Preguntas frecuentes sobre el servicio de Recobro de Incapacidades
Cuando una empresa paga una incapacidad, ese dinero se convierte en una cuenta por cobrar. El problema es que la mayoría de las empresas nunca la cobra, y esas cuentas terminan en un gasto por lo mismo.
En esta guía respondemos las preguntas que más se plantea un equipo de nómina o finanzas antes de contratar un servicio de recobro de incapacidades.
GRE o el recobro de incapacidades es el servicio de Heinsohn dedicado a recuperar el dinero que una empresa ha pagado por incapacidades y licencias. Con más de 10 años de experiencia específica ante EPS y ARL y una tasa promedio de recuperación superior al 90%, este servicio es esencial para que el equipo interno del cliente no tenga que dedicarle tiempo operativo.
¿Qué es el servicio de GRE (Gestión de Recobro de Incapacidades) de Heinsohn?
GRE es el servicio mediante el cual Heinsohn gestiona, de principio a fin, la recuperación de los valores que una empresa ya pagó a sus colaboradores por concepto de incapacidades y licencias: validación, radicación, seguimiento y cobro ante la entidad correspondiente. Es un servicio operado por el equipo de Heinsohn, apoyado en una herramienta de consulta en línea.
Puedes revisar por qué el recobro de incapacidades es clave para tu empresa.
¿En qué se diferencia GRE de la gestión de incapacidades dentro del software de Nómina?
El software de Nómina registra y calcula el pago de la incapacidad dentro de la liquidación, pero no gestiona activamente el trámite de cobro de ese dinero ante la EPS o la ARL. GRE es justamente ese siguiente paso, el servicio que radica, hace seguimiento y recupera el valor que la empresa ya desembolsó.
Una empresa puede tener el software de Nómina y contratar GRE como un servicio adicional, precisamente porque resuelven dos momentos distintos del mismo proceso: calcular el pago y recuperar el dinero.
¿Qué incapacidades y licencias puede recuperar el servicio?
El servicio gestiona el recobro de incapacidades laborales y licencias reconocidas por la normatividad colombiana, como las licencias de maternidad y paternidad, dentro del alcance que define cada caso según su origen y duración. Puedes revisar los tipos de incapacidad laboral y cómo se deben pagar para entender mejor esta clasificación.
¿El servicio gestiona el recobro ante EPS, ante ARL o ante ambas?
Ante ambas. GRE radica y hace seguimiento tanto ante las EPS como ante las ARL, según la entidad responsable de reconocer cada incapacidad o licencia específica.
Esto es relevante porque el trámite y los tiempos de respuesta no son iguales entre una entidad y otra, así que tener un solo servicio que gestione ambos frentes evita que la empresa tenga que coordinar procesos distintos con cada tipo de entidad.
¿Por qué una empresa pierde dinero cuando paga una incapacidad y no hace el recobro?
Cuando una empresa paga una incapacidad, ese pago no lo asume completo la empresa de forma definitiva: una parte es recuperable ante la EPS o la ARL, según cómo esté definido el reconocimiento para ese caso. *El porcentaje exacto que reconoce la EPS varía según el tipo y la duración de la incapacidad en la normatividad vigente.
Si la empresa no radica ni hace seguimiento a esa cuenta por cobrar, el valor recuperable nunca se convierte en ingreso: contablemente sigue ahí, pero en la práctica termina siendo un gasto. Puedes revisar qué dicen los datos sobre el cobro de incapacidades en las empresas.
¿En qué consiste el diagnóstico inicial del servicio de Recobro de Incapacidades?
El diagnóstico inicial es el primer paso del servicio, Heinsohn revisa la cartera de incapacidades que la empresa ya tiene acumulada y cuantifica, con los propios datos del cliente, cuánto dinero hay potencialmente recuperable antes de que la empresa firme cualquier compromiso.
Esto le permite a un equipo de nómina o finanzas dimensionar el problema con cifras reales de su propia operación, en lugar de decidir con una estimación genérica del mercado.
¿Cómo es el proceso completo de recobro de una incapacidad?
El proceso arranca con la validación documental y técnica de cada incapacidad, sigue con la radicación ante la EPS o la ARL correspondiente y un seguimiento continuo hasta obtener respuesta, y cierra con reportes mensuales y auditoría de resultados sobre cada caso gestionado.
Cada incapacidad queda con su propia trazabilidad dentro del proceso, lo que le permite a la empresa saber en qué etapa está cualquier caso puntual sin tener que preguntarle directamente al equipo de Heinsohn. Puedes revisar cómo gestionar el pago de incapacidades laborales y cómo administrar las incapacidades laborales dentro de la empresa.
¿Qué pasa cuando la EPS o la ARL rechaza o se demora en resolver una incapacidad?
El servicio hace seguimiento continuo a cada caso, precisamente para identificar rechazos o demoras y actuar sobre ellos en lugar de dejar que la cuenta por cobrar se estanque sin respuesta.
Evitar los errores comunes que generan rechazos (documentación incompleta, plazos vencidos, radicación mal hecha) es una parte central del valor del servicio, porque cada rechazo evitado es dinero que no hay que volver a intentar recuperar desde cero.
¿Qué tan efectivo es el servicio de recobro de Heinsohn?
Heinsohn tiene más de 10 años de experiencia específica recobrando incapacidades ante EPS y ARL a nivel nacional, con una tasa promedio de recuperación superior al 90% sobre los casos gestionados.
Esa cifra es un promedio, no una garantía sobre cada caso individual, la efectividad real depende de la antigüedad y la calidad de la documentación de cada incapacidad puntual, algo que el diagnóstico inicial ayuda a dimensionar antes de empezar.
¿Qué puede ver la empresa en tiempo real desde la plataforma de GRE?
La herramienta online de GRE muestra indicadores como cartera causada, cartera recuperada, estados y edades de cartera, efectividad, reconocimiento por entidad, días de incapacidad y diagnósticos más comunes, además de permitir cargue masivo de incapacidades y empleados y la descarga de informes en tiempo real.
Esto le da a la empresa visibilidad permanente sobre el estado de su cartera de incapacidades, en lugar de depender de un reporte que Heinsohn le envía cada cierto tiempo.
¿El recobro de incapacidades sirve también para entender el ausentismo de la empresa?
Sí. Indicadores como los diagnósticos más comunes y los días de incapacidad no son solo datos de recobro, también son datos de ausentismo: si una parte importante de los días perdidos corresponde a un mismo tipo de diagnóstico, esa información es una alerta temprana para el área de SST o de gestión humana.
Esta es una de las razones por las que GRE termina siendo una fuente de datos útil más allá del objetivo financiero directo del servicio. Puedes revisar cómo mejorar la gestión de incapacidades en tu empresa.
¿El equipo de nómina o talento humano tiene que dedicarle tiempo al proceso de recobro?
No. El servicio está diseñado justamente para que el equipo interno del cliente no tenga que asumir la carga operativa de validar, radicar y hacer seguimiento a cada incapacidad, ese trabajo lo hace el equipo de Heinsohn.
Esto libera tiempo del área de nómina o talento humano para tareas que sí requieren su criterio directo, en lugar de mantener a alguien dedicado a perseguir trámites ante la EPS o la ARL.
¿El servicio de GRE se puede contratar junto con el Outsourcing de nómina?
Sí. La gestión de incapacidades ya hace parte de la rueda de servicios del Outsourcing de nómina de Heinsohn, así que una empresa que terceriza su nómina completa puede tener GRE integrado dentro de ese mismo servicio, o contratarlo de forma independiente si solo quiere resolver el recobro.
Si tu empresa está evaluando tercerizar la nómina completa, la guía de preguntas frecuentes de Outsourcing de nómina profundiza en esa decisión. Puedes revisar también el servicio de recobro de incapacidades de Heinsohn.
¿Qué diferencia al servicio de GRE de gestionar el recobro internamente?
La diferencia principal es la especialización, GRE existe únicamente para este proceso, con más de 10 años de experiencia específica y una herramienta construida solo para hacer seguimiento a cartera de incapacidades, mientras que gestionarlo internamente suele significar que la tarea cae, sin prioridad clara, sobre alguien del equipo de nómina que también tiene otras responsabilidades.
Esa especialización es lo que sostiene la tasa de recuperación del servicio: conocer a fondo los errores que generan rechazo y los tiempos de cada entidad es un conocimiento que toma años construir, no algo que se resuelve delegándolo a tiempo parcial.
El dinero de una incapacidad no se pierde el día que se paga, se pierde el día que nadie lo cobra
Las preguntas que un equipo de nómina o finanzas hace antes de contratar un servicio de recobro consideran si de verdad va a recuperarse el dinero y cuánto esfuerzo interno va a costar.
Una cartera de incapacidades sin gestión activa no aparece como una pérdida evidente en ningún reporte financiero tradicional: simplemente deja de convertirse en ingreso, mes tras mes, sin que nadie lo note hasta que alguien se pregunta cuánto se ha dejado de recuperar.
El servicio de GRE de Heinsohn responde a esa pregunta con más de 10 años de experiencia específica y una tasa promedio de recuperación superior al 90%. Conoce el diagnóstico inicial gratuito. Si tu pregunta no quedó resuelta en esta guía, escríbenos para contarte cuánto dinero podría estar dejando tu empresa en la EPS o la ARL sin recuperar.