Nómina en Colombia 2026: Qué es, cómo funciona y cómo se paga

La nómina de un trabajador que gana el salario mínimo en Colombia le cuesta a la empresa cerca de $2,7 millones al mes en 2026, cuando se suman aportes a seguridad social, prestaciones y vacaciones, y cada uno de esos valores nace en el mismo registro mensual. 

Ese registro concilia lo que la empresa paga, lo que retiene y lo que reporta a la DIAN y a la UGPP. Por eso una novedad mal registrada, como una incapacidad con la fecha equivocada o un aumento que no se aplicó a tiempo, se traslada al pago, a la PILA y a la nómina electrónica del mismo mes. 

En esta guía explicamos qué es la nómina, sus partes, los tipos que existen, cómo funciona el ciclo de cada periodo, cómo se realiza el pago, qué aportes se liquidan, cuánto cuesta un trabajador con las cifras vigentes y qué fechas debes tener en el calendario, con enlaces a las guías de cada tema. 

La nómina es el registro que el empleador elabora en cada periodo de pago para liquidar lo que devenga cada trabajador, descontar los aportes y retenciones de ley y calcular el valor neto a pagar, junto con los aportes y provisiones que asume la empresa.

Qué es la nómina y para qué sirve en una empresa 

En la práctica, la nómina de empleados es un documento, físico o digital, que la empresa elabora en cada periodo de pago para todas las personas vinculadas con contrato de trabajo. De sus cifras dependen cinco obligaciones de la empresa: 

• Pagar al trabajador el valor correcto y en la fecha pactada, con un comprobante que lo soporte. 
• Liquidar la PILA, porque los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales se calculan sobre lo que reporta la nómina. 
• Soportar costos ante la DIAN con el documento soporte de nómina electrónica. 
• Responder a la UGPP, que fiscaliza que lo aportado coincida con lo pagado. 
• Provisionar prima, cesantías, intereses y vacaciones, para que la empresa conozca su deuda laboral real cada mes. 

Esta guía aplica a las empresas privadas y a sus trabajadores regidos por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). Los empleados públicos tienen un régimen propio, y la reducción de jornada o la Ley 2466 de 2025 no se les trasladan automáticamente; ese caso se trata en la página de nómina para entidades públicas. 

Quién entra en la nómina según el tipo de contrato 

Entra en la nómina toda persona vinculada con contrato de trabajo, cualquiera sea su duración. El tipo de contrato cambia la forma de liquidar algunos conceptos, pero todos generan aportes y, salvo el salario integral, prestaciones completas. 

Partes de la nómina en Colombia y qué incluye cada una 

La nómina está integrada por cinco elementos que se repiten en cada periodo: el encabezado, el devengado, las deducciones, el neto a pagar y las apropiaciones. Los cuatro primeros los ve el trabajador en su comprobante; el quinto es información de la empresa. 

El devengado reúne todo lo que el trabajador recibe en el periodo. Según el artículo 127 del CST, es salario todo pago que remunera directamente el servicio, como el sueldo básico, las horas extras, los recargos, las comisiones y las bonificaciones habituales. El detalle de recargos y del valor de la hora está en la guía de horas extras y recargos. 

El artículo 128 del CST permite pactar como no salariales ciertos pagos, como las bonificaciones ocasionales o los beneficios extralegales acordados expresamente, siempre que no remuneren el servicio. El nombre que se le dé en el contrato no cambia su naturaleza, y la parte de los pagos no salariales que supere el 40% de la remuneración total se suma a la base de aportes (art. 30 de la Ley 1393 de 2010). El auxilio de transporte se devenga sin ser salario y se explica en la guía de auxilio de transporte. 

Deducciones de nómina que la ley obliga a descontar 

Las deducciones obligatorias son el 4% para salud y el 4% para pensión, a cargo del trabajador, más el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional para quien gana desde 4 salarios mínimos y la retención en la fuente cuando la base depurada supera 95 UVT al mes (art. 383 del Estatuto Tributario). A ellas se suman los embargos judiciales, las libranzas y los descuentos que el trabajador autorice por escrito. 

Para descontar sumas del salario, la empresa necesita autorización escrita del trabajador, orden judicial o mandato legal, y debe respetar el salario mínimo y la parte inembargable (art. 149 del CST). Los porcentajes y el cálculo de cada descuento están en la guía de deducciones de nómina. 

Neto a pagar y apropiaciones de nómina 

El neto a pagar resulta de restar el total de deducciones al total devengado, y es el valor que la empresa transfiere al trabajador. Las apropiaciones, en cambio, son los valores que la empresa causa por encima del neto: la parte patronal de los aportes y las provisiones mensuales de prima, cesantías, intereses y vacaciones, que se explican en la guía de provisiones de nómina. 

Tipos de nómina según la periodicidad y la naturaleza del pago 

La ley colombiana fija los límites del periodo de pago y deja a cada empresa la elección de su periodicidad, así que los “cuatro tipos de nómina” que suelen mencionarse son una clasificación práctica por frecuencia de pago. El artículo 134 del CST establece que el salario se paga por periodos iguales y vencidos, en moneda legal, con un máximo de una semana para el jornal (salario pactado por días) y un mes para el sueldo. 

Cómo funciona la nómina en una empresa paso a paso 

La nómina funciona como un ciclo que se repite en cada periodo y que tiene cuatro salidas: el pago al trabajador, la contabilidad, la PILA y el reporte a la DIAN. Estos son sus ocho pasos: 

1. Vinculación y parametrización. Se registran el contrato, el salario, la jornada, la periodicidad de pago, el centro de costo, la EPS, el fondo de pensiones, la ARL, la caja de compensación y la cuenta bancaria. Un dato mal parametrizado aquí se repite en todos los periodos siguientes. 
2. Apertura del periodo. Se definen las fechas de corte y de pago, los trabajadores activos y los conceptos fijos. 
3. Captura de novedades. Ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras y cambios de salario. Es el paso donde nace la mayoría de los errores. 
4. Cálculo de devengados. Salario, auxilio de transporte, recargos, comisiones y pagos no salariales. 
5. Cálculo de deducciones. Aportes del trabajador, retención en la fuente, embargos y libranzas. 
6. Validación y pago. Se revisan topes, bases y duplicados, se aprueba la liquidación, se paga el neto y se entrega el comprobante. El procedimiento completo, con un ejemplo, está en la guía de liquidación de nómina paso a paso. 
7. PILA. Se liquidan y pagan los aportes a seguridad social y parafiscales en la fecha que corresponde al NIT de la empresa. 
8.  Nómina electrónica y cierre. Se transmite a la DIAN el documento soporte de nómina electrónica, se contabiliza, se concilian el banco y las provisiones y se archivan los soportes. 

El control que sostiene todo el ciclo es la coherencia, una misma novedad debe tener la misma fecha y el mismo valor en la liquidación, la contabilidad, la PILA y la nómina electrónica. Cuando cada salida se arma por separado, las diferencias aparecen meses después. 

Novedades de nómina que cambian la liquidación del mes 

Las novedades de nómina son los hechos del periodo que modifican lo que se paga, lo que se aporta o lo que se provisiona. Cada una tiene un efecto distinto y conviene registrarla con su fecha exacta de causación. 

El pago de nómina en Colombia se realiza por periodos iguales y vencidos, en moneda legal, en la fecha que fijen el contrato o el reglamento interno de trabajo, y casi siempre por transferencia a una cuenta del trabajador. La ley regula el plazo máximo y el lugar del pago, y deja a la empresa definir el día exacto dentro de esos límites. 

Cada cuánto y en qué fecha se paga la nómina 

Además de los límites de una semana para el jornal y un mes para el sueldo, el artículo 134 del CST ordena que las horas extras y el recargo nocturno se paguen con el salario del periodo en que se causaron o, a más tardar, con el del periodo siguiente. El día exacto de pago queda escrito en el contrato o en el reglamento interno, y desde ahí empieza a contarse cualquier retraso. 

Pagar después de la fecha pactada expone a la empresa a quejas ante el Ministerio del Trabajo y a multas de 1 a 5.000 salarios mínimos (art. 486 del CST). Al terminar el contrato, el artículo 65 del CST prevé una indemnización por cada día de retraso en el pago de salarios y prestaciones, que los jueces aplican cuando el empleador no demuestra buena fe. 

Medios de pago y dispersión de nómina 

El artículo 138 del CST dispone que el pago se haga en el lugar donde el trabajador presta el servicio, salvo convenio por escrito. Ese convenio es el que permite pagar por consignación o transferencia a una cuenta, que es el medio más usado en Colombia. Las empresas con varios trabajadores lo hacen con un archivo de dispersión que el banco procesa en bloque, y el valor total dispersado debe coincidir con el neto de la nómina aprobada. 

Comprobante de pago y desprendible de nómina 

Con cada pago, la empresa entrega un comprobante o desprendible que detalla el devengado, las deducciones y el neto del periodo, y que sirve al trabajador para verificar su pago y tramitar créditos o certificaciones. Su contenido y las formas de automatizarlo están en la guía del desprendible de nómina. 

El desprendible y el documento soporte de nómina electrónica cumplen funciones distintas, el primero informa al trabajador, y el segundo es un soporte tributario que la empresa transmite a la DIAN para deducir el costo laboral en el impuesto de renta. 

Aportes a seguridad social y parafiscales que se liquidan con la nómina 

Con cada nómina, la empresa liquida los aportes a seguridad social y parafiscales sobre el ingreso base de cotización (IBC) de cada trabajador, descuenta la parte que le corresponde al trabajador y paga el total a través de la PILA. 

Los valores en pesos con el salario mínimo vigente, la exoneración y las tarifas ARL por clase de riesgo están en la guía de porcentajes de aportes a seguridad social.

Prestaciones sociales y pagos obligatorios del año en la nómina 

Además de los aportes mensuales, la nómina causa cada mes pagos que vencen en fechas fijas del año. Cada uno tiene su propia guía con fórmulas, ejemplos y casos especiales: 

• Prestaciones sociales: Qué son, cuáles son, cómo se liquidan y sus porcentajes. 
• Prima de servicios: 30 días de salario por año, pagados en dos mitades, hasta el 30 de junio y el 20 de diciembre. 
• Cesantías e intereses: Un mes de salario por año consignado al fondo antes del 15 de febrero, más intereses del 12% anual pagados al trabajador hasta el 31 de enero. 
• Vacaciones: 15 días hábiles de descanso remunerado por año de servicio. 
• Dotación: Tres entregas al año para quien gana hasta dos salarios mínimos. 

Cuánto le cuesta un trabajador a la empresa con salario mínimo

En 2026, un trabajador con salario mínimo y auxilio de transporte le cuesta a una persona jurídica que aplica la exoneración del artículo 114-1 cerca de $2.715.573 al mes, y a un empleador que no puede aplicarla cerca de $2.951.945. El cálculo parte de un trabajador de tiempo completo, con riesgo laboral clase I, sin horas extras ni novedades. 

Este costo cambia cada vez que entra una novedad, por eso simular el efecto de un aumento, una contratación o un cambio de jornada antes de aprobarlo forma parte de la gestión de la nómina, tanto como liquidarla. 

Cambios recientes que afectan la nómina en Colombia 

La nómina de 2026 cambió de parámetros varias veces en el mismo año, y cada cambio rige desde una fecha distinta, lo que obliga a liquidar por fecha de causación. 

El salario mínimo de 2026 se fijó con el Decreto 1469 de 2025, cuya suspensión provisional fue revocada por el Consejo de Estado en julio de 2026; la demanda de nulidad sigue en trámite y no ha modificado el valor que reciben los trabajadores. 

Errores frecuentes en la nómina y su costo para la empresa 

Los errores de nómina más costosos nacen de datos desactualizados o de reglas aplicadas de forma masiva, y casi todos se pueden prevenir con validaciones en el cierre de cada periodo. 

Liquidar la nómina en hojas de cálculo multiplica los errores en novedades y aportes 

Cuando las novedades llegan por correo, el cálculo vive en una hoja de cálculo y la PILA y la nómina electrónica se arman aparte, la empresa reconstruye el mismo proceso cada periodo y termina con cuatro versiones de los mismos datos, que alguien debe conciliar a mano antes de cada cierre. 

El software de nómina de Heinsohn, avalado por la UGPP y 100% web, concentra ese ciclo en un solo sistema, y la diferencia se ve en cada paso de la operación: 

Calendario de nómina en Colombia para el año en curso 

Estas son las fechas que toda nómina privada debe tener programadas en 2026 y en el inicio de 2027. 

Una nómina bien operada cuadra en el pago, en la PILA y ante la DIAN 

Entender la nómina como un ciclo, con partes, plazos y responsables definidos, permite revisarla con la misma lógica en cada periodo y anticipar el efecto de cada cambio normativo antes de que llegue a la liquidación. Cada parámetro sin actualizar se acumula mes a mes como aportes pagados de menos, intereses de mora y horas de reproceso, y su corrección tardía obliga a reconstruir soportes para una fiscalización posterior, cuando hacerlo cuesta mucho más que haberlos tenido en orden. Con el ciclo claro, estos son los puntos que conviene revisar en tu operación antes del próximo cierre. 

Lo que debes tener claro antes de cerrar esta guía 

• Estructurar cada nómina en sus cinco partes (encabezado, devengado, deducciones, neto y apropiaciones), porque de ellas salen el comprobante, la PILA y la nómina electrónica. 
• Pagar dentro de los límites del artículo 134 del CST: Cada semana como máximo para el jornal y cada mes como máximo para el sueldo, con las horas extras a más tardar en el periodo siguiente. 
• Validar la exoneración del artículo 114-1 trabajador por trabajador, aplicándola solo a quien gana menos de 10 salarios mínimos y solo a salud patronal, ICBF y SENA. 
• Transmitir la nómina electrónica dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente, una vez por trabajador, aunque pagues cada semana o cada quincena. 
• Liquidar por fecha de causación en 2026, con el recargo dominical del 90% desde el 1 de julio y el divisor de 210 horas desde el 15 de julio. 

Si quieres saber en qué paso del ciclo se están generando las diferencias de tu nómina antes del cierre de fin de año, en Heinsohn podemos revisarlo contigo sin costo. Habla con un especialista en Nómina.

Preguntas frecuentes sobre la nómina en Colombia 

¿Cómo se realiza el pago de nómina en Colombia? 

El pago de nómina se realiza por periodos iguales y vencidos, en moneda legal, en la fecha que fijen el contrato o el reglamento interno, con un máximo de una semana para el jornal y un mes para el sueldo (art. 134 del CST). Con un acuerdo escrito, el pago puede hacerse por transferencia a una cuenta del trabajador (art. 138 del CST), y la empresa entrega un comprobante con el detalle del periodo. 

¿Cuánto se pagará de nómina en Colombia en 2026? 

En 2026 un trabajador con salario mínimo recibe $1.750.905 de salario y $249.095 de auxilio de transporte, y su neto es de $1.859.928 después de los descuentos de salud y pensión. Para la empresa, ese trabajador cuesta cerca de $2.715.573 al mes si aplica la exoneración de aportes del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, y cerca de $2.951.945 si no la aplica. 

¿Cuáles son los 4 tipos de nómina? 

Los cuatro tipos de nómina que suelen mencionarse corresponden a la periodicidad del pago: semanal, catorcenal, quincenal y mensual. La ley colombiana solo fija los límites, una semana para el jornal y un mes para el sueldo, y cada empresa elige su periodicidad dentro de ellos. 

¿Cómo se estructura la nómina en Colombia? 

La nómina en Colombia se estructura en cinco partes: el encabezado con los datos de la empresa, del trabajador y del periodo; el devengado; las deducciones; el neto a pagar; y las apropiaciones, que son los aportes y provisiones a cargo de la empresa. 

¿Qué es una nómina de pago? 

Una nómina de pago es el registro de un periodo específico donde se liquida lo que la empresa debe pagar a cada trabajador, con el detalle de lo devengado, lo descontado y el valor neto. Es la base del comprobante que recibe el trabajador y de los aportes que la empresa liquida en la PILA. 

¿El contratista por prestación de servicios va en la nómina? 

El contratista por prestación de servicios no va en la nómina, porque no tiene contrato de trabajo: recibe honorarios, cotiza a seguridad social como independiente y no tiene prestaciones sociales. Si en la práctica cumple horario, recibe órdenes y trabaja de forma personal, puede reclamar que se reconozca la relación como contrato de trabajo. 

¿Qué pasa si la empresa paga la nómina tarde? 

Si la empresa paga la nómina después de la fecha pactada, el trabajador puede presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo, que puede imponer multas de 1 a 5.000 salarios mínimos (art. 486 del CST). Si el retraso ocurre al terminar el contrato, el artículo 65 del CST prevé una indemnización por cada día de mora cuando el empleador no actuó de buena fe. 

¿La nómina electrónica es lo mismo que el desprendible de pago? 

La nómina electrónica y el desprendible son documentos distintos. El desprendible informa al trabajador lo que se le pagó en el periodo, y el documento soporte de nómina electrónica es un archivo que la empresa transmite a la DIAN cada mes, por trabajador, para soportar el costo laboral en el impuesto de renta. 

¿Cada cuánto se debe pagar la nómina por ley? 

Por ley, la nómina se paga como máximo cada semana cuando el salario se pacta por días (jornal) y como máximo cada mes cuando se pacta un sueldo (art. 134 del CST). Dentro de esos límites, la empresa puede pagar cada semana, cada catorce días, cada quincena o cada mes.