Preguntas frecuentes sobre el Software de Nómina y Gestión Humana para Sector Público
Hay entidades públicas que se demoran hasta tres días en responder cuántos empleados tienen hoy porque todavía lo hacen a mano. Un software de nómina y gestión humana para el sector público debería poder responder esa pregunta en tiempo real.
En esta guía respondemos las preguntas que más se hace el equipo de talento humano o financiero de una entidad pública antes de decidirse por un software.
El software de Heinsohn para el sector público integra nómina, gestión humana y SST bajo el régimen del empleo público colombiano: vinculación por actos administrativos, nomenclatura y escala salarial por decreto, planta de empleos controlada y retroactivo salarial automático. Se adquiere por catálogo de Colombia Compra Eficiente, sin necesidad de abrir un proceso licitatorio, y hoy lo usan entidades como el Ministerio de Trabajo, el INPEC y la Superintendencia de Industria y Comercio.
¿Qué es el software de nómina y gestión humana de Heinsohn para el sector público?
Es una plataforma tecnológica diseñada específicamente para entidades públicas, que integra la liquidación de nómina, la gestión humana y el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo bajo el régimen legal del empleo público colombiano.
La diferencia frente a adaptar un software privado es que este habla el idioma del sector desde el diseño: actos administrativos, planta de empleos, nomenclatura, escala salarial y manual de funciones no son módulos adicionales, son la estructura misma del sistema. Puedes revisar cómo funciona la gestión del talento humano en el sector público.
¿Tengo que comprar nómina y gestión humana juntas, o puedo adquirir solo un módulo?
No. Aunque nació como una plataforma integrada de Nómina, Gestión Humana y SST, cada módulo puede implementarse de forma independiente según lo que la entidad necesite: solo Nómina, solo Gestión Humana, solo SST, o cualquier combinación entre ellos.
La diferencia frente a comprar módulos sueltos de proveedores distintos es que, aunque la entidad empiece solo con nómina o solo con gestión humana, el software ya está diseñado para integrarse: cuando la entidad decida sumar el módulo que le falta, no hay que reconstruir la estructura de planta, cargos ni actos administrativos desde cero, porque ya viven en el mismo sistema.
¿Para qué tipo de entidades está pensado el software de nómina y gestión humana para gobierno?
El software está pensado para entidades públicas de cualquier nivel y régimen: ministerios, superintendencias, entidades descentralizadas o de régimen especial, sin importar cuántos empleados tenga cada una ni cuántas dependencias o sedes maneje.
Hoy lo utilizan entidades como el Ministerio de Trabajo, el INPEC y la Superintendencia de Industria y Comercio, entre otras. Puedes revisar cómo elegir un software de nómina para el sector público.
¿Qué significa “vinculación” en el software y por qué no se llama contratación?
En el sector público no se habla de contratación sino de vinculación, porque el ingreso de un servidor público se formaliza a través de actos administrativos y no de un contrato laboral en el sentido privado del término. El software está construido sobre esa lógica desde el módulo de empleo público.
Esto no es un simple cambio de nombre: cada acto administrativo (un nombramiento, un encargo, una desvinculación) queda registrado como el documento legal que sostiene el movimiento, no como una nota interna. Puedes revisar cómo funcionan los actos administrativos de personal en el software de nómina pública.
¿Cómo gestiona el software la nomenclatura y la escala salarial de una entidad?
Ni la nomenclatura (el listado de cargos aprobados, con su código, denominación y grado) ni la escala salarial las define la entidad de forma autónoma: ambas vienen del decreto de creación de la entidad y de los decretos anuales de incremento salarial del Gobierno. El software permite cargar esos decretos y aplicarlos automáticamente, sin que el equipo de talento humano tenga que inventar cargos ni recalcular sueldos a mano.
Esto incluye también los elementos salariales que dependen de la nomenclatura, como la prima de dirección, la prima técnica o la prima de coordinación, que igualmente están definidos por decreto.
El decreto de incremento salarial casi nunca llega el primero de enero, pero la nómina sí tiene que estar lista. El software de Heinsohn recalcula el retroactivo de forma automática. Conoce el software para el sector público.
¿Qué es la planta de empleos y cómo la controla el software?
La planta de empleos es la estructura cerrada que el decreto de creación de la entidad define para cada dependencia: cuántos cargos hay, de qué grado y con qué perfil, hasta llegar a un tope total de empleos autorizados. El software controla esa planta de forma estricta, si el decreto autoriza 200 cupos y la entidad intenta vincular a un colaborador número 201, el sistema no lo permite.
Esta es la base sobre la que se construye todo lo demás. Sin la planta cargada, el sistema no puede vincular a nadie, y por eso el módulo de planta junto con nómina es el punto de partida obligatorio de cualquier implementación en el sector público.
¿Cómo funciona un encargo dentro del software?
Un encargo es un reemplazo temporal en un cargo distinto al propio, y en el sector público ese movimiento cambia el sueldo del servidor mientras dura el encargo, porque cambia la escala salarial que le aplica. El software ejecuta ese cambio de forma automática cuando se registra el encargo, y cuando termina, le devuelve al servidor su cargo y su sueldo original sin que alguien tenga que hacer el ajuste a mano.
Este es exactamente el tipo de movimiento que, gestionado en papel o en Excel, genera errores costosos de corregir después.
¿Qué es el retroactivo automático y por qué es importante para una entidad pública?
El retroactivo automático es la capacidad del software de recalcular la nómina hacia atrás cuando el decreto de incremento salarial del sector público se expide después de que el año ya empezó, algo que ocurre de forma recurrente porque esos decretos rara vez salen el primero de enero. Sin esta capacidad, el equipo de nómina tendría que recalcular manualmente varios meses de nómina retroactiva, una de las tareas más costosas y con mayor riesgo de error de todo el ciclo.
El software aplica ese recálculo de forma automática en cuanto se carga el nuevo decreto, sin que la entidad tenga que reconstruir cada mes por separado.
¿El software se integra con SIIF Nación y con otros sistemas de la entidad?
Sí. El software se integra con SIIF Nación y, para el resto de los sistemas que ya use la entidad, lo hace a través de Web Services y API. Si una entidad tiene su nómina en otro sistema y solo quiere el módulo de SST, por ejemplo, la integración vía API es un prerrequisito para recibir la información de incapacidades, ausentismos y accidentes desde ese sistema externo.
Esto permite que una entidad adopte el software de forma gradual, sin necesidad de reemplazar de una sola vez toda su infraestructura tecnológica existente.
¿Qué incluye el módulo de evaluación de desempeño para el sector público?
El módulo cubre cualquier modelo de evaluación de desempeño que la entidad necesite aplicar, incluidas las guías temáticas para la gerencia pública, donde la evaluación se centra en logros e indicadores más que en competencias, a diferencia de lo que suele pasar en el sector privado.
Este módulo suele ser una prioridad de compra porque la evaluación de desempeño es obligatoria para muchas entidades, y buena parte todavía la gestiona en Excel. Puedes revisar cómo se hace la evaluación de desempeño en entidades públicas.
¿Qué es el Ninebox y cómo se aplica en una entidad pública?
El Ninebox es una matriz que cruza el desempeño de un servidor con su potencial de crecimiento, y permite identificar, por ejemplo, a alguien con buenos resultados pero bajo potencial de desarrollo, un perfil que necesita un tratamiento distinto al de alguien con buen desempeño y alto potencial.
Medir el potencial y no solo el resultado es lo que le da valor estratégico a esta herramienta dentro de la planeación de talento humano de una entidad, más allá del cumplimiento normativo de la evaluación anual.
¿Cómo gestiona el software el bienestar y los beneficios de los servidores públicos?
El bienestar y los beneficios son obligatorios en el sector público, con dos frentes definidos por decreto: los beneficios pecuniarios (auxilios de maternidad, matrimonio, luto) y los no pecuniarios (días de descanso, subsidios para maestrías), muchos de ellos condicionados a reglas específicas como el tiempo en la entidad o el tipo de vinculación.
El software administra estas reglas y también incluye un módulo de encuestas de clima y cultura que, con apoyo de inteligencia artificial, puede analizar y tabular respuestas de texto abierto, no solo preguntas cerradas. Puedes revisar los beneficios para servidores públicos dentro de la gestión de nómina estatal.
¿Cómo gestiona el software los viáticos?
En el sector público, el viático se paga antes de que ocurra el viaje y por fuera de la nómina: se genera un pago anticipado a tesorería, el servidor viaja, legaliza el gasto al volver y ese valor se cruza contra la nómina.
El software administra ese flujo completo, incluyendo los casos de bienestar físico o geográfico que requieren tratamientos especiales, como el personal que trabaja de pie en aeropuertos o en condiciones particulares de su puesto.
¿El software de SST para gobierno cubre solo a los empleados o también a contratistas?
Cubre a los tres grupos: empleados, contratistas y visitantes. Si una entidad tiene 2.000 empleados y 1.000 contratistas, el sistema gestiona la seguridad y salud en el trabajo de los 3.000, no solo de quienes tienen vinculación directa.
El módulo incluye profesiograma, matriz legal y un carnet virtual con código QR que funciona como control de acceso, además del cumplimiento de los estándares que auditan los inspectores del Ministerio del Trabajo sobre matriz de peligros, simulacros y pausas activas.
¿Cómo protege el software la información de la entidad?
El software sigue prácticas de desarrollo de software seguro, usa certificados digitales y cifrado de archivos, y sus procesos están certificados bajo ISO 27001 (seguridad de la información) e ISAE 3402 (controles en organizaciones de servicios).
Esa combinación de prácticas técnicas y certificaciones de proceso es lo que respalda el manejo de información sensible de una entidad pública, desde datos salariales hasta actos administrativos.
¿Qué reportes e indicadores entrega el software para la toma de decisiones?
El software incluye tableros de Power BI donde un Secretario General o un Viceministro puede consultar en tiempo real cuántos cargos hay, qué perfiles los ocupan, cuántas incapacidades se han registrado, los costos de planta y los resultados de evaluación, sin depender de que alguien arme el reporte a mano.
Esto resuelve directamente el problema de las entidades que hoy se demoran varios días en responder una pregunta tan básica como cuántos empleados tienen en un momento dado.
¿Cómo se compra el software sin abrir un proceso licitatorio?
Las entidades públicas pueden adquirir el software a través del Instrumento de Agregación de Demanda o Sistema Dinámico de Adquisición (IAD/SDA) de Software por Catálogo II, habilitado por Colombia Compra Eficiente, mediante la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) dentro del SECOP.
Este mecanismo permite comprar por catálogos preaprobados en lugar de abrir un proceso licitatorio completo, lo que reduce meses de trámite contractual a un proceso de compra ágil y transparente. Puedes revisar cómo adquirir un software de nómina pública por TVEC.
¿Qué soporte ofrece Heinsohn después de la implementación?
El soporte de Heinsohn no se mide por si el software funciona, sino por si la entidad logra cerrar su nómina a tiempo, de forma confiable y transparente. Por eso el soporte extendido no se limita a corregir errores de software: incluye acompañamiento en el uso del sistema para que el equipo de la entidad complete el ciclo completo de nómina sin contratiempos.
El soporte está disponible 7/24, a la medida de cada entidad y con acompañamiento presencial o remoto cuando se necesita. Si una entidad tiene temor de hacer una liquidación con retroactivos, por ejemplo, Heinsohn puede enviar un consultor desde temprano para acompañar el proceso paso a paso junto al equipo de la entidad, incluso supliendo temporalmente a una persona del equipo de la entidad en momentos críticos.
Ese nivel de cercanía responde a una queja frecuente sobre otros proveedores del sector público, que cada vez que el cliente llama lo atiende un consultor distinto, o que el soporte tiene un costo adicional cada vez que se solicita.
¿Qué diferencia al software de Heinsohn de otras soluciones para el sector público?
La diferencia más clara es que integra nómina, gestión humana y SST en una sola oferta pensada para el sector público, mientras buena parte de los proveedores del mercado solo cubre nómina o gestión humana de forma parcial, sin un módulo de SST completo.
A eso se suma el nivel de cercanía en el soporte y el hecho de que el software controla la planta de empleos de forma estricta desde el sistema, en lugar de depender de que alguien verifique a mano que no se exceda el número de cargos autorizado por decreto.
También pesa el origen del sistema: no es un software privado adaptado al gobierno, sino un sistema construido desde el inicio para el gobierno, por lo que la entidad no encuentra opciones ni términos de nómina privada que no aplican a su realidad.
¿Por qué la implementación de nómina para el gobierno siempre se maneja como un proyecto?
Porque ninguna entidad pública tiene exactamente el mismo régimen, la misma normativa ni la misma estructura de planta y políticas de pago que otra. Aunque el software ya viene preparado para el sector público, cada implementación levanta y parametriza las particularidades propias de la entidad, no solo instala un producto estándar.
Ese proyecto sigue una ruta definida: reunión de inicio y planeación, levantamiento de requerimientos, migración y validación de datos, parametrización de roles y portales, capacitación y pruebas funcionales, hasta llegar a los paralelos previos a la puesta en marcha. Es la forma de garantizar que el sistema refleje exactamente el régimen y la normativa que rige a esa entidad, y no una aproximación genérica.
¿Cómo aporta el software a la precisión y la transparencia de los datos de nómina?
Cada acto administrativo, novedad y liquidación queda registrado en el sistema con trazabilidad completa, lo que le permite a la entidad sustentar cualquier cifra ante un ente de control sin reconstruir el dato a mano. Los tableros de Power BI y las interfaces automáticas con SIIF Nación y PILA reducen el margen de error humano frente a la digitación manual.
Esto es especialmente relevante hoy: la precisión y la transparencia de los datos de nómina pública son un requisito central para el gobierno actual, y un sistema que automatiza el cálculo, deja huella de cada movimiento y elimina hojas de cálculo paralelas responde directamente a esa exigencia.
¿Qué resultados ha tenido el software en otras entidades de gobierno?
Entre los resultados medibles en entidades públicas que ya usan la plataforma están: reducción de hasta 70% en los tiempos de procesamiento de nómina, generación automática de cientos de resoluciones de vacaciones en un solo cierre, vinculaciones masivas para más de 8.000 empleados en procesos de reestructuración, y automatización de reportes como PILA, FNA y retenciones que antes se armaban a mano.
Un software para el sector público tiene que hablar el idioma del sector, no traducirlo
Las preguntas que una entidad pública hace antes de elegir un software son muy diferentes a la de la empresa privada, va más allá de liquidar nómina, implica sostener actos administrativos, una planta cerrada por decreto y un régimen de compra que no puede saltarse un proceso transparente
Adaptar un software pensado para el sector privado a esa realidad termina generando el mismo problema que resolver todo en Excel: control manual de la planta, recálculos de retroactivo hechos a mano y actos administrativos que viven en carpetas separadas del sistema de nómina.
El software de Nómina y Gestión Humana de Heinsohn para el sector público responde a estas preguntas desde el diseño, no como una adaptación, y se adquiere por catálogo de Colombia Compra Eficiente sin abrir un proceso licitatorio. Conoce el software para el sector público.
Si tu pregunta no quedó resuelta en esta guía, escríbenos para contarte las ventajas del software de Heinsohn frente a otras soluciones para el sector público en cobertura de módulos, soporte y control de planta.