tener el software de nómina para usar el software de talento humano?
No, Heinsohn Gestión Humana es un producto propio y su implementación se evalúa según las necesidades específicas de cada empresa. Si tu equipo todavía no tiene el software de nómina y quiere entender esa decisión primero, la guía de preguntas frecuentes del software de nómina profundiza en ese producto. Puedes revisar también el software de nómina de Heinsohn.
¿Cómo apoya el software el proceso de reclutamiento y selección?
El módulo de reclutamiento y selección ayuda a encontrar candidatos con el perfil adecuado y genera informes detallados que soportan la decisión de contratación, en lugar de sostener el proceso en hojas de cálculo o correos sueltos entre el área de talento humano y cada líder de equipo.
Ese informe queda disponible como parte del historial del proceso, lo que facilita comparar candidatos y justificar la decisión final ante cualquier auditoría interna. Puedes revisar cómo optimizar la selección de personal con un software de RRHH y las tendencias actuales en reclutamiento y selección.
¿Qué es el módulo de hoja de vida y qué información centraliza?
El módulo de hoja de vida administra la información detallada de cada colaborador de forma organizada y accesible: datos demográficos, académicos, laborales y familiares, junto con el histórico de la relación laboral dentro de la empresa.
Esta centralización es la base sobre la que operan los demás módulos. Sin una hoja de vida completa y actualizada, procesos como el plan de desarrollo o la evaluación de desempeño no tienen la información de fondo que necesitan para ser útiles.
¿Cómo gestiona el software la contratación y los otrosíes?
El software de talento humano gestiona los contratos y sus otrosíes a través de una biblioteca digital centralizada, en lugar de archivos físicos o carpetas compartidas donde cada versión del documento vive por separado.
Adicionalmente cuenta con firma electrónica para todos los documentos generados en este módulo. Esto resuelve un problema común en el área de talento humano: no saber con certeza cuál es la versión vigente de un contrato cuando ha tenido varias modificaciones a lo largo de la relación laboral.
¿Cómo funciona la inducción de nuevos colaboradores dentro del software?
El módulo de inducción y entrenamiento permite diseñar actividades de capacitación específicas para los nuevos colaboradores, facilitando su adaptación a la empresa y el desarrollo de las habilidades que su cargo requiere desde el primer día.
Esto evita que la inducción dependa exclusivamente de que un compañero de equipo tenga tiempo disponible para explicar todo de manera informal. Puedes revisar cómo estructurar un proceso de onboarding.
¿Qué es la biblioteca de contenidos y cómo se integra con Moodle?
La biblioteca de contenidos se integra con Moodle para crear material de capacitación y hacer seguimiento del aprendizaje de los colaboradores, con opción de emitir certificación al completar un curso o programa.
Esta es la única integración de LMS (sistema de gestión de aprendizaje) documentada dentro del software, así que, si tu empresa ya usa Moodle para otros procesos de formación, la información puede aprovecharse dentro del mismo ecosistema.
¿Cómo gestiona el software la capacitación del equipo?
El módulo de capacitación identifica y cubre las necesidades de formación del equipo, más allá de los cursos formales que pasan por la biblioteca de contenidos, potenciando el conocimiento de los colaboradores de forma estructurada en lugar de depender de iniciativas aisladas.
Esto le da al área de talento humano visibilidad sobre qué se ha capacitado, a quién y con qué resultado, algo que suele perderse cuando la capacitación se gestiona por fuera del sistema de gestión humana.
¿Cómo funciona la evaluación de desempeño y qué es el Nine Box?
El módulo de gestión del desempeño ejecuta evaluaciones y permite establecer planes de mejoramiento a partir de sus resultados. El Nine Box, por su parte, es la matriz de nueve cuadrantes que cruza el desempeño de un colaborador con su potencial, y visualiza en qué cuadrante se ubica cada persona del equipo.
Esa visualización es lo que le da valor estratégico al Nine Box frente a una evaluación de desempeño aislada, permite distinguir entre un colaborador con buenos resultados, pero bajo potencial de crecimiento y uno con buen desempeño y alto potencial, que necesitan planes de desarrollo distintos. Puedes revisar los tipos y procesos de evaluación de desempeño en una empresa y cómo se aplica la matriz Nine Box.
¿Qué es el plan de desarrollo profesional 70-20-10?
El plan de desarrollo profesional se puede construir bajo la metodología 70-20-10 (70% aprendizaje en la práctica, 20% a través de otras personas, 10% en formación formal) o de forma personalizada según las necesidades particulares de la organización.
El software de talento humano de Heinsohn estructura ese plan a partir de los resultados de la evaluación de desempeño y del Nine Box, de forma que el desarrollo de cada colaborador queda conectado con datos reales de su desempeño, no con una lista genérica de cursos disponibles.
¿Cómo mide el Software de Talento Humano el clima organizacional?
El módulo de clima organizacional evalúa el clima a través de distintos canales de comunicación y utiliza inteligencia artificial para procesar los resultados y generar informes detallados. Este es el único módulo del software donde la inteligencia artificial está documentada de forma explícita.
Esa combinación de canales múltiples y procesamiento automatizado permite hacer mediciones más frecuentes que una encuesta anual tradicional, sin que el área de talento humano tenga que tabular manualmente cada resultado. Puedes revisar cómo se aplica la inteligencia artificial en la gestión del talento humano.
¿Cómo administra el software el bienestar y los beneficios de los colaboradores?
El software permite configurar un catálogo de beneficios para los empleados y sus familias, centralizando en un solo lugar lo que muchas empresas todavía gestionan a través de comunicados internos, hojas de cálculo o acuerdos informales por área.
Tener ese catálogo estructurado facilita medir qué beneficios realmente se están usando y cuáles vale la pena ajustar, en lugar de mantenerlos por inercia. Puedes revisar las ventajas, beneficios y retos del bienestar laboral.
¿Qué son las encuestas y el portal de comunicaciones dentro del software?
El módulo de encuestas permite crear encuestas rápidamente y analizar sus resultados de forma eficiente, para procesos distintos al clima organizacional: por ejemplo, medir la percepción sobre un cambio específico o evaluar un evento interno.
El portal de comunicaciones, por su parte, centraliza información relevante para los colaboradores (eventos, nuevos ingresos, cumpleaños, alianzas) en un solo canal oficial, en lugar de que esa información viva dispersa entre correos y grupos de mensajería.
¿Cómo respalda el software los procesos disciplinarios?
El software hace seguimiento detallado de los procesos disciplinarios conforme al Código Sustantivo del Trabajo, documentando cada etapa del proceso en lugar de sostenerla en correos o carpetas físicas que pueden perderse o quedar incompletas.
Esa trazabilidad es justamente lo que protege a la empresa si un proceso disciplinario termina siendo cuestionado: la evidencia de cada paso queda registrada con fecha y responsable.
¿Cómo apoya el software la desvinculación de un colaborador?
El módulo de desvinculación ayuda a identificar las principales causas por las que los colaboradores dejan la empresa y genera estrategias de retención a partir de esa información, en lugar de tratar cada salida como un caso aislado sin seguimiento posterior.
Esto convierte la desvinculación en una fuente de datos útil para el área de talento humano, no solo en un trámite administrativo de cierre. Puedes revisar cómo disminuir la rotación de personal en tu empresa.
¿El software de Talento Humano sirve para grupos empresariales con varias compañías?
Sí. El software tiene funcionalidad multicompañía, que permite definir procesos comunes para un grupo empresarial y gestionar organigramas intercompañía, además de controlar plantas, vacantes, sucursales y perfiles desde una sola implementación.
Esta capacidad facilita también acompañar organizaciones con presencia en diferentes compañías y países, manteniendo estándares comunes sin perder la posibilidad de adaptar procesos específicos donde cada operación lo necesite.
¿Qué es Heinsohn BI y cómo se relaciona con Gestión Humana?
Heinsohn BI es el módulo adicional de análisis de datos e inteligencia de negocios que se puede sumar a Gestión Humana para convertir la información que ya administra el software (desempeño, rotación, clima, planta) en tableros de decisión para la Alta Dirección.
Esto complementa lo que cada módulo ya reporta individualmente, dándole al área de talento humano una vista consolidada en lugar de tener que cruzar manualmente los reportes de cada módulo por separado.
¿La solución permite estandarizar procesos de Gestión Humana y al mismo tiempo adaptarlos a las necesidades de cada operación?
La arquitectura modular y altamente parametrizable permite establecer procesos y criterios comunes para una organización o grupo empresarial, manteniendo la posibilidad de adaptar determinados flujos y configuraciones a las necesidades de cada compañía, unidad o contexto operativo.
Si tengo dificultades con el uso del software, ¿cómo funciona el soporte y la capacitación?
La atención de consultas y necesidades de uso hace parte del modelo de servicio de soporte estándar de la solución. Heinsohn cuenta con mecanismos de soporte y acompañamiento para orientar a los usuarios y facilitar el adecuado aprovechamiento de las funcionalidades. Cuando se requieran actividades adicionales de capacitación o acompañamiento, estas deben gestionarse en la mesa de servicio y se atienden de acuerdo con los acuerdos de servicio vigentes.
¿Qué acompañamiento ofrece Heinsohn durante la implementación?
Heinsohn acompaña el proceso de implementación mediante consultoría y acompañamiento especializado, de acuerdo con las necesidades y características de cada organización. Este acompañamiento busca que la parametrización y puesta en marcha de la solución respondan a los procesos reales del cliente y que la organización pueda adoptar adecuadamente la herramienta.
¿Heinsohn Gestión Humana cuenta con integración de inteligencia artificial?
Sí. Actualmente la solución cuenta con capacidades de inteligencia artificial aplicadas al procesamiento de información del módulo de clima organizacional. Adicionalmente, la evolución tecnológica de Gestión Humana contempla ampliar progresivamente el uso de IA para convertir la información de las personas y de la organización en análisis, recomendaciones y capacidades que apoyen una gestión más inteligente y personalizada del talento. Estas capacidades deben diferenciarse de las funcionalidades que ya están disponibles en el producto.
¿El software de talento humano puede soportar la operación de un Centro de Servicios Compartidos?
Sí. La solución puede soportar modelos de gestión centralizada, como los Centros de Servicios Compartidos, permitiendo administrar procesos de talento humano de diferentes compañías, unidades o países desde una misma plataforma. Esto facilita estandarizar procesos, mantener una visión consolidada de la información y, al mismo tiempo, atender las particularidades que requiera cada operación.
¿Si tengo personal en varios países, software de talento humano puede cubrir mi necesidad?
Sí. Heinsohn Gestión Humana está concebido para acompañar organizaciones con operación en diferentes países y no está limitado a un único territorio. Su arquitectura permite gestionar estructuras y procesos de talento humano de organizaciones con presencia multipaís, con la parametrización necesaria para atender las particularidades de cada operación.
¿Qué diferencia el software de talento humano de Heinsohn de otras soluciones del mercado?
La diferencia más clara es la amplitud modular sobre una misma base de información: 15 módulos que cubren todo el ciclo de vida del talento, construidos sobre la misma información que alimenta Heinsohn Nómina, en lugar de sistemas separados que hay que sincronizar manualmente.
A eso se suma la posibilidad de implementar solo los módulos que la empresa necesita según la madurez de su área de talento humano, sin tener que comprar ni pagar por funcionalidades que todavía no va a usar. Puedes revisar las características que debe tener un software de gestión de RRHH.
Adicionalmente cuenta con una evolución constante que monitorea las necesidades del mercado, escuchando las nuevas tendencias de talento humano y llevando a la práctica el cumplimiento de las necesidades de los clientes.
Un software de talento humano se elige por los módulos que vas a usar, no por los que tiene
Las preguntas que un equipo de talento humano hace antes de elegir un software son sobre cuáles de esas funcionalidades resuelven el problema que tienen hoy: información dispersa, procesos sin trazabilidad o una rotación que nadie termina de entender.
Implementar los 15 módulos de una vez, sin una prioridad clara, suele generar el mismo problema que se quería resolver, un sistema subutilizado que termina conviviendo con las mismas hojas de cálculo que debía reemplazar.
Heinsohn Gestión Humana responde a estas preguntas con una arquitectura modular construida sobre el mismo dato que Heinsohn Nómina. Conoce el software de Talento Humano.
Si tu pregunta no quedó resuelta en esta guía, escríbenos y te contamos qué módulos conviene implementar primero según la madurez de tu área de talento humano.