Qué debe hacer tu área de nómina antes del 1 de abril con la Reforma pensional 2027
Durante más de un año, la reforma pensional fue una norma en pausa. El área de nómina la tenía en el radar pero sin fecha cierta, así que el foco se fue a la reforma laboral, a los cotizantes especiales y a todo lo que sí tenía vigencia inmediata. La sentencia C-236 de la Corte Constitucional cambió ese escenario, la Ley 2381 de 2024 es exequible y entra en vigencia el 1 de abril de 2027.
Quedan seis meses y la primera tarea no es normativa sino de nómina: identificar qué trabajadores son de transición y cuáles no, porque de eso depende cómo se liquida su cotización a pensiones a partir de esa fecha.
En este artículo encontrarás qué resolvió la sentencia, cómo distinguir transición de no transición, por qué van a aumentar las planillas Z en los próximos meses y qué debe tener listo tu proceso de nómina antes de que llegue el 1 de abril.
La Corte Constitucional aprobó la reforma pensional y confirmó que entra en vigencia el 1 de abril de 2027
La Corte Constitucional había suspendido la reforma mediante el Auto 841, señalando que el texto aprobado por el Senado el 14 de junio de 2024 debía ser discutido nuevamente en la Cámara de Representantes, que tenía 30 días hábiles para hacerlo. La Cámara cumplió ese requisito y remitió las actas a la Corte, luego vinieron meses de espera hasta que llegó la sentencia C-236.
La Corte revisó 95 artículos de la Ley 2381 de 2024 y aprobó 86. Los 9 restantes tienen un problema de forma, no de fondo, y deben volver al Congreso para una nueva votación en treinta días. Para el área de nómina, lo que importa es que los artículos que definen cómo operar la reforma quedaron vigentes: los criterios para saber quién es de transición, la dispersión de aportes en la planilla PILA y el sistema de cuatro pilares hacen parte de los 86 aprobados.
Cómo saber si tus trabajadores son de transición o no transición antes de que llegue la fecha
Esta es la distinción más importante que el área de nómina debe resolver antes del 1 de abril de 2027, porque de ella depende qué reglas aplican a cada trabajador de la plantilla.
- Trabajadores de transición son quienes acumulen 900 semanas cotizadas o más en el caso de los hombres, o 750 semanas o más en el caso de las mujeres, antes del 1 de abril de 2027. Estos trabajadores continúan bajo las reglas del régimen actual, su cotización sigue yendo íntegramente al fondo donde están afiliados, sin cambios en la liquidación.
- Trabajadores no transición son quienes no alcancen ese umbral antes de la fecha de vigencia. A partir del 1 de abril de 2027, su cotización a pensiones se dispersa: hasta 2.3 salarios mínimos van a Colpensiones y el excedente, si el trabajador gana más de eso, va a la ACCAI que eligió o que el Estado le asignó.
Hay un detalle operativo que cambia el análisis, el umbral no se mide con las semanas que el trabajador tiene hoy, sino con las que va a tener el 1 de abril de 2027. Eso significa que algunos trabajadores que hoy no califican como transición pueden cruzar el umbral si cotizan los meses que faltan, incluyendo períodos omisos. El área de nómina debe hacer ese cálculo ahora, no en marzo.
Las planillas Z van a aumentar en los próximos meses y tu área de nómina debe estar preparada
Las planillas Z se usan para pagar períodos de cotización que no se liquidaron en su momento, meses omisos de años anteriores. Con la fecha definitiva confirmada, es previsible que muchos trabajadores que están cerca del umbral de transición quieran regularizar esos períodos para completar las semanas que les faltan antes del 1 de abril de 2027.
Para el área de nómina esto tiene dos implicaciones directas:
- La primera es operativa: Puede llegar un volumen inusual de solicitudes de trabajadores que quieren pagar períodos omisos y necesitan que la empresa les facilite información sobre su historia de cotización.
- La segunda es de sistema: El software de nómina debe poder identificar correctamente qué trabajadores están en esa situación, cuántas semanas les faltan para alcanzar el umbral y si tiene sentido regularizar períodos antes de la fecha.
Gestionar ese volumen sin un sistema que automatice la clasificación de transición por trabajador es una carga manual que crece con el tamaño de la plantilla.
¿Tu sistema de nómina ya puede clasificar tu plantilla entre transición y no transición? Habla con un especialista de Heinsohn
Qué cambia en la liquidación de pensiones para los trabajadores que no son de transición
Para los trabajadores de transición, la liquidación en planilla no cambia, para los no transición, sí.
A partir del 1 de abril de 2027, la cotización a pensiones de un trabajador no transición no va íntegra a un solo destino, se dispersa: el aporte correspondiente a ingresos de hasta 2.3 salarios mínimos va a Colpensiones, y si el trabajador gana más de eso, el aporte sobre el excedente va a la ACCAI que eligió o que el Estado le asignó cuando venció el plazo de elección.
Para el área de nómina, esto significa reportar en la planilla PILA dos destinos distintos para el aporte a pensiones de un mismo trabajador. Eso requiere parametrización específica en el sistema, el proceso de liquidación no puede seguir funcionando como si todos los aportes tuvieran un solo receptor. Además, para los trabajadores no transición con ingresos superiores a 2.3 SMLV, el área debe conocer qué ACCAI tienen asignada, porque ese dato entra en la planilla.
Los cuatro pilares del nuevo sistema, solidario, semicontributivo, contributivo y de ahorro, son el marco que explica esa dispersión. Si quieres entender cómo funciona cada pilar en detalle, puedes consultar nuestra guía completa sobre la reforma pensional.
Cómo el software de nómina de Heinsohn acompaña la implementación de la reforma
Clasificar la plantilla entre transición y no transición, parametrizar la dispersión de aportes para cotizantes “N”, gestionar el aumento de planillas Z y mantener trazabilidad de cada trabajador frente a la UGPP son tareas que en un sistema genérico o sin actualización normativa se convierten en trabajo manual, con una plantilla grande, ese trabajo manual es fuente directa de error.
El software de nómina de Heinsohn está parametrizado para soportar los cambios estructurales de la Ley 2381 de 2024: clasificación de trabajadores por umbral de semanas, dispersión de aportes entre Colpensiones y ACCAI, y generación de planillas Z para períodos omisos. La solución está avalada por la UGPP y genera informes UGPP nativos, de forma que ante cualquier requerimiento de fiscalización la trazabilidad del proceso de implementación está disponible sin reconstrucción manual.
| Dimensión | Sin sistema actualizado | Con Heinsohn nómina |
|---|---|---|
| Clasificación transición / no transición | Manual por trabajador | Automatizada por umbral de semanas |
| Dispersión de aportes cotizantes “N” | Parametrización manual | Configurada según Ley 2381 |
| Identificación de ACCAI por trabajador | Registro manual en planilla | Integrado al proceso de liquidación |
| Gestión de planillas Z | Proceso separado y propenso a error | Incorporado al flujo de nómina |
| Trazabilidad ante UGPP | Reconstrucción manual del expediente | Generación nativa de informes |
| Actualización ante cambios pendientes | Reactiva tras publicación | Parametrizable con la norma vigente |
- Cruza la nómina actual con la historia laboral de Colpensiones para conocer las semanas cotizadas de cada trabajador, ese es el dato base de todo lo que sigue.
- Clasifica la plantilla en transición y no transición proyectando las semanas al 1 de abril de 2027, no al día de hoy.
- Identifica los trabajadores cerca del umbral que podrían cruzarlo regularizando períodos omisos antes de la fecha, esa decisión es de cada trabajador, pero el área de nómina debe tener la información disponible.
- Para los trabajadores no transición con ingresos superiores a 2.3 SMLV, confirma qué ACCAI tienen asignada, si no eligieron, el Estado ya les asignó una.
- Verifica que tu sistema de nómina puede parametrizar la dispersión de aportes para cotizantes “N” antes del 1 de abril de 2027.
- Monitorea los 9 artículos remitidos a revisión legislativa, aunque no afectan el núcleo operativo de la reforma, pueden modificar aspectos puntuales de implementación que lleguen con poco margen de tiempo.
Seis meses alcanzan si el proceso de nómina empieza ahora
La reforma pensional tiene fecha y tiene reglas. Lo que no tiene es margen para esperar a que quede poco tiempo, clasificar la plantilla, confirmar ACCAI y parametrizar la dispersión de aportes son procesos que requieren información de múltiples fuentes y ajustes en el sistema de nómina que no se hacen de un día para otro.
El área que llegue al 1 de abril de 2027 sin haber hecho ese trabajo va a enfrentar una liquidación incorrecta desde el primer período, con las consecuencias de inexactitud en PILA que eso implica.
¿Tu sistema de nómina ya puede clasificar tu plantilla entre transición y no transición y parametrizar la dispersión de aportes de la Ley 2381? Si quieres revisarlo, en Heinsohn podemos acompañarte en esa evaluación sin costo. Escríbenos y un especialista analiza tu situación.
Preguntas frecuentes sobre la reforma pensional y su impacto en nómina
¿Qué resolvió la sentencia C-236 sobre la reforma pensional?
Declaró viable la Ley 2381 de 2024 y fijó el 1 de abril de 2027 como fecha definitiva de vigencia. De 95 artículos estudiados, 86 quedaron en firme y 9 fueron remitidos a revisión legislativa por vicios de procedimiento. El núcleo operativo de la reforma, criterios de transición, dispersión de aportes y sistema de cuatro pilares, hace parte de los artículos exequibles.
¿Qué significa ser trabajador de transición en la reforma pensional?
Es el trabajador que acumula suficientes semanas cotizadas antes del 1 de abril de 2027 para quedar bajo las reglas del régimen actual. Esos trabajadores no ven cambios en cómo se liquida su cotización a pensiones. Los que no alcanzan el umbral son cotizantes “N”, no transición, y a partir de esa fecha su aporte se dispersa entre Colpensiones y la ACCAI que les corresponda.
¿Cuántas semanas necesito para ser de transición?
Los hombres necesitan 900 semanas cotizadas antes del 1 de abril de 2027. Las mujeres necesitan 750 semanas antes de esa misma fecha. Lo que importa no son las semanas actuales sino las que se acumulen hasta la fecha de vigencia, incluyendo los meses que faltan y eventuales períodos omisos que se regularicen antes de esa fecha.
¿Qué pasa con los trabajadores que no son de transición?
A partir del 1 de abril de 2027, su cotización a pensiones se dispersa: el aporte correspondiente a ingresos de hasta 2.3 salarios mínimos va a Colpensiones y el excedente, para quienes ganan más, va a la ACCAI que eligieron o que el Estado les asignó. En la planilla PILA esto implica reportar dos destinos distintos para el aporte a pensiones de un mismo trabajador.
¿Qué es una planilla Z y por qué va a aumentar su uso?
La planilla Z se usa para pagar períodos de cotización de meses anteriores que no se liquidaron en su momento. Con la fecha de vigencia de la reforma confirmada, es probable que muchos trabajadores cerca del umbral de transición quieran regularizar períodos omisos para completar las semanas que les faltan antes del 1 de abril de 2027, lo que generará un aumento en el volumen de estas planillas.
¿La reforma pensional aplica también para trabajadores independientes?
Sí. La Ley 2381 de 2024 aplica tanto a trabajadores dependientes como independientes. Los criterios de transición son los mismos, 900 semanas para hombres y 750 para mujeres antes del 1 de abril de 202 y la dispersión de aportes para cotizantes no transición también aplica según el nivel de ingresos.