Conoce qué son las deducciones de nómina y cómo se aplican

Determinar el valor total que gana un trabajador en una quincena o mes, como salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales, feriados y demás, es una tarea frecuente dentro de una empresa.

Estos términos se calculan en sus respectivas nóminas y se restan para determinar el sueldo neto que recibirá el empleado. A continuación, mencionaremos los conceptos clave alrededor de lo que son las deducciones de nómina.

¿Cómo se calculan los descuentos de salud y pensiones?

Cuando hablamos sobre cuáles son las deducciones de nómina, los descuentos en salud y pensión que se realizan a los trabajadores se calculan aplicando los porcentajes correspondientes a los pagos que componen el salario, tales como comisiones, horas extras y pago de domingos y feriados.

A la hora de aplicar las deducciones no se tienen en cuenta los pagos no salariales, como el subsidio de transporte, las prestaciones sociales o los incentivos económicos pactados entre el empleador y el trabajador, según la normativa vigente en 2026.

Aportes a la salud

Los colaboradores deben estar afiliados al sistema de salud. Para 2026, los aportes de salud en Colombia corresponden al 12,5% de la base de cotización, y se realizan en forma conjunta entre la empresa y el trabajador. La empresa aporta el 8,5% y al colaborador le corresponde el 4% restante. Este porcentaje es el valor a descontar (deducir) del total de las asignaciones económicas.

Pagar los aportes de salud son responsabilidad de la empresa y esta debe realizar el aporte de su propio valor y el de los empleados. Por lo tanto, lo correspondiente al trabajador hace parte de las deducciones de nómina. Este proceso es fácil de hacer por medio de una alianza con Heinsohn, que te brinda el soporte de un software de nómina para pymes con el que todos los procesos serán muchos más rápidos y eficaces.

Aporte pensional

Los empleados también deben estar vinculados al sistema de pensiones. El pago de las pensiones es responsabilidad tanto de la empresa como del trabajador. Para 2026, el aporte total a pensiones es del 16% sobre la base de cotización: las empresas aportan el 12% y el trabajador el 4% restante.

Esta deducción recibe el mismo tratamiento que la deducción por salud, es decir, la empresa es la encargada de realizar los pagos de seguridad social unificando el valor aportado por ella y el deducido al empleado.

Fondo de Solidaridad Pensional

Todo trabajador cuyo salario sea igual o superior a 4 salarios mínimos, deberá aportar un porcentaje de su salario al Fondo de Solidaridad Pensional, el cual se destina al subsidio de las cotizaciones de los grupos sin acceso a seguridad social y a auxilios económicos para quienes están en condición de pobreza extrema o indigencia. Este fondo se divide en una cuenta solidaria y una cuenta de subsistencia.

Este concepto se resta de los ingresos brutos del trabajador de la siguiente forma en 2026:

• Si gana entre 4 y 16 salarios mínimos, debe aportar un 1% adicional de su base de cotización al Fondo de Solidaridad Pensional.
• Si gana entre 16 y 17 SMMLV, el aporte es del 1,2%.
• Si gana entre 17 y 18 SMMLV, el aporte es del 1,4%.
• Si gana entre 18 y 19 SMMLV, el aporte es del 1,6%.
• Si gana entre 19 y 20 SMMLV, el aporte es del 1,8%, y para ingresos superiores se aplican porcentajes adicionales según la tabla vigente del FSP.

Cuotas sindicales

Las cuotas que los empleados sindicalizados deben pagar a su sindicato pueden deducirse del salario del empleado si este lo permite.

Aportes a cooperativas

Las cuotas o aportes hechos por el trabajador a una cooperativa legalmente constituida, también podrán ser deducidos del salario del trabajador.

Embargos judiciales

Hay embargos que llegan a las empresas para que sean deducidos en la nómina, según los ingresos o pagos que perciba el colaborador.

Cuotas de crédito a entidades financieras

Otra de las deducciones de nómina son los gastos que los empleados tienen que pagar a las instituciones financieras para amortizar los préstamos de remesas, también pueden ser descontados del salario.

Deuda del trabajador con la empresa

Cuando el empleado tiene obligaciones económicas con su empresa, como un préstamo o como compensación por daños o pérdidas, se pueden deducir del salario para ser saldadas.

Retención en la fuente

Si corresponde, la empresa debe calcular y retener el valor de la retención en la fuente sobre los ingresos laborales del empleado, aplicando la tabla vigente para 2026. Este valor será declarado y remitido en los correspondientes comprobantes mensuales de retención. Una vez realizadas todas las deducciones, aparece el valor neto aportado al salario del empleado.

Importante: A menos que lo ordene un tribunal de jurisdicción competente, una empresa no puede deducir ni retener valor del salario de un empleado sin el consentimiento expreso del mismo.

Estas no son las únicas deducciones de nómina, pero sí las más comunes. Además, no todas son obligatorias; ciertos colaboradores pueden calificar para algunas y otros no. Las únicas que son obligatorias para todos los empleados son las relacionadas con la seguridad social. Para conocer más información sobre el tema y tener una asesoría virtual, ingresa a nuestra página, en el apartado de software de nómina y entérate cómo Heinsohn puede apoyarte para hacer más competitivo tu negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué son las deducciones de nómina en Colombia?

Son los descuentos que se restan del salario bruto del trabajador para obtener el salario neto, e incluyen aportes a seguridad social, retención en la fuente, embargos, cuotas voluntarias y otros conceptos autorizados por la ley o por el empleado.

¿Qué porcentaje se descuenta por salud y pensión en 2026?

En 2026, del ingreso base de cotización se descuenta al trabajador el 4% para salud y el 4% para pensión, mientras que el empleador aporta el 8,5% en salud y el 12% en pensiones, completando los porcentajes obligatorios de seguridad social.

¿Cuándo aplica el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional?

El aporte al Fondo de Solidaridad Pensional aplica cuando el trabajador devenga desde 4 salarios mínimos o más. En 2026, este descuento adicional oscila entre el 1% y el 1,8% de la base de cotización, dependiendo del rango salarial.

¿Qué deducciones de nómina son obligatorias y cuáles voluntarias?

Las únicas deducciones obligatorias para todos los trabajadores son los aportes a seguridad social y, si corresponde, el Fondo de Solidaridad Pensional y la retención en la fuente. Las cuotas sindicales, aportes a cooperativas, créditos y otras deducciones requieren autorización del empleado o una orden judicial.

¿El auxilio de transporte entra en la base para calcular deducciones?

No. El auxilio de transporte se considera un pago no salarial, por lo que no se tiene en cuenta para calcular las deducciones de seguridad social. Sin embargo, sí puede incluirse en otras liquidaciones específicas según la norma aplicable.

¿Qué embargos y deudas se pueden descontar del salario?

Solo se pueden descontar de la nómina los embargos judiciales ordenados por una autoridad competente y las deudas con la empresa que el trabajador haya autorizado expresamente, respetando siempre los límites legales de inembargabilidad del salario.

¿Cómo se calcula la retención en la fuente sobre la nómina en 2026?

La retención en la fuente se calcula aplicando la tabla vigente para asalariados, que parte de un monto mínimo definido en UVT. En 2026 la UVT es de $52.374 y la retención se activa a partir de cierto nivel de ingreso mensual, por lo que no todos los empleados tendrán este descuento.

¿Cómo automatizar las deducciones de nómina en una empresa?

La forma más eficiente es utilizar un software de nómina que calcule automáticamente aportes, fondos, retención y deducciones voluntarias según la normativa 2026. Así reduces errores, ahorras tiempo y tienes soporte para auditorías y requerimientos legales.