Entrega de dotación: ¿cómo y cuándo debe hacerse?
La dotación a empleados en Colombia es obligatoria para todo empleador con trabajadores permanentes: un par de zapatos y un vestido de labor tres veces al año para quienes ganan hasta dos salarios mínimos, que en 2026 equivalen a $3.501.810, y llevan más de tres meses en la empresa.
La regla de la dotación laboral está en el Código Sustantivo del Trabajo con la redacción de la Ley 11 de 1984. En la práctica, la entrega de dotación exige revisar la lista de beneficiarios en cada corte porque cambia con ingresos, retiros, aumentos y salarios variables; y porque bonos, uniformes y elementos de protección personal se confunden con facilidad. Un trabajador omitido o una entrega tardía termina en reclamación o en visita del inspector.
En esta guía te contamos qué es la dotación y qué norma la regula, quién tiene derecho con el tope de cada año, el calendario de entregas con su fecha de corte, qué incluye, cuándo son válidos los bonos, la diferencia con los EPP, qué pasa si el trabajador no la usa o se retira y qué pasa si la empresa no la entrega.
Tienen derecho a dotación los empleados que ganan hasta dos salarios mínimos ($3.501.810 en 2026) y llevan más de tres meses en la empresa. Se entrega en especie, un par de zapatos y un vestido de labor, a más tardar el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre.
Qué es la dotación laboral y qué norma la regula en Colombia
La dotación laboral es una prestación social en especie, el suministro gratuito de calzado y vestido de labor que el empleador entrega a sus trabajadores de menores ingresos para que los usen en sus funciones. Hace parte del mismo grupo de obligaciones que la prima de servicios, las cesantías y las vacaciones, que puedes revisar en conjunto en la guía de prestaciones sociales en Colombia.
Su regulación ocupa un capítulo corto del Código Sustantivo del Trabajo (CST), modificado por la Ley 11 de 1984 y reglamentado por el Decreto 982 de 1984, hoy compilado en el Decreto 1072 de 2015.
| Artículo del CST | Qué regula |
|---|---|
| Artículo 230 | Quién debe entregar dotación, a quién, qué incluye y cada cuánto |
| Artículo 232 | Las tres fechas límite de entrega |
| Artículo 233 | La obligación del trabajador de usarla en sus labores |
| Artículo 234 | La prohibición de pagarla en dinero |
| Artículo 235 | La facultad del Ministerio del Trabajo para reglamentarla |
¿Quién tiene derecho a dotación en Colombia?
Tiene derecho a dotación el trabajador que cumple dos condiciones al mismo tiempo en cada fecha de entrega, según el artículo 230 del CST:
- Tiene una remuneración mensual de hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes. El trabajador que gana exactamente dos salarios mínimos también tiene derecho, porque la norma dice “hasta”.
- Más de tres meses al servicio del mismo empleador en la fecha de la entrega.
El tipo de contrato no cambia el derecho, un contrato a término fijo, indefinido o por obra da acceso a la dotación si se cumplen las dos condiciones, y la obligación recae sobre todo empleador que ocupe habitualmente uno o más trabajadores permanentes. Las dos condiciones se revisan en cada corte, con el salario y la antigüedad de ese momento. Si una persona ingresa el 15 de mayo, no tenía contrato el 30 de abril, así que no recibe esa entrega; el 31 de agosto ya supera los tres meses y, si su salario no pasa el tope, recibe la segunda.
Tope salarial para recibir dotación laboral por año
El tope se mueve cada enero con el salario mínimo, así que la lista de beneficiarios de un año no sirve para el siguiente.
| Año | Salario mínimo (SMMLV) | Tope de dos SMMLV |
|---|---|---|
| 2026 | $1.750.905 | $3.501.810 |
| 2025 | $1.423.500 | $2.847.000 |
| 2024 | $1.300.000 | $2.600.000 |
| 2023 | $1.160.000 | $2.320.000 |
El valor de 2026 parte del Decreto 1469 de 2025, que sigue vigente después de que el Consejo de Estado revocara en julio de 2026 la suspensión provisional que había decretado en febrero. El detalle está en la guía del salario mínimo 2026 y auxilio de transporte.
Casos especiales: Dotación con salario variable, medio tiempo, aprendices y servicio doméstico
Los casos especiales son los que más trabajadores dejan por fuera de la lista.
| Caso | ¿Tiene derecho? | Qué revisar |
|---|---|---|
| Salario variable (comisiones, horas extras, recargos) | Sí, si la remuneración real no supera el tope | La ley no fija una fórmula de promedio. Muchas empresas usan el promedio de los cuatro meses anteriores; lo importante es adoptar un criterio, documentarlo y aplicarlo igual a todos |
| Trabajador de medio tiempo | Sí | La ley no excluye la jornada parcial; se revisan salario y antigüedad |
| Aprendiz en fase práctica o formación dual | Sí, si cumple salario y antigüedad | Ver el párrafo siguiente |
| Aprendiz en fase lectiva tradicional | No como beneficiario ordinario | En esa fase no se causa el paquete completo de prestaciones |
| Servicio doméstico (interno, externo o por días) | Sí | Existe relación laboral; aplican los mismos dos requisitos |
| Trabajador en misión | Sí | La empresa de servicios temporales es el empleador y responde por la dotación |
| Contratista por prestación de servicios | No | Un contrato civil o comercial real no genera prestaciones sociales |
Para contar su antigüedad se toma la fase práctica en la formación tradicional y toda la duración del contrato en la formación dual.
Dotación para servidores públicos con fechas y tope distintos
Las entidades públicas tienen un régimen propio, fijado por la Ley 70 de 1988 y el Decreto 1978 de 1989, con fechas, tope y antigüedad diferentes a los del sector privado.
| Aspecto | Sector privado | Sector público |
|---|---|---|
| Norma principal | Artículos 230 a 234 del CST | Ley 70 de 1988 y Decreto 1978 de 1989 |
| Fechas de entrega | 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre | 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre |
| Tope salarial | Hasta dos SMMLV | Remuneración inferior a dos SMMLV |
| Antigüedad | Más de tres meses en la fecha de entrega | Por lo menos tres meses ininterrumpidos antes de cada entrega |
Fechas de entrega de dotación laboral y cada cuánto se entrega
La dotación se entrega tres veces al año, cada cuatro meses, con fechas límite fijadas por el artículo 232 del CST. Cada entrega se evalúa por separado: el trabajador que no cumple los requisitos en una fecha no recibe una parte proporcional, y puede quedar cubierto en la siguiente.
| Entrega | Fecha límite | Ingreso a más tardar para tener más de tres meses |
|---|---|---|
| Primera | 30 de abril | 29 de enero |
| Segunda | 31 de agosto | 30 de mayo |
| Tercera | 20 de diciembre | 19 de septiembre |
La empresa puede entregar antes de la fecha límite, siempre que revise los requisitos con la información de ese corte. Lo que no admite el calendario es acumular las tres entregas en una sola al final del año.
Qué incluye la dotación de uniformes y calzado de labor
Cada entrega incluye como mínimo un par de zapatos y un vestido de labor. El vestido es un conjunto apropiado para trabajar, como uniforme, pantalón y camisa, overol o prendas equivalentes, y el reglamento exige que corresponda a la función, a la actividad y al ambiente de trabajo. Por eso la dotación de uniformes se define por cargo. Al elegir las prendas conviene revisar:
- Funciones y riesgos del cargo que no cubren los EPP.
- Clima, humedad y temperatura de la sede o del lugar donde se trabaja.
- Movilidad y duración de la jornada, que determinan el tipo de calzado.
- Tallas actualizadas de cada trabajador antes de la compra.
- Material y resistencia frente al lavado frecuente.
Una camiseta corporativa sola deja incompleta la obligación porque faltan el resto del vestido y el calzado. Un uniforme de imagen corporativa puede ser la dotación siempre que sea gratuito, se entregue en las fechas legales a quienes tienen derecho e incluya los zapatos.
Bonos de dotación y cuándo son válidos
La empresa puede entregar la dotación mediante bonos, siempre que el bono conserve la naturaleza en especie de la prestación. Según el Concepto 23920 de 2025 del Ministerio del Trabajo, los bonos son válidos si son de uso exclusivo del trabajador, intransferibles, no negociables, no representan dinero y permiten adquirir vestido y calzado adecuados para la labor.
Los conceptos del Ministerio orientan la interpretación administrativa, aunque no tienen la fuerza vinculante de la ley o el reglamento. Por eso conviene que el bono cumpla con holgura estas condiciones:
- Sirve para comprar tanto el vestido como el calzado de labor.
- Bloquea retiros en efectivo, transferencias y compras ajenas a la dotación.
- Tiene saldo suficiente para prendas funcionales del cargo.
- Cuenta con comercios cercanos a la ubicación del trabajador.
- Deja trazabilidad de asignación, activación y redención.
El bono de dotación es opcional: la empresa decide si entrega las prendas directamente o mediante bono. Consignar el valor en la nómina o permitir retirar el saldo en efectivo contraría el artículo 234 del CST, que prohíbe compensar la dotación en dinero.
Valor de la dotación por empleado y por qué la ley no fija un monto
La ley colombiana no fija un valor mínimo ni un valor máximo para la dotación. El artículo 230 del CST define qué se entrega, a quién y cuándo, y deja el presupuesto a cada empresa.
El estándar de cumplimiento es la idoneidad, prendas completas, utilizables y acordes con la actividad. Un bono con saldo insuficiente para comprar vestido y calzado adecuados, o unos zapatos incompatibles con el oficio, pueden cuestionarse como un cumplimiento solo aparente.
El costo real depende del tipo de actividad, del número de beneficiarios en cada corte, de la calidad y durabilidad de las prendas y de la modalidad elegida, entrega física o bono.
Diferencia entre dotación y elementos de protección personal (EPP)
La dotación y los EPP son dos obligaciones independientes. La dotación cubre vestido y calzado de trabajo para quienes cumplen el tope y la antigüedad; los EPP protegen al trabajador frente a un riesgo concreto y se entregan a toda persona expuesta, sin importar su salario ni su tiempo en la empresa.
| Aspecto | Dotación | EPP |
|---|---|---|
| Norma | CST, artículos 230 a 234 | Ley 9 de 1979 (arts. 122 a 124), Resolución 2400 de 1979 (arts. 176 a 201) y Decreto 1072 de 2015 |
| Finalidad | Vestido y calzado para trabajar | Controlar peligros y proteger la salud |
| Beneficiarios | Hasta dos SMMLV y más de tres meses | Todo trabajador expuesto al riesgo |
| Momento | Tres fechas legales al año | Desde que existe la exposición |
| Reposición | Cada cuatro meses | Según desgaste, daño o vida útil |
| Naturaleza | Prestación social en especie | Medida preventiva del SG-SST |
| Devolución | Sin deber general de devolverla | Según su naturaleza y la política de la empresa |
Qué pasa si el trabajador no usa la dotación laboral
El trabajador está obligado a usar la dotación en las labores contratadas. Si no lo hace, el artículo 233 del CST permite al empleador quedar eximido de entregarle la dotación del período siguiente. La exoneración tiene un requisito formal: el artículo 2.2.1.4.4 del Decreto 1072 de 2015 exige avisar por escrito al Inspector de Trabajo y Seguridad Social o, en su defecto, a la primera autoridad política del lugar. Antes de aplicarla conviene seguir este orden:
- Verificar que la dotación entregada fue completa, oportuna, adecuada al cargo y de la talla correcta.
- Documentar el no uso con fechas y hechos concretos.
- Escuchar la explicación del trabajador.
- Requerirle por escrito que use la dotación.
- Avisar por escrito al inspector antes de omitir la siguiente entrega.
Si el trabajador no la usa porque la prenda es incómoda, insegura o inadecuada para su labor, el problema está en la entrega y la exoneración pierde su fundamento.
Dotación al terminar el contrato, devolución y liquidación
El trabajador no tiene una obligación legal general de devolver la dotación cuando termina el contrato. Los artículos 230 a 234 del CST imponen su uso durante la relación laboral y no ordenan su reintegro, así que el vestido y el calzado quedan en poder del trabajador, esa regla cubre la dotación. Los EPP, las herramientas, los carnés y los bienes inventariados de la empresa siguen sus propias reglas y pueden requerir devolución.
La dotación tampoco se descuenta de la liquidación ni se “liquida” como la prima o las cesantías porque se causa por entregas y no por días trabajados. Condicionar el pago de la liquidación a que el trabajador devuelva las prendas carece de base legal, y retener salarios o prestaciones al terminar el contrato expone a la empresa a la indemnización moratoria del artículo 65 del CST. Las partidas que sí se liquidan están en la guía de liquidación laboral paso a paso.
Qué pasa si la empresa no entrega la dotación
Las consecuencias dependen de si el contrato sigue vigente o ya terminó.
| Momento | Qué procede | Quién decide |
|---|---|---|
| Contrato vigente | Entregar en especie la dotación omitida, aunque sea tarde. El trabajador puede presentar queja ante el Ministerio del Trabajo | El empleador corrige; el inspector investiga y puede multar |
| Contrato terminado | Indemnización de perjuicios que el extrabajador debe probar | Juez laboral |
Cuando el contrato ya terminó, la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha precisado que no tiene sentido ordenar prendas para trabajar. Procede una indemnización de perjuicios, que no está tarifada y exige que el extrabajador demuestre el daño causado por la falta de dotación.
Las acciones para reclamar derechos regulados por el Código Sustantivo del Trabajo prescriben, por regla general, en tres años contados desde que la obligación se hace exigible (artículo 488 del CST, modificado por la Ley 2466 de 2025). En materia de dotación, el término se analiza por separado para cada entrega omitida, desde su fecha límite.
Si la empresa detecta entregas pendientes, la ruta es identificar a los beneficiarios y períodos omitidos, verificar que no hayan prescrito, entregar de inmediato vestido y calzado adecuados y dejar constancia de que se trata de una entrega extemporánea del período correspondiente.
Armar la lista de beneficiarios de dotación a mano deja empleados por fuera en cada entrega
El error de dotación aparece en el cierre de cada corte, para cerrar la lista de beneficiarios hay que cruzar el salario real del período, incluidas horas extras y comisiones, con la fecha de ingreso, los retiros, las novedades y las tallas de cada trabajador.
Cuando ese cruce se hace en una hoja de cálculo separada de la nómina, los casos que se pierden son siempre los mismos: el trabajador que superó el tope por unas horas extras, el que cumplió tres meses la semana anterior a la fecha límite o el aprendiz que pasó a la fase práctica. Cada uno es una entrega omitida con su propio término de reclamación.
La información que decide la dotación vive en el software de nómina: salario, variables, fechas de contrato y novedades. El software de Heinsohn cuenta con un módulo adicional de gestión de dotación para centralizar la información y cada entrega; consulta con el equipo especializado su alcance, configuración e integración con los procesos de nómina y gestión humana de tu empresa.
Cómo acreditar la entrega de dotación a cada trabajador
La empresa debe poder demostrar que cada beneficiario recibió su dotación a tiempo, más allá de haberla comprado. Una factura global prueba la compra y un soporte individual prueba la entrega.
| Paso | Qué revisar | Soporte que queda |
|---|---|---|
| 1. Cerrar la población | Trabajadores activos, en misión, domésticos y aprendices en fase práctica | Listado de elegibilidad con fecha de corte |
| 2. Validar el salario | Remuneración del período contra el tope del año | Criterio documentado para salario variable |
| 3. Validar la antigüedad | Fecha de ingreso contra la fecha legal de entrega | Listado con fechas de ingreso |
| 4. Cruzar novedades | Ingresos, retiros, licencias, incapacidades y cambios salariales | Registro de novedades del corte |
| 5. Definir prendas | Kit por cargo, sede y clima | Matriz de prendas por cargo |
| 6. Actualizar tallas | Tallas vigentes de cada trabajador | Registro de tallas |
| 7. Entregar o asignar el bono | Entrega física o bono con restricciones | Orden de compra, factura o registro del bono |
| 8. Firmar el acta | Recibido individual con fecha, período, prendas y tallas | Acta firmada, física o electrónica |
| 9. Registrar pendientes | Rechazos, cambios de talla, defectos y no uso | Registro de novedades de la entrega |
Cumplir la dotación depende de cerrar bien cada corte
La obligación de dotación solo cambia en cada entrega, únicamente definiendo quién entra en la lista. Salario, antigüedad, novedades y tallas se mueven entre abril, agosto y diciembre, y el tope se ajusta cada enero con el salario mínimo.
Una lista mal cerrada deja trabajadores sin su dotación, y cada entrega omitida puede reclamarse durante tres años, ante el inspector mientras el contrato sigue vigente o ante el juez cuando ya terminó.
El software de Heinsohn incluye un módulo adicional de gestión de dotación para acompañar ese proceso junto con la nómina. ¿Tu equipo ya sabe quién recibe dotación el próximo 20 de diciembre? Si quieres revisarlo, nuestros especialistas pueden acompañarte en ese diagnóstico. Contáctanos.
Preguntas frecuentes sobre la dotación laboral
¿La dotación constituye salario?
No. La entrega legal de vestido y calzado de labor es una prestación social en especie y no remunera directamente el servicio. Debe mantenerse separada de los EPP, las herramientas, los uniformes extralegales y los pagos salariales.
¿Cuántas dotaciones se dan al año en Colombia?
Tres, una cada cuatro meses. En el sector privado las fechas límite son el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre, según el artículo 232 del CST.
¿Quien gana exactamente dos salarios mínimos recibe dotación?
Sí, en el sector privado, porque el artículo 230 del CST habla de una remuneración de “hasta” dos salarios mínimos. En el sector público la regla cambia: el Decreto 1978 de 1989 exige una remuneración inferior a dos salarios mínimos.
¿Se puede pagar la dotación en dinero o en la nómina?
No durante la relación laboral. El artículo 234 del CST prohíbe compensar la dotación en dinero, así que la empresa debe entregar las prendas o un bono restringido a vestido y calzado de labor.
¿El bono de dotación es obligatorio?
No. El bono es una forma de entrega que la empresa puede elegir, válida si es intransferible, no negociable, no representa dinero y permite comprar vestido y calzado adecuados, según el Concepto 23920 de 2025 del Ministerio del Trabajo.
¿Es lo mismo dotación que uniforme?
Pueden coincidir. Un uniforme hace parte de la dotación cuando se entrega gratis, en las fechas legales, a quienes tienen derecho y junto con el calzado; un uniforme de imagen para todo el personal puede ser también un beneficio extralegal.
¿Se puede entregar una sola dotación para todo el año?
No. Cada una de las tres entregas tiene su propia fecha límite y sus requisitos se revisan en esa fecha, así que acumularlas en una sola entrega anual incumple el calendario del artículo 232 del CST.
¿La empresa puede dar dotación a quien gana más de dos salarios mínimos?
Sí, como beneficio extralegal o como parte de su imagen corporativa. Conviene diferenciarlo de la obligación legal en contratos y políticas internas, para no generar después una reducción unilateral de condiciones.
¿Un trabajador en incapacidad larga recibe dotación?
Es un punto en discusión. Algunos conceptos administrativos vinculan la pérdida de la entrega a incapacidades prolongadas, mientras otras lecturas sostienen que la incapacidad no suspende el contrato; lo prudente es analizar cada caso con asesoría laboral.
¿Los aprendices tienen derecho a dotación?
Sí, durante la fase práctica y durante toda la formación dual, cuando cumplen el tope salarial y la antigüedad. El Decreto 223 de 2026 les reconoce en esas etapas las prestaciones y demás derechos del contrato laboral privado; en la fase lectiva tradicional no se causa el paquete completo de prestaciones.