¿Conviene tercerizar el recobro de incapacidades? Costos y tasa de recuperación para decidir
Cuando un trabajador se incapacita en Colombia, tu empresa le paga la incapacidad y después debe pedirle ese dinero a la EPS o a la ARL. Ese trámite se llama recobro, y elegir entre un recobro de incapacidades interno o tercerizado define cuánto de ese dinero vuelve realmente a caja.
La ley le asigna este trámite al empleador (artículo 121 del Decreto Ley 019 de 2012), por eso hace parte de la gestión de incapacidades laborales de cualquier empresa. Cada incapacidad que no se recobra queda como un gasto pagado con recursos propios.
Muchas empresas ya hacen este trámite con su propio equipo, y para saber si ese modelo funciona conviene medir tres cosas: cuánto dinero recupera, cuánto tarda y cuánto le cuesta a la empresa. En este artículo te contamos cómo medirlas para decidir qué modelo te conviene.
La gestión interna conviene cuando tu empresa mide una tasa de recuperación alta, con costo y tiempo de recaudo controlados. Tercerizar conviene cuando el recaudo adicional y el tiempo liberado superan el costo del servicio. Ambos modelos deben medirse con la misma base.
¿Qué debe evaluar tu empresa antes de elegir un recobro interno o tercerizado?
El modelo de recobro se evalúa sobre el ciclo completo, desde que llega el certificado hasta que el pago queda identificado en contabilidad. La radicación ocupa una sola de esas etapas, y las demás concentran la mayor parte del tiempo y de los errores que retrasan el reembolso.
El ciclo completo, que se detalla en la guía sobre el proceso de recobro de incapacidades, incluye validación, radicación, seguimiento e identificación del pago. Para efectos de la decisión, conviene verlo como una secuencia de responsabilidades con dueño:
| Etapa | Qué exige |
|---|---|
| 1. Recepción del certificado | Registro oportuno del caso y del trabajador |
| 2. Validación | Revisión de soportes, origen y entidad responsable |
| 3. Liquidación | Cálculo del valor que la entidad debe reconocer |
| 4. Radicación | Presentación ante la EPS o la ARL por su canal propio |
| 5. Seguimiento | Consulta periódica del estado de cada caso |
| 6. Respuesta a novedades | Atención de devoluciones, solicitudes de soporte o reliquidaciones |
| 7. Identificación del pago | Relación de cada abono con el caso que lo originó |
| 8. Conciliación | Cierre de la cuenta por cobrar en contabilidad |
¿Cuánto le cuesta a tu empresa gestionar el recobro de incapacidades con su propio equipo?
El costo interno del recobro rara vez aparece como una partida propia en el presupuesto porque se reparte entre nómina, talento humano, tesorería, contabilidad y, en los casos más complejos, el área jurídica. Para compararlo con una alternativa externa, hay que reunirlo en una sola cifra:
Costo interno total = horas de validación + horas de radicación + horas de seguimiento + horas de conciliación + supervisión + tecnología + valor elegible no recuperado + costo financiero de la demora
Horas que nómina, talento humano, tesorería y contabilidad dedican al recobro
La nómina liquida la novedad, tal como se explica en la guía para liquidar las incapacidades en la nómina, y desde ese momento nace una cuenta por cobrar que alguien debe perseguir. Esa tarea suele recaer en una persona que también atiende el cierre de nómina, de modo que el seguimiento se aplaza en las semanas de mayor carga.
Para estimar este componente con datos de tu empresa, basta con registrar durante un mes las horas que cada área dedica al recobro:
| Área | Horas al mes | Costo por hora | Total mensual |
|---|---|---|---|
| Nómina | |||
| Talento humano | |||
| Tesorería | |||
| Contabilidad | |||
| Jurídica (casos escalados) |
El tiempo de recaudo también tiene un precio porque el dinero inmovilizado en la cartera de incapacidades deja de estar disponible para la operación. Como referencia, el artículo 2.2.3.4.3 del Decreto 780 de 2016, sustituido por el Decreto 2126 de 2023, fija 15 días hábiles para que la EPS revise y liquide la solicitud y 5 días hábiles adicionales para pagar lo autorizado. Cada día por encima de ese plazo se puede estimar así:
Costo financiero de la demora = saldo de cartera × tasa de oportunidad de tu empresa × días de demora / 365
El último componente es la pérdida directa: casos que nunca se radicaron, devoluciones sin respuesta y cartera que se acerca al límite legal.
El derecho del empleador a solicitar el reembolso prescribe en tres años contados desde la fecha en que pagó la prestación al trabajador (Ley 1438 de 2011, artículo 28). El valor elegible también varía según el origen y la duración de cada caso, de acuerdo con los tipos de incapacidad laboral y quién debe pagarlos.
¿Qué costos incluye tercerizar la gestión del recobro de incapacidades?
El costo de un modelo tercerizado incluye la tarifa del servicio y otros tres componentes que completan la comparación. Reunirlos en una sola fórmula permite ponerlo al lado del costo interno con la misma lógica:
Costo tercerizado total = tarifa del servicio + implementación + dedicación residual de tu equipo + valor elegible no recuperado
La dedicación residual corresponde al tiempo que tu equipo sigue invirtiendo en entregar información y atender consultas puntuales. El valor no recuperado se mantiene en la fórmula porque cualquier modelo puede dejar casos pendientes, y la diferencia entre ambos está justamente en cuánto queda sin recuperar.
Para que la comparación sea justa, la propuesta de cualquier proveedor debería dejar claros estos puntos:
- Modelo de cobro: Tarifa fija, por caso, por éxito o una combinación de ellas.
- Alcance y exclusiones: Qué entidades, tipos de incapacidad y etapas del ciclo cubre el servicio.
- Cartera antigua: Cómo se trata la cartera acumulada antes del inicio del contrato.
- Responsabilidades de tu empresa: Qué información entrega, con qué frecuencia y en qué formato.
- Niveles de servicio y reportes: Qué indicadores recibe tu empresa y cada cuánto.
Con el costo de ambos modelos en la misma unidad, la comparación depende de una sola variable más: cuánto recupera cada uno.
¿Cómo comparar la tasa de recuperación de incapacidades entre los dos modelos?
La tasa de recuperación de incapacidades indica qué porcentaje del dinero que tu empresa tenía derecho a recuperar volvió efectivamente a caja. Para que dos modelos puedan compararse, ambos deben calcularla con la misma fórmula, el mismo periodo y el mismo tipo de cartera:
Tasa de recuperación por valor = valor recaudado / valor elegible gestionado × 100
El denominador incluye solo la cartera con derecho a reembolso que se gestionó en el periodo. Separarla por edad (corriente, antigua y cercana a la prescripción) y por estado (en trámite, devuelta o pagada) evita que una cartera antigua con baja probabilidad de pago distorsione el resultado del modelo que la recibe.
¿Por qué la tasa por número de casos puede dar una lectura equivocada?
Una empresa puede recuperar la mayoría de sus casos y dejar pendiente buena parte del dinero porque los casos pequeños suelen resolverse más rápido que las incapacidades prolongadas.
En un ejemplo ilustrativo, 90 de 100 casos pagados equivalen a una tasa del 90% por casos; si esos 90 casos suman 40 millones de pesos sobre 100 millones elegibles, la tasa por valor es del 40%. Por eso conviene seguir ambos indicadores y tomar la decisión con la tasa por valor.
Indicadores para comparar la gestión interna y la tercerizada del recobro
La tasa de recuperación gana sentido cuando se lee junto con indicadores de costo, tiempo y control:
| Indicador | Fórmula | Qué revela |
|---|---|---|
| Tasa de recuperación por valor | Valor recaudado / valor elegible gestionado | Cuánto dinero vuelve a caja |
| Tasa de recuperación por casos | Casos pagados / casos elegibles gestionados | Efectividad operativa |
| Costo por peso recuperado | Costo total del modelo / valor recaudado | Eficiencia con una unidad común |
| Costo por caso cerrado | Costo total / casos con respuesta definitiva | Productividad del proceso |
| Tiempo medio de recaudo | Días entre radicación completa y pago identificado | Impacto en flujo de caja |
| Cartera por edad | Valor elegible por rangos de antigüedad | Riesgo de prescripción |
| Tasa de devolución | Casos devueltos / casos radicados | Calidad documental y de liquidación |
| Horas internas | Horas de todas las áreas por periodo | Costo oculto de la operación |
| Tasa de conciliación | Pagos identificados y aplicados / pagos recibidos | Cartera realmente cerrada |
¿Cómo calcular si tercerizar el recobro de incapacidades le genera valor a tu empresa?
El valor de tercerizar surge de sumar el recaudo adicional y el costo interno que tu empresa deja de asumir, y restarle el costo completo del servicio:
Valor creado = cartera elegible anual × (tasa tercerizada − tasa interna) + costo interno evitable − costo tercerizado total
Un resultado positivo indica que el modelo tercerizado genera más dinero del que cuesta. Un resultado cercano a cero o negativo indica que tu modelo interno es competitivo, siempre que la tasa interna se haya medido con la misma base. Esta plantilla reúne los datos necesarios para hacer el cálculo:
| Indicador | Modelo interno (dato de tu empresa) | Modelo tercerizado (dato de la propuesta) | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Cartera elegible anual | |||
| Tasa de recuperación por valor | |||
| Costo total del modelo | |||
| Costo por peso recuperado | |||
| Tiempo medio de recaudo | |||
| Cartera mayor a 180 días | |||
| Horas internas al mes |
Cinco señales que indican que la gestión interna del recobro está funcionando
Un equipo propio bien organizado puede recuperar la cartera con buenos resultados, y en ese caso mantener el modelo interno es una decisión razonable. Estas señales lo confirman:
- La tasa por valor está medida y es estable: Tu empresa la calcula cada periodo con la misma fórmula y conoce su tendencia.
- La cartera antigua está acotada: El valor con más de 180 días representa una proporción pequeña y conocida del total.
- El responsable tiene reemplazo: El conocimiento del proceso está documentado y otra persona puede asumirlo sin pérdida de seguimiento.
- El seguimiento continúa durante el cierre de nómina: Los casos mantienen su ritmo en las semanas de mayor carga.
- Los pagos están identificados y conciliados: Cada abono de la EPS o la ARL se relaciona con su caso y la cuenta por cobrar se cierra.
Cuando varias de estas condiciones fallan al mismo tiempo, aparecen las señales del modelo contrario.
¿Cuándo conviene tercerizar el recobro de incapacidades? Cinco señales de alerta en la gestión interna
Las señales para tercerizar el recobro de incapacidades suelen aparecer juntas porque comparten una causa: el proceso depende de tiempo que el equipo interno no tiene disponible.
- La cartera crece o envejece: El saldo pendiente aumenta periodo tras periodo y una parte se acerca al límite de tres años.
- El seguimiento se aplaza por el cierre de nómina: Los casos se revisan cuando hay tiempo, sin fecha ni responsable para la siguiente acción.
- Las devoluciones se repiten: Varias EPS y ARL, con canales y requisitos distintos, devuelven casos por las mismas causas.
- Los pagos llegan sin identificar: Tesorería recibe abonos que contabilidad no logra asociar a un caso.
- El conocimiento está en una sola persona: El proceso vive en hojas de cálculo y correos que nadie más sabe interpretar.
Una matriz de ocho criterios te ayuda a ordenar la decisión entre gestión interna y tercerizada La matriz reúne en una sola vista lo que cada modelo aporta y la pregunta que tu empresa debe responder para cada criterio:
| Criterio | Gestión interna | Gestión tercerizada | Pregunta para decidir |
|---|---|---|---|
| Capacidad operativa | Equipo propio que comparte tiempo con nómina y talento humano | Equipo dedicado al recobro | ¿Quién atiende los casos durante el cierre de nómina? |
| Especialización | Depende de una o pocas personas | Conocimiento concentrado en el proceso y en varias entidades | ¿Qué pasa si el responsable se ausenta o cambia de cargo? |
| Costos | Repartidos entre varias áreas | Tarifa visible más dedicación residual | ¿Estás comparando costos totales o solo salario contra tarifa? |
| Recuperación | Se conoce si tu empresa la mide | Se conoce por los reportes del proveedor | ¿Ambas tasas usan valor elegible y el mismo periodo? |
| Seguimiento | Compite con otras prioridades | Hace parte del alcance del servicio | ¿Cada caso tiene responsable, siguiente acción y fecha? |
| Visibilidad | Hojas de cálculo, correos y portales separados | Reportes e indicadores consolidados | ¿Finanzas conoce hoy la cartera por entidad, edad y estado? |
| Escalabilidad | Exige más personas si crece la nómina | El volumen se absorbe dentro del servicio | ¿El proceso soporta picos sin retrasar el cierre? |
| Control | Ejecución directa | Gobierno mediante niveles de servicio, reportes y auditoría | ¿Existe evidencia verificable de cada actuación? |
Diez preguntas sobre tu cartera de incapacidades para responder antes de decidir
Estas preguntas permiten saber si tu empresa tiene la información necesaria para decidir. Si puedes responderlas con datos y los resultados son buenos, tienes razones para conservar tu modelo; si varias quedan sin respuesta, el primer paso es medir.
Sobre recuperación y costo
- ¿Cuál fue el valor elegible para recobro en los últimos doce meses?
- ¿Cuánto se recaudó efectivamente y cuánto quedó pendiente?
- ¿Tu tasa de recuperación se mide por valor o por número de casos?
- ¿Cuántas horas al mes dedican nómina, talento humano, tesorería, contabilidad y jurídica?
- ¿Cuántos casos fueron devueltos o reliquidados en el último año?
Sobre control y continuidad
- ¿Qué porcentaje de los pagos recibidos está identificado y conciliado?
- ¿Cuánto de la cartera supera 90, 180 y 365 días?
- ¿Qué parte de la cartera se acerca al plazo de prescripción de tres años?
- ¿Quién hace el seguimiento cuando coincide con el cierre de nómina?
- ¿El conocimiento del proceso está documentado o depende de una sola persona?
¿Qué datos de tu cartera de incapacidades necesitas para comparar los dos modelos?
La mayoría de estas preguntas exige un expediente por caso con su estado, su entidad y su antigüedad, y esa información suele estar repartida entre áreas que guardan cada una su parte. Sin esa trazabilidad, tu empresa puede calcular su costo interno y quedarse sin la tasa de recuperación que necesita para compararlo.
Heinsohn GRE gestiona el recobro de incapacidades ante EPS y ARL a nivel nacional, con más de 10 años de experiencia específica en este proceso. El servicio comienza con un diagnóstico inicial de la cartera e incluye validación documental y técnica, radicación con seguimiento continuo, respuesta organizada con trazabilidad por caso, y reportes mensuales con auditoría de resultados.
Desde la plataforma en línea, tu empresa consulta la cartera causada y recuperada, los estados y las edades de cartera, la efectividad, el reconocimiento por entidad y los días de incapacidad. Heinsohn GRE registra una tasa promedio de recuperación superior al 90% sobre los casos gestionados; como todo promedio, sirve como referencia para contrastar con la tasa de tu propia cartera, calculada con la misma base y el mismo periodo.
Medir tu cartera antes de elegir el modelo protege el dinero que tu empresa ya pagó
La elección entre gestión interna o tercerizada del recobro se resuelve con tres datos que pocas empresas tienen reunidos:
- el costo total de su operación,
- la tasa de recuperación por valor
- y el tiempo que tarda el dinero en volver a caja.
Con esos datos en la misma unidad, la decisión deja de depender de la percepción de cada área. Postergar esa medición tiene un costo que crece con el tiempo, la cartera que nadie revisa envejece, los soportes se vuelven más difíciles de reunir y una parte del dinero se acerca al límite legal de tres años, a partir del cual tu empresa pierde el derecho a solicitar el reembolso.
El primer paso, en cualquiera de los dos modelos, es conocer el estado real de la cartera. Estas acciones te permiten empezar: Lo que debes tener claro antes de decidir cómo gestionar el recobro
- Calcular la tasa de recuperación por valor elegible de los últimos doce meses, separando la cartera corriente de la antigua, antes de comparar cualquier propuesta.
- Sumar el costo interno de todas las áreas, incluidas las horas de tesorería y contabilidad y el costo financiero de la cartera que supera los 20 días hábiles de plazo de la EPS.
- Priorizar los casos cercanos a los tres años desde el pago al trabajador, porque la Ley 1438 de 2011 (artículo 28) fija ese límite para pedir el reembolso.
- Comparar ambos modelos con el costo por peso recuperado, la única unidad que pone un salario y una tarifa en la misma escala.
- Exigir que la propuesta externa detalle modelo de cobro, alcance, tratamiento de la cartera antigua y reportes antes de decidir. Las preguntas frecuentes sobre el servicio GRE muestran cómo responde Heinsohn a esos puntos.
Si tu empresa todavía no tiene estos datos, el diagnóstico inicial gratuito del servicio de recobro de incapacidades de Heinsohn muestra cuánto de tu cartera de incapacidades es recuperable y qué parte se acerca al plazo de prescripción. Conoce el estado de tu cartera antes de decidir el modelo.
Preguntas frecuentes sobre el recobro de incapacidades interno o tercerizado
¿Es más barato hacer el recobro de incapacidades con el equipo interno?
Depende del costo total. Cuando se suman las horas de todas las áreas, la tecnología, el costo de la demora en caja y el valor que no se recupera, el modelo interno puede costar más que la tarifa de un servicio especializado. La comparación correcta se hace con el costo por peso recuperado.
¿Qué tasa de recuperación de incapacidades debería tener una empresa?
En Colombia no existe un referente público y uniforme para todas las empresas. Cada organización debe calcular su tasa por valor elegible y compararla con la de cualquier alternativa usando el mismo periodo y la misma definición de cartera.
¿Cómo se calcula la tasa de recuperación de incapacidades?
Se divide el valor recaudado entre el valor elegible gestionado en el mismo periodo y se multiplica por cien. Conviene calcularla también por número de casos y separar la cartera por antigüedad para evitar distorsiones.
¿Tercerizar el recobro implica perder el control de la cartera?
El control se mantiene cuando el contrato define acceso a la información, responsables, niveles de servicio, reportes periódicos y auditoría. Con esas condiciones, tu empresa conserva la visibilidad del estado de cada caso.
¿Qué pasa con la cartera antigua al tercerizar el recobro?
La cartera antigua debe revisarse por antigüedad al inicio del servicio. El derecho del empleador al reembolso prescribe a los tres años desde el pago al trabajador (Ley 1438 de 2011, artículo 28), así que los casos más cercanos a ese límite deben gestionarse primero.
¿Qué debe incluir una propuesta para tercerizar el recobro de incapacidades?
Una propuesta completa detalla el modelo de cobro, el alcance y las exclusiones, el tratamiento de la cartera antigua, las responsabilidades documentales de tu empresa, los niveles de servicio y la forma y frecuencia de los reportes.