Liquidación de nómina en Colombia 2026: Cómo se hace, paso a paso y con ejemplos

Desde el 15 de julio de 2026, una hora de trabajo con salario mínimo vale $8.338 en Colombia. Si tu liquidación de nómina todavía calcula esa hora con la jornada anterior de 44 horas, estás pagando de menos cada hora extra y cada recargo. 

Ese mismo error pasa a la PILA, donde se pagan los aportes a seguridad social, y a la nómina electrónica que se reporta a la DIAN, porque las tres salen de las mismas cifras. 

En esta guía encuentras los siete pasos para liquidar la nómina, las fórmulas de cada pago, dos ejemplos resueltos con las cifras de 2026 (una quincena con salario mínimo y un mes con $8.000.000), qué hacer cuando la jornada cambia a mitad de mes y una plantilla en Excel para aplicarlo. 

La liquidación de nómina se hace en siete pasos: Definir días y cifras del periodo, registrar novedades, sumar lo que gana el trabajador (devengado), restar las deducciones, calcular el neto, liquidar los aportes de la empresa y reservar prima, cesantías y vacaciones.

La liquidación de nómina es la cuenta que hace la empresa en cada periodo de pago para saber cuánto le paga a cada trabajador, cuánto le descuenta y cuánto debe aportar y guardar por él. Se repite cada quincena o cada mes mientras el contrato sigue vigente, y de ella salen el comprobante de pago, la PILA y la nómina electrónica. Si quieres saber más sobre qué es nómina, sus partes y cómo se paga, te lo contamos en la guía de nómina en Colombia. 

La liquidación laboral, también llamada liquidación definitiva, se hace una sola vez, cuando termina el contrato, y paga todo lo que quedó pendiente: salarios, prestaciones, vacaciones y, si aplica, la indemnización. 

Cómo se hace una liquidación de nómina en siete pasos 

La liquidación sigue el mismo orden en cada periodo, y cada paso usa el resultado del anterior: 

1. Definir los días y las cifras del periodo. Confirma cuántos días vas a pagar (15 en una quincena, 30 en un mes), el salario vigente, la jornada y las cifras del año. Una cifra vieja, como calcular la hora con 220 horas al mes, arrastra el error a todos los pasos siguientes. 
2. Registrar las novedades. Son los hechos del periodo que cambian el pago: horas extras, trabajo nocturno o en domingo, comisiones, incapacidades, licencias, vacaciones, ausencias, ingresos y retiros. Cada una se paga con las reglas vigentes el día en que ocurrió. 
3. Sumar el devengado, es decir, todo lo que el trabajador gana en el periodo: salario, auxilio de transporte si aplica, horas extras, recargos y otros pagos. Aquí conviene separar lo que es salario de lo que no lo es, porque solo lo primero cuenta para calcular los aportes a seguridad social. Esa suma se llama ingreso base de cotización (IBC). 
4. Restar las deducciones, es decir, los descuentos de ley y los autorizados. Al trabajador se le descuenta el 4% para salud y el 4% para pensión. Si gana desde 4 salarios mínimos, también el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional; si sus ingresos son más altos, la retención en la fuente; y los embargos o libranzas que haya autorizado. El detalle está en la guía de deducciones de nómina. 
5. Calcular el neto a pagar. Es lo que gana menos lo que se le descuenta, el valor que le llega a su cuenta y que debe coincidir con su comprobante. 
6. Liquidar los aportes de la empresa. Pensión (12%), riesgos laborales (según el nivel de riesgo del cargo) y caja de compensación (4%). Salud (8,5%), ICBF (3%) y SENA (2%) solo se pagan si la empresa no tiene la exoneración del art. 114-1 del ET para ese trabajador. 
7. Reservar las prestaciones (provisiones). Cada mes la empresa separa el 8,33% para la prima, otro 8,33% para las cesantías, el 1% para sus intereses y el 4,17% para las vacaciones, así llega a las fechas de pago con el dinero calculado. Cómo se liquida cada prestación al vencimiento está en la guía de prestaciones sociales. 

Fórmulas para liquidar la nómina  

Ejemplo de liquidación de nómina quincenal con salario mínimo 

Supongamos la segunda quincena de octubre de 2026 de un trabajador con salario mínimo que trabajó los 15 días, hizo 4 horas extras de día y trabajó 6 horas un domingo. La empresa es una sociedad que declara renta, con un cargo de riesgo bajo (clase I), y no paga su parte de salud, ICBF ni SENA por este trabajador gracias a la exoneración del art. 114-1 del ET. 

• El auxilio de transporte se suma para la prima y las cesantías y queda por fuera del cálculo de salud y pensión.  
• Las 6 horas del domingo están dentro de la jornada, así que se pagan como horas normales con el recargo del 90%.  
• Y las vacaciones se calculan solo sobre el salario, sin auxilio ni horas extras. 

Ejemplo de liquidación de nómina mensual con salario de $8.000.000

Ahora un trabajador de la misma empresa que gana $8.000.000 al mes, sin novedades en octubre de 2026. Con este salario aparecen dos deducciones que el primer ejemplo no tiene, el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional y la retención en la fuente. Para simplificar, el trabajador no reporta hijos o personas a cargo, crédito de vivienda, medicina prepagada ni ahorros voluntarios que reduzcan su impuesto. 

El aporte al Fondo de Solidaridad Pensional lo paga el trabajador sobre todo su salario: 1% si gana desde 4 y hasta menos de 16 salarios mínimos, y entre 1,2% y 2% si gana más. Con $8.000.000 le corresponde el 1%. 

1. Quitar lo que no paga impuesto. Los aportes del trabajador a salud, pensión y solidaridad ($720.000) se restan del salario. Quedan $7.280.000. 
2. Restar los beneficios que reporte el trabajador, como dependientes o crédito de vivienda. En este ejemplo no hay. 
3. Restar el 25% libre de impuesto. La ley deja sin impuesto el 25% de lo que queda ($1.820.000), con un tope anual que aquí no se alcanza. La base es $5.460.000, que equivale a 104,25 UVT. 
4. Aplicar la tabla de retención. Hasta 95 UVT no hay retención; entre 95 y 150 UVT se paga el 19% solo sobre lo que pasa de 95. Aquí son 9,25 UVT × 19% = 1,7575 UVT, es decir $92.049, que se redondean a $92.000. 

Por eso no todo el que gana más de $4.976.000 (95 UVT) tiene retención, el cálculo empieza después de restar los aportes, los beneficios y el 25% libre de impuesto. Si el trabajador reporta dependientes o crédito de vivienda, su retención baja. 

Cómo liquidar la nómina cuando cambian la jornada o los recargos en el mismo periodo 

Cuando una regla cambia a mitad de un periodo, cada hora se paga con la regla que estaba vigente el día en que se trabajó. En julio de 2026 pasó dos veces, así que en una misma quincena hubo horas extras calculadas con dos valores de hora distintos. 

Plantilla de liquidación de nómina en Excel gratis 

En Colombia cada empresa puede usar su propio formato para liquidar la nómina, siempre que muestre lo que gana cada trabajador, sus descuentos y lo que recibe, y que las cifras coincidan con la PILA y la nómina electrónica. Para aplicar esta guía puedes descargar la plantilla de liquidación de nómina en Excel que construimos para ejemplificar este proceso, que trae estas hojas: 

• Cifras del año: salario mínimo, auxilio, horas del mes, recargos, UVT y topes, para cambiarlas en un solo lugar cada enero. 
• Liquidación mensual y quincenal: devengado, deducciones y neto de cada trabajador, con las fórmulas a la vista. 
• Aportes y provisiones: lo que paga la empresa, con y sin exoneración, y lo que reserva para prima, cesantías, intereses y vacaciones. 
• Checklist de cierre: las validaciones que conviene hacer antes de pagar y antes de liquidar la PILA. 

[Descargar la plantilla de liquidación de nómina en Excel] 

Errores al liquidar la nómina que conviene revisar antes de cada pago

La mayoría de los errores se detectan con una revisión corta antes de pagar. Este es un buen orden para hacerla: 

1. Confirmar las cifras del año (salario mínimo, auxilio, horas del mes, recargos, UVT) y desde cuándo rige cada una. 
2. Cruzar las novedades con sus soportes: horas extras autorizadas, incapacidades con certificado, licencias y vacaciones aprobadas. 
3. Revisar que el auxilio de transporte se pague solo por días trabajados y solo a quien gana hasta 2 salarios mínimos. 
4. Revisar la base de los aportes (IBC): que incluya lo que es salario, deje por fuera el auxilio y sume los pagos no salariales en la parte que pase del 40% de lo que gana el trabajador (Ley 1393 de 2010, art. 30). 
5. Aplicar la exoneración del art. 114-1 trabajador por trabajador, solo para quienes ganan menos de 10 salarios mínimos. 
6. Revisar el aporte de solidaridad y la retención de quienes ganan desde 4 salarios mínimos. 
7. Conciliar el neto total con el archivo de pago y con la PILA del periodo antes de transmitir la nómina electrónica. 

Otros casos frecuentes los puedes encontrar en la guía de errores en la liquidación de nómina. 

Liquidar en Excel funciona hasta que crecen las novedades y los trabajadores 

Una plantilla funciona bien con pocos trabajadores y pocas novedades. Cuando la empresa crece, cada cifra nueva se cambia a mano, cada novedad se digita en varias hojas y la PILA y la nómina electrónica se arman en archivos separados. 

El software de nómina de Heinsohn, avalado por la UGPP y 100% web, liquida con las cifras del año ya cargadas y con las novedades en el mismo sistema que genera los aportes y los reportes. 

Una liquidación de nómina confiable empieza con las cifras del año y termina en la PILA 

Liquidar la nómina es aplicar siete pasos con las cifras vigentes el día de cada novedad y los dos ejemplos muestran cuánto cambia el resultado con cada detalle: el valor de la hora, el recargo, el auxilio, la exoneración y la retención. Si una cifra vieja se descubre meses después, toca rehacer las nóminas afectadas, pagar las diferencias con intereses y corregir la nómina electrónica ante la DIAN, y el costo crece con cada quincena que pasa. Estos son los puntos que conviene tener presentes en la próxima liquidación. 

Lo que debes tener claro antes de liquidar tu próxima nómina 

• Calcular la hora con 210 horas al mes desde el 15 de julio de 2026: con salario mínimo, la hora vale $8.338. 
• Dejar el auxilio de transporte por fuera de salud y pensión, y sumarlo para la prima y las cesantías. 
• Aplicar el recargo del 90% al trabajo en domingo o festivo desde el 1 de julio de 2026, y prepararse para el 100% desde el 1 de julio de 2027. 
• Descontar el aporte de solidaridad a quien gana desde 4 salarios mínimos (1%, y hasta 2% desde 16) y calcular la retención después de restar aportes, beneficios y el 25% libre de impuesto. 
• Conciliar el neto, la PILA y la nómina electrónica del mismo periodo antes de cerrar. 

Si quieres aplicar estos pasos en tu empresa, descarga la plantilla de liquidación de nómina en Excel, y si tu nómina ya supera lo que una hoja de cálculo permite controlar, en Heinsohn podemos revisar contigo cómo se liquida hoy, sin costo. Habla con un especialista en Heinsohn Nómina.

Preguntas frecuentes sobre la liquidación de nómina

 ¿Cómo se hace la liquidación de nómina? 

La liquidación de nómina se hace en siete pasos: definir los días y las cifras del periodo, registrar las novedades, sumar lo que gana el trabajador (devengado), restar sus deducciones, calcular el neto a pagar, liquidar los aportes de la empresa y calcular las provisiones de prima, cesantías, intereses y vacaciones. 

¿Qué es la liquidación de una nómina? 

Es la cuenta que hace la empresa en cada periodo de pago para saber cuánto le paga a cada trabajador, cuánto le descuenta por salud, pensión, retención y otros conceptos, y cuánto debe aportar y provisionar por él. Su resultado es la base del comprobante de pago, la PILA y la nómina electrónica.

¿Cuál es el formato para la liquidación de nómina en Colombia en 2026? 

En Colombia no hay un formato oficial único para liquidar la nómina. Cada empresa puede usar el suyo si muestra el devengado, las deducciones y el neto de cada trabajador y si sus cifras coinciden con la PILA y la nómina electrónica, que sí tienen estructura definida. En 2026 el formato debe calcular la hora con 210 horas al mes y el domingo con recargo del 90%. 

¿Cómo puedo calcular mi liquidación de nómina? 

Toma tu salario mensual, divídelo entre 30 y multiplícalo por los días del periodo; suma el auxilio de transporte si ganas hasta 2 salarios mínimos y tus horas extras o recargos; luego resta el 4% de salud y el 4% de pensión sobre todo lo que ganaste, sin contar el auxilio. El resultado debe coincidir con el neto de tu comprobante. 

¿Es lo mismo liquidación de nómina que liquidación laboral? 

Son cálculos distintos. La liquidación de nómina se hace en cada periodo de pago mientras el contrato está vigente; la liquidación laboral se hace una sola vez, al terminar el contrato, y paga los salarios, prestaciones, vacaciones e indemnización pendientes. 

¿Cómo se descuentan salud y pensión en una nómina quincenal? 

En una nómina quincenal, la empresa puede descontar el 4% de salud y el 4% de pensión en cada quincena, o descontarlos completos en la segunda quincena sobre lo ganado en el mes. Cualquiera de las dos formas debe cuadrar con lo que se reporta en la PILA de ese mes. 

¿El auxilio de transporte se incluye en la liquidación de nómina? 

Sí. El auxilio de transporte se paga en la nómina a quien gana hasta 2 salarios mínimos, por los días trabajados, y entra en la base de prima y cesantías. No se usa para calcular salud y pensión, así que no genera esos descuentos. 

¿Cada cuánto se liquida la nómina? 

La nómina se liquida en cada periodo de pago que fije la empresa: cada semana para quien gana por días (jornal) y como máximo cada mes para quien recibe sueldo (art. 134 del CST). La mayoría de las empresas la liquida cada quincena o cada mes.